4.1 Il- qafas ta’ governanza u r -rwol tal- korp maniġerjali

L- istituzzjonijiet finanzjarji għandhom jistabbilixxu qafas ta’ governanza sabiex jiżguraw li l - politiki, il- proċeduri u l - kontrolli għall - implimentazzjoni tal - miżuri restrittivi jkunu adegwati u implimentati b’mod effettiv.

Il- korp maniġerjali tal - istituzzjoni finanzjarja għandu jkun responsabbli għall - approvazzjoni tal - istrateġija tal - istituzzjoni finanzjarja għall - konformità mal - miżuri restrittivi u għas - sorveljanza tal- implimentazzjoni tagħha permezz tal -politiki, il- proċe duri u l- kontrolli meħtieġa sabiex tiġi żgurata l - implimentazzjoni tal - miżuri restrittivi. Il - membri kollha tal - korp maniġerjali għandhom ikunu konxji tal - esponiment tal - istituzzjoni finanzjarja għall - miżuri restrittivi u l - vulnerabbiltà tagħha għaċ - ċirkomvenzjoni tal - miżuri restrittivi.

Meta n - negozju tal - istituzzjoni finanzjarja jkun dirett minn persuna waħda, din il - persuna tista’ tassenja maniġer superjuri biex iwettaq il - funzjoni tal - korp maniġerjali skont il - paragrafu 4.

Meta l- istituzzjoni finanzjarja tkun l - impriża omm ta’ grupp kif definit fl -Artikolu 2, il- punt (9) u l- punt (11) tad -Direttiva 2013/34/UE² , il- korp maniġerjali tal - impriża omm għandu iżgura li kull korp maniġerjali, linja operatorja u unità interna, inkluż kull funzjoni ta’ kontroll intern tas - sussidjarji tal - grupp ikollhom l - informazzjoni rilevanti sabiex ikunu jistgħu jikkonformaw mal - miżuri restrittivi. Ir - responsabbiltà aħħarija għall - konformità mal - miżuri restrittivi hija ta’ kull entità tal - grupp.

² Direttiva 2013/34/UE tal- Parlament Ewropew u tal - Kunsill tas - 26 ta' Ġunju 2013 dwar id - dikjarazzjonijiet finanzjarji annwali, id - dikjarazzjonijiet finanzjarji kkonsolidati u r - rapporti relatati ta' ċerti tipi ta' impriżi, u li temenda d -Direttiva 2006/43/K E tal- Parlament Ewropew u tal - Kunsill u li tħassar id -Direttivi tal- Kunsill 78/660/KEE u 83/349/KEE.

Meta istituzzjoni finanzjarja tkun l - impriża omm ta’ grupp, il - korp maniġerjali tal - impriża omm għandu jiżgura li s - sussidjarji tal - grupp iwettqu l - valutazzjoni tagħhom stess tal - esponiment għall - miżuri restrittivi, kif stabbilit fit - Taqsima 4.2, b’mod koordinat u abbażi ta’ metodoloġija komuni, li tirrifletti l - ispeċifiċitajiet tal - grupp.

4.1.1 Ir - rwol tal - korp maniġerjali fil - funzjoni superviżorja tiegħu

Il- korp maniġerjali fil - funzjoni superviżorja tiegħu għandu jkun responsabbli mis - sorveljanza u l- monitoraġġ tal - kontrolli interni u l - qafas ta’ governanza li l - istituzzjoni finanzjarja tkun stabbiliet biex tikkonforma mal - miżuri restrittivi sabiex tiżgura li tkun effettiva, skont it - Taqsima 4.3.

