1. Τα κράτη μέλη προβαίνουν στις πρακτικές ρυθμίσεις που είναι απαραίτητες για τη διευκόλυνση της αναζήτησης διαθέσιμων εγγράφων για περαιτέρω χρήση, όπως είναι οι κατάλογοι των κυριότερων εγγράφων με τα σχετικά μεταδεδομένα, όταν αυτό είναι δυνατό και σκόπιμο, με ηλεκτρονική πρόσβαση και σε μηχαναγνώσιμο μορφότυπο, καθώς και οι ιστότοποι των δικτυακών πυλών που συνδέονται με τους καταλόγους. Όπου είναι δυνατό, τα κράτη μέλη διευκολύνουν τη διαγλωσσική αναζήτηση εγγράφων, ιδίως επιτρέποντας την ομαδοποίηση μεταδεδομένων σε επίπεδο Ένωσης.
Τα κράτη μέλη ενθαρρύνουν επίσης τους φορείς του δημόσιου τομέα να προβαίνουν σε πρακτικές ρυθμίσεις προς διευκόλυνση της διατήρησης των εγγράφων που είναι διαθέσιμα για περαιτέρω χρήση.