15. Nalevingsfunctie

Uitgevers van ART’s dienen een permanente en doeltreffende nalevingsfunctie in te stellen die nalevingsrisico’s beheert, en dienen een persoon te benoemen die deze functie uitoefent bij alle activiteiten van de entiteit (de nalevingsfunctionaris).

De rol van de nalevingsfunctionaris kan, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel als omschreven in titel I, worden gecombineerd met de functie van hoofd van de risicobeheerfunctie of kan, wanneer het niet evenredig is iemand te benoemen die uitsluitend deze taak krijgt toegewezen, worden vervuld door een ander lid van het hoger personeel (bijv. hoofd van juridische zaken), mits er geen belangenconflict tussen de verrichte taken bestaat.

Personeel binnen de nalevingsfunctie dient te beschikken over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring wat betreft nalevings- en bijbehorende procedures, en dient toegang tot regelmatige opleiding te hebben.

Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie dient toe te zien op de uitvoering van een duidelijk gedocumenteerd nalevingsbeleid, dat aan het voltallige personeel dient te worden bekendgemaakt. Uitgevers van ART’s dienen een procedure op te zetten om wijzigingen in de wet- en regelgeving die van toepassing is op hun activiteiten, regelmatig te beoordelen.

De nalevingsfunctie dient het leidinggevend orgaan te adviseren over de maatregelen die moeten worden genomen om de naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving en normen te waarborgen, en beoordeelt het mogelijke effect van eventuele wijzigingen in het wet- en regelgevend kader op de activiteiten en het nalevingskader van de uitgever van ART’s.

De nalevingsfunctie dient ervoor te zorgen dat naleving wordt bewaakt door middel van een gestructureerd en duidelijk gedefinieerd programma voor toezicht op de naleving en dat het nalevingsbeleid wordt nageleefd. De nalevingsfunctie dient te rapporteren aan het leidinggevend orgaan en zo nodig te communiceren met de risicobeheerfunctie over het nalevingsrisico van de uitgever van ART’s en het beheer daarvan. De nalevingsfunctie en de risicobeheerfunctie dienen samen te werken en zo nodig informatie uit te wisselen om hun respectieve taken te kunnen uitvoeren. Het leidinggevend orgaan en de risicobeheerfunctie dienen bij de besluitvorming rekening te houden met de bevindingen van de nalevingsfunctie.

Uitgevers van ART’s dienen op passende wijze op te treden tegen intern of extern gedrag dat fraude, witwassen van geld of terrorismefinanciering of andere financiële misdrijven en inbreuken op de voorschriften (zoals inbreuken op interne procedures en inbreuken op limieten) in de hand kan werken of mogelijk kan maken.