4. Gecertificeerde buitengerechtelijkegeschillenbeslechtingsorganen brengen jaarlijks verslag uit aan de digitaledienstencoördinator die hen heeft gecertificeerd over hun werking, met vermelding van ten minste het aantal geschillen dat zij hebben ontvangen, de informatie over de uitkomst van die geschillen, de gemiddelde tijd die nodig was om ze op te lossen en geconstateerde tekortkomingen of moeilijkheden. Op verzoek van die digitaledienstencoördinator verstrekken zij aanvullende informatie.
Digitaledienstencoördinatoren stellen om de twee jaar een verslag op over de werking van de door hen gecertificeerde buitengerechtelijkegeschillenbeslechtingsorganen. In dat verslag worden met name:
|
a)
|
het aantal geschillen vermeld dat elk gecertificeerd buitengerechtelijkegeschillenbeslechtingsorgaan jaarlijks heeft ontvangen;
|
|
b)
|
de uitkomsten van de procedures aangegeven die bij die organen zijn ingeleid en de gemiddelde tijd die nodig was om de geschillen op te lossen;
|
|
c)
|
eventuele systematische of sectorale tekortkomingen of moeilijkheden in verband met de werking van die organen vastgesteld en toegelicht;
|
|
d)
|
beste praktijken met betrekking tot die werking in kaart gebracht;
|
|
e)
|
in voorkomend geval aanbevelingen gedaan over de wijze waarop die werking kan worden verbeterd.
|
Gecertificeerde buitengerechtelijkegeschillenbeslechtingsorganen maken hun beslissingen binnen een redelijke termijn en uiterlijk 90 kalenderdagen na ontvangst van de klacht bekend aan de partijen. In het geval van zeer complexe geschillen kan het gecertificeerde buitengerechtelijkegeschillenbeslechtingsorgaan naar eigen goeddunken de termijn van 90 kalenderdagen verlengen voor een extra periode van ten hoogste 90 dagen, wat resulteert in een maximale totale duur van 180 dagen.