12 Belső figyelmeztetési eljárások

A befektetési vállalkozásoknak megfelelő belső figyelmeztetési politikákat és eljárásokat kell bevezetniük és fenntartaniuk a munkatársak számára, hogy az (EU) 2033/2019/EU rendelet és az (EU) 2019/2034 irányelvet átültető nemzeti rendelkezések lehetséges vagy tényleges megsértését egy meghatározott, független és önálló csatornán keresztül jelenthessék. Nem fontos, hogy a bejelentő munkatárs tudja bizonyítani a jogsértést, azonban kellő szintű bizonyossággal kell rendelkeznie, amely elegendő okot ad egy vizsgálat elindítására. A befektetési vállalkozáso knak megfelelő folyamatokat és eljárásokat is be kell vezetniük annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljenek az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló, 2019. október 23 -i (EU) 2019/1937 európai parlamenti és tanácsi irányelv nemzeti szintű végrehajtásával kapcsolatos kötelezettségeiknek.

Az összeférhetetlenség elkerülése érdekében a munkatársak számára lehetővé kell tenni, hogy a szokásos jelentési útvonalakon kívül is (azaz a megfelelőség -biztostítási részlegen, a belső ellenőrzési részlegen vagy egy független belső visszaélés -bejelentési eljáráson keresztül) bejelenthessék a szabálytalanságokat. A figyelmeztetési eljárásoknak az (EU) 2016/679 rendelettel (általános adatvédelmi rendelet)²⁶ összhangban gondoskodniuk kell a személyes ad atok védelméről mind a jogsértést bejelentő személy, mind pedig a jogsértésért feltehetően felelős természetes személy vonatkozásában.

²⁶ Az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95 /46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).

A figyelmeztetési eljárásokat egy adott befektetési vállalkozáson belül minden munkatárs számára elérhetővé kell tenni.

A munkatársak által a figyelmeztetési eljárások révén nyújtott információkat adott esetben a vezető testület és a belső figyelmeztetési politikában meghatározott egyéb felelős részlegek rendelkezésére kell bocsátani. Ha a jogsértést bejelentő munkatárs kér i, az információkat anonim módon kell a vezető testület és az egyéb felelős részlegek rendelkezésére bocsátani. A befektetési vállalkozások rendelkezhetnek olyan visszaélés-bejelentési eljárással, amely lehetővé teszi az információ anonim módon történő nyú jtását.

A befektetési vállalkozásoknak biztosítaniuk kell, hogy a jogsértést bejelentő személyt bármely negatív hatástól, pl. megtorlástól, diszkriminációtól vagy a tisztességtelen bánásmód egyéb formáitól megvédjék. A befektetési vállalkozásnak biztosítania kell, hogy a befektetési vállalkozás irányítása alá tartozó személyek ne viktimizálhassák a jogsértést bejelentő személyt, és megfelelő intézkedéseket kell hozni azokkal szemben, akik e viktimizációt elkövették.

A befektetési vállalkozásoknak továbbá m eg kell védeniük a bejelentés tárgyát képező személyeket az esetleges negatív hatásoktól abban az esetben, ha a vizsgálat során nem találnak olyan bizonyítékot, amely indokolhatná az érintett személlyel szemben hozott intézkedéseket. Ha sor kerül ilyen intézkedésekre, a befektetési vállalkozásnak úgy kell meghoznia azokat, hogy közben igyekezzen megvédeni az érintett személyt azoktól a nem szándékos negatív hatásoktól, amelyek a hozott intézkedés célját meghaladják.

A belső figyelmeztetési folyamatok(at) különösen:

• a. dokumentálni kell (pl. személyzeti kézikönyv);
• b. egyértelmű szabályokat tartalmaznak, amelyek biztosítják, hogy a bejelentő és a jelentés tárgyát képező személyekre, valamint a jogsértésre vonatkozó információkat az (EU) 2016/679 rendelettel összhangban bizalmasan kezelik, kivéve akkor, ha a nyilvánosságra hozatalt a nemzeti jog a további vizsgálatok vagy az azt követő bírósági eljárás összefüggésében előírja;
• c. megvédik az aggályaikat megfogalmazó személyeket attól, hogy a bejelenthe tő jogsértések feltárása miatt áldozattá váljanak;
• d. biztosítják, hogy a bejelentett potenciális vagy tényleges jogsértéseket értékeljék és továbbítsák, adott esetben a releváns illetékes hatóság vagy bűnüldöző szerv felé;
• e. biztosítják, hogy adott esetben a p otenciális vagy tényleges jogsértést bejelentő munkatárs részére megerősítést küldjenek az információ beérkezéséről;
• f. biztosítják a bejelentett jogsértéssel kapcsolatos vizsgálat eredményének nyomon követését; továbbá
• g. biztosítják a megfelelő nyilvántartás v ezetését.