Minbarra d - dispożizzjonijiet stipulati fil - Linji Gwida EBA/GL/2021/05³ , il- korp maniġerjali ta’ istituzzjoni finanzjarja fil - funzjoni superviżorja tiegħu għandu:

• a. jiġi informat bir - riżultati tal - aħħar valutazzjoni tal - esponiment għall - miżuri restrittivi, skont it - Taqsima 4.2;
• b. jissorvelja u jimmonitorja, permezz tal - funzjoni tal - kontrolli interni, il - punt sa fejn il - politiki u l- proċeduri tal - miżuri restrittivi jkunu adegwati u effettivi, skont it - Taqsima 4.3, fid -dawl tal- miżuri restrittivi, l - esponiment u r - riskji ta’ ċirkomvenzjoni tal - miżuri restrittivi li għalihom tkun esposta l - istituzzjoni finanzjarja u jieħu passi xierqa biex jiżgura li jittieħdu miżuri ta’ rimedju fejn meħtieġ;
• c. mill- inqas darba fis - sena, jivvaluta l - funzjonament effettiv tal - funzjoni għall - konformità mal- miżuri restrittivi, inklużi l -politiki, il- proċeduri u l - kontrolli interni, inkluża l - adegwatezza tar - riżorsi umani u tekniċi allokati għall - konformità mal - miżur i restrittivi.

³ Il- Linji Gwida EBA/GL/2021/05 dwar il - governanza interna skont id -Direttiva 2013/36/UE.

Meta istituzzjoni finanzjarja tkun l - impriża omm ta’ grupp, il - korp maniġerjali ta’ dik l - impriża omm għandu jwettaq ukoll il - kompiti kollha msemmija fil - paragrafu 9 fil -livell tal- grupp. Ir - responsabbiltà aħħarija għall - konformità mal - miżuri restrittivi hija ta’ kull entità tal - grupp.

4.1.2 Ir - rwol tal - korp maniġerjali fil - funzjoni maniġerjali tiegħu

Minbarra d - dispożizzjonijiet stipulati fil - Linji Gwida EBA/GL/2021/05, il - korp maniġerjali tal - istituzzjoni finanzjarja fil - funzjoni maniġerjali tiegħu għandu:

• a. jiżgura li jiġi infurmat bir - riżultati tal - aħħar valutazzjoni tal - esponiment għall - miżuri restrittivi, skont it - Taqsima 4.2;
• b. jadotta qafas xieraq ta’ ġestjoni tar - riskju u sistema ta’ kontroll intern li tkun indipendenti biżżejjed min - negozju li tikkontrolla;
• c. japprova politiki, proċeduri u kontrolli li jkunu proporzjonati għall - esponiment tal - istituzzjoni finanzjarja għall - miżuri restrittivi u adegwati biex jiżguraw il - konformità tal - istituzzjoni finanzjarja mal - miżuri restrittivi;
• d. jiżgura l - implimentazzjoni effettiva tal - proċessi tal - istituzzjoni finanzjarja għall - konformità mal - miżuri restrittivi;
• e. jimplimenta l - istruttura organizzattiva u operazzjonali meħtieġa biex jikkonforma b’mod effettiv mal - istrateġija tal - miżuri restrittivi adottata mill - korp maniġerjali;
• f. jiżgura li r - riżorsi umani u tekniċi allokati għall - konformità mal - miżuri restrittivi jkunu xierqa u proporzjonati mal - esponiment tal - istituzzjonijiet għall - miżuri restrittivi;
• g. fejn il - funzjonijiet operazzjonali tal - konformità mal - miżuri restrittivi jiġu esternalizzati, jiżgura li dawn l - arranġamenti jikkonformaw mal - Linji Gwida EBA/GL/2019/02⁴ , u jirċievi rapporti regolari dwar l - effettività tas -sistema mill- fornitur tas - servizzi biex jinforma lill - korp maniġerjali.

⁴ Il- linji Gwida EBA/GL/2019/02 dwar l - arranġamenti ta’ esternalizzazzjoni, li għandhom jiġu sostitwiti mil - Linji Gwida EBA/GL/XXXX/XX dwar il- ġestjoni tajba tar - riskji ta’ partijiet terzi.

Meta l- istituzzjoni finanzjarja tkun l - impriża omm ta’ grupp, il - korp maniġerjali ta’ dik l - impriża omm għandu jiżgura li l - kompiti kollha msemmija fil - paragrafu 11 jitwettqu wkoll fil -livell tas-sussidjarji u li l -politiki u l- proċeduri stabbiliti jkunu allinjati mal - proċeduri u l -politiki tal- grupp, sa fejn dan ikun permess mil - liġi nazzjonali applikabbli.

