(1) A tagállamok olyan, a további felhasználásra rendelkezésre álló dokumentumok keresését megkönnyítő gyakorlati intézkedéseket hoznak, mint a fő dokumentumokat metaadataikkal együtt tartalmazó, amennyiben lehetséges és szükséges online módon és géppel olvasható formátumban elérhető jegyzékek, illetve a jegyzékekkel összekapcsolt internetes portálok. A tagállamok lehetőség szerint elősegítik a dokumentumok nyelvek közötti keresését, mindenekelőtt a metaadatok uniós szintű összesítésének lehetővé tételével.
A tagállamok emellett ösztönzik a közszférabeli szervezeteket, hogy hozzanak olyan gyakorlati intézkedéseket, amelyek elősegítik a további felhasználás céljára rendelkezésre álló dokumentumok megőrzését.