1. Jäsenvaltioiden on toteutettava uudelleenkäytettävissä olevien asiakirjojen hakua helpottavia käytännön järjestelyjä, kuten luetteloja tärkeimpien asiakirjojen sisällöstä ja niihin liittyvistä metatiedoista, jotka ovat, silloin kun se on mahdollista ja tarkoituksenmukaista, saatavilla tietoverkon välityksellä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä näihin sisältöluetteloihin linkitettyjä portaalisivustoja. Jäsenvaltioiden on mahdollisuuksien mukaan helpotettava asiakirjojen monikielistä hakua erityisesti tekemällä mahdolliseksi metadatan yhdistäminen unionin tasolla.
Jäsenvaltioiden on myös kannustettava julkisen sektorin elimiä toteuttamaan käytännön järjestelyjä, joilla helpotetaan uudelleenkäytettävissä olevien asiakirjojen säilyttämistä.