3. V primeru negativne odločitve organi javnega sektorja vlagatelju sporočijo razloge za zavrnitev, pri čemer izhajajo iz ustreznih določb režima dostopa v zadevni državi članici ali iz določb, ki prenašajo to direktivo, zlasti točke (a) do (h) člena 1(2) ali člen 3. Kadar negativna odločitev temelji na točki (c) člena 1(2), organ javnega sektorja navede fizično ali pravno osebo, ki je nosilka pravice, če je ta znana, ali pa dajalca dovoljenja, od katerega je organ javnega sektorja pridobil zadevno gradivo. Knjižnicam, vključno z univerzitetnimi knjižnicami, muzejem in arhivom tega ni treba storiti.