4.1.3 Ir - rwol tal - membru għoli tal - persunal inkarigat mill - konformità mal - miżuri restrittivi

4.1.3.1 Il- ħatra tal - membru għoli tal -persunal

L- istituzzjonijiet finanzjarji għandhom jaħtru membru għoli tal- persunal inkarigat mit - twettiq tal- funzjonijiet u l - kompiti stabbiliti fil - paragrafi 19 sa 21. Il- korp maniġerjali għandu jiżgura li l- membru għoli tal - persunal jkollu l - għarfien u l - fehim tal - miżuri restrittivi meħtieġa biex iwettaq il - funzjonijiet tiegħu b’mod effettiv.

Il- korp maniġerjali jista’ jassenja dan ir - rwol lil membru għoli tal - persunal li diġà jkollu dmirijiet jew funzjonijiet oħrajn fi ħdan l - istituzzjoni finanzjarja (bħall - uffiċjal tal - konformità tal - AML/CFT jew l - uffiċjal kap għall - konformità) dment li:

• a. dan ikun iġġustifikat mid - daqs u l - kumplessità tal - istituzzjoni finanzjarja u l - eżitu tal - valutazzjoni tal - esponiment għall - miżuri restrittivi;
• b. dan ma jaffettwax il - kapaċità ta’ dan il - membru għoli tal - persunal li jwettaq id - dmirijiet jew il - funzjonijiet tiegħu b’mod effettiv; u
• c. din il - kombinazzjoni ta’ kompiti ma tqajjem l - ebda kunflitt ta’ interess, bħal kunflitti bejn il- kompiti operazzjonali u ta’ kontroll assenjati lil dan il -membru tal- persunal.

Il- korp maniġerjali għandu jippermetti li l - membru għoli tal - persunal jassenja u jiddelega l - kompiti stipulati fil - paragrafi 19 sa 21 lil persunal ieħor li jaġixxi taħt id - direzzjoni u s - superviżjoni tal - membru għoli tal - persunal, dment li r - responsabbiltà aħħarija għat - twettiq effe ttiv ta’ dawk il- kompiti tibqa’ tal - membru għoli tal - persunal.

Irrispettivament mill - arranġamenti istituzzjonali, l - istituzzjonijiet finanzjarji għandhom jiżguraw li:

• a. il- membru għoli tal - persunal ikun jista’ jikkoordina u jikkoopera b’mod effettiv mal - funzjonijiet ta’ kontroll intern; u
• b. il- membru għoli tal - persunal ikun jista’ jirrapporta u jkollu aċċess dirett għall -korp maniġerjali fil - funzjoni maniġerjali u superviżorja.

Meta l- istituzzjoni finanzjarja tkun parti minn grupp, il - korp maniġerjali tal - istituzzjoni finanzjarja omm għandu jaħtar membru għoli tal - persunal fil -livell tal- grupp.

4.1.3.2 Ir-rwol tal- membru għoli tal -persunal

Il- membru għoli tal - persunal għandu jiżviluppa, jistabbilixxi u jżomm politiki, proċeduri u kontrolli li jkunu adegwati sabiex jiżguraw il - konformità tal - istituzzjoni finanzjarja mal - miżuri restrittivi u li jkunu proporzjonati għall - esponiment tal - istituzzjoni finanzjarja għall - miżuri restrittivi.

Il- membru għoli tal - persunal għandu:

• a. jieħu l - miżuri neċessarji sabiex jiżgura l - konformità mat - Taqsima 4.2 dwar il - valutazzjoni tal- esponiment għall - miżuri restrittivi;
• b. jieħu l - miżuri meħtieġa sabiex jiżgura l - konformità mat - Taqsima 4.3 dwar politiki u proċeduri effettivi tal - miżuri restrittivi;
• c. jipprovdi informazzjoni regolari u adegwata lill - korp maniġerjali sabiex dan tal - aħħar ikun jista’ jwettaq il - funzjonijiet tiegħu kif definit fit - Taqsima 4.1.1 u fit - Taqsima 4.1.2. L-informazzjoni ta’ ġestjoni għandha tinkludi mill - inqas:
• i) bidliet fl - esponiment tal - istituzzjoni finanzjarja għall - miżuri restrittivi u l - eżitu tal - valutazzjoni tal - esponiment tal - istituzzjoni finanzjarja għall - miżuri restrittivi;
• ii) bidliet fir - reġimi tal - miżuri restrittivi u l - impatt tagħhom fuq l - istituzzjoni finanzjarja;
• iii) statistika u informazzjoni relatati ma’:
•  l- għadd ta’ allerti ġġenerati;
•  l- għadd ta’ allerti li qed jistennew analiżi;
•  l- għadd ta’ rapporti sottomessi lill - awtorità nazzjonali kompetenti rilevanti għall - implimentazzjoni tal - miżuri restrittivi⁵ u/jew lill - awtorità superviżorja kompetenti kif meħtieġ mil - liġijiet applikabbli;
•  iż - żmien medju bejn il - konkordanza pożittiva vera u r -rapport sottomess lill- awtorità nazzjonali rilevanti kompetenti għall - implimentazzjoni tal - miżuri restrittivi u/jew lill - awtorità superviżorja kompetenti kif meħtieġ mil - liġijiet applikabbli;
•  il-valur tal- fondi ffriżati, ir - riżorsi ekonomiċi ffriżati⁶ u n - natura ta’ dawk l - assi, miżmuma fl - istituzzjoni finanzjarja;
• iv) informazzjoni dwar ir - riżorsi umani u tekniċi u l - adegwatezza ta’ dawk ir- riżorsi fid - dawl tal- esponiment tal - istituzzjoni finanzjarja għall - miżuri restrittivi;
• v) defiċjenzi jew nuqqasijiet identifikati fir - rigward tal -politiki, il- proċeduri u l - kontrolli tal- istituzzjoni finanzjarja fir - rigward tal - miżuri restrittivi, inklużi osservazzjonijiet ipprovduti mill- awtoritajiet kompetenti għas - superviżjoni ta’ politiki, proċeduri u kontrolli għall - implimentazzjoni tal - miżuri restrittivi;
• vi) każijiet ta’ ksur u ta’ ċirkomvenzjoni tal - miżuri restrittivi u r - raġunijiet għal dak il - ksur u għal dik iċ - ċirkomvenzjoni;
• vii) proposti dwar kif għandha tiġi indirizzata kwalunkwe bidla fir - rekwiżiti regolatorji jew fl - esponiment għall - miżuri restrittivi, jew kwalunkwe defiċjenza jew nuqqas fil - politiki, fil - proċeduri jew fil - kontrolli tal - istituzzjoni finanzjarja fir - rigward tal - miżuri restrittivi li ġew identifikati u każijiet ta’ ksur u ċirkomvenzjoni tal - miżuri restrittivi li jkunu ġew identifikati.
• d. jirrapporta l -ksur kollu tal- miżuri restrittivi lill - awtoritajiet nazzjonali kompetenti rilevanti għall - implimentazzjoni tal - miżuri restrittivi u/jew lill - awtorità superviżorja kompetenti kif meħtieġ mil - liġijiet applikabbli;
• e. jikkoopera b’mod effettiv u kostruttiv mal - awtoritajiet nazzjonali rilevanti kompetenti għall - implimentazzjoni tal - miżuri restrittivi u mal - awtorità superviżorja kompetenti kif meħtieġ mil - liġijiet applikabbli.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions- restrictive - measures/overview -sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Ara l-Artikolu 2, il- punti (5) u (6) tad-Direttiva (UE) 2024/1226.

Meta l- istituzzjoni finanzjarja tkun parti minn grupp, il - membru għoli tal - persunal fil -livell tal-grupp għandu jivvaluta l - effettività tal -politiki, il- proċeduri u l - kontrolli għall - konformità mal - miżuri restrittivi rilevanti fil - fergħat, is - sussidjarji, l- intermedjarji, id -distributuri u l- aġenti kollha, fejn applikabbli. Ir - responsabbiltà aħħarija għall - konformità mal - miżuri restrittivi hija ta’ kull entità tal - grupp.

Il- membru għoli tal - persunal għandu jissorvelja t - tħejjija u l - implimentazzjoni tal - programm ta’ taħriġ kif speċifikat fit - Taqsima 4.4.