3. Tehtyään kielteisen päätöksen julkisen sektorin elinten on ilmoitettava pyynnön esittäjälle kielteisen päätöksen perusteet, jotka perustuvat kyseisen jäsenvaltion asiakirjojen saatavuutta koskevien menettelysääntöjen soveltuviin säännöksiin tai tämän direktiivin, erityisesti 1 artiklan 2 kohdan a–h alakohdan tai 3 artiklan, saattamiseksi osaksi kansallista lainsäädäntöä annettuihin säännöksiin. Kun kielteinen päätös perustuu 1 artiklan 2 kohdan c alakohtaan, julkisen sektorin elimen on ilmoitettava oikeudet omistava luonnollinen tai oikeushenkilö, jos tämä on tiedossa, tai vaihtoehtoisesti käyttöluvan antaja, jolta julkisen sektorin elin on saanut kyseisen aineiston. Kirjastoilta, korkeakoulujen kirjastot mukaan lukien, sekä museoilta ja arkistoilta ei edellytetä tällaista ilmoitusta.