18 Novi proizvodi i značajne promjene

Funkcija upravljanja rizicima i funkcija praćenja usklađenosti trebaju biti uključene u odobravanje novih proizvoda ili značajnih promjena postojećih proizvoda, postupaka i sustava. Njihov doprinos treba uključivati pot punu i objektivnu procjenu rizika koji proizlaze iz novih aktivnosti u različitim scenarijima, procjenu svih mogućih nedostataka u okviru upravljanja rizicima i okviru unutarnje kontrole institucije te procjenu sposobnosti institucije da učinkovito upravlj a svim novim rizicima. Funkcija upravljanja rizicima treba imati i jasan pregled uvođenja novih proizvoda (ili značajnih promjena postojećih proizvoda, postupaka i sustava) u različite poslovne linije i portfelje kao i ovlast da zahtijeva podvrgavanje prom jena postojećih proizvoda formalnom postupku utvrđenom u politici za odobrenje novih proizvoda.

Kontrolne funkcije trebaju uključivati funkciju upravljanja rizicima (vidjeti odjeljak 20.), funkciju praćenja usklađenosti (vidjeti odjeljak 21.) i funkciju unutarnje revizije (vidjeti odjeljak 22.). Funkcija upravljanja rizicima i funkcija praćenja usklađenosti trebaju biti podložne preispitivanju koje provodi funkcija unutarnje revizije. Odgovornosti kontrolnih funkcija uključuju i obvezu osiguravanja usklađenosti sa zahtjevima u području sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma.

Operativni zadatci kontrolnih funkcija mogu se eksternalizirati konsolidirajućoj instituciji ili drugom subjektu unutar ili izvan grupe uz pristanak upravl jačkih tijela predmetnih institucija, uzimajući pritom u obzir kriterije razmjernosti navedene u glavi I. Čak i kad se operativni zadatci kontrolnih funkcija djelomično ili potpuno eksternaliziraju, osoba odgovorna za rad kontrolne funkcije i upravljačko tijelo i dalje snose odgovornost za te aktivnosti i za održavanje kontrolne funkcije unutar institucije.

Ne dovodeći u pitanje nacionalno pravo kojim se prenosi Direktiva (EU) 2015/849, institucije trebaju dodijeliti odgovornost za osiguravanje usklađenosti institucije sa zahtjevima te direktive, kao i politikama i postupcima institucije radniku (npr. osobi odgovornoj za rad funkcije praćenja usklađenosti). Institucije mogu uspostaviti zasebnu funkciju praćenja usklađenosti u području sprječavanja pranja nov ca i financiranja terorizma kao neovisnu kontrolnu funkciju³⁸ . Osoba odgovorna za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma treba po potrebi moći izravno izvješćivati upravljačko tijelo u upravljačkoj funkciji i upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji.

³⁸ Vidjeti i smjernice EBA- e o funkciji praćenja usklađenosti u području sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma (trenutačno u izradi)

Položaj osobe odgovorne za rad kontrolne funkcije treba se uspostaviti na odgovarajućoj hijerarhijskoj razini kako bi se osobi odgovornoj za rad kontrolne funkcije osigurale dostatne ovlasti i uporište za izvršavanje njezinih odgovornosti. Ne dovodeći u pitanje cjelokupnu odgovornost upravljačkog tijela, osobe odgovorne za rad kontrolnih funkcija trebaju biti neovisne od poslovnih linija ili jedinica koje nadziru. U tu svrhu osobe odgovorne za rad funkcija upravljanja rizicima, praćenja usklađenosti i unutarnje revizije trebaju izvješćivati upravljačko tijelo i izravno mu odgovarati, a upravljačko tijelo treba provjeravati rezultate njihova rada.

Osobama odgovornima za rad kontrolnih funkcija po potrebi treba omogućiti pristup upravljačkom tijelu u nadzornoj funkciji i njegovo izvješćivanje kako bi izrazile zabrinutost i upozorile nadzornu funkciju, kad je to prikladno, o konkretnim događajima koji utječu ili bi mogli utjecati na instituciju. To n e smije spriječiti osobe odgovorne za rad kontrolnih funkcija u izvješćivanju u okviru redovitih linija izvješćivanja .

Institucije trebaju uspostaviti dokumentirani postupak imenovanja na položaj osobe odgovorne za rad kontrolne funkcije te postupak povlač enja njezinih odgovornosti. U svakom slučaju osobe odgovorne za rad kontrolnih funkcija ne bi se trebale, a u skladu s člankom 76. stavkom 5. Direktive 2013/36/EU osoba odgovorna za rad funkcije upravljanja rizicima ne smije se, smijeniti bez prethodnog od obrenja upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji. U značajnim institucijama potrebno je odmah obavijestiti nadležna tijela o odobrenju i glavnim razlozima zbog kojih je osoba odgovorna za rad kontrolne funkcije smijenjena.

Ka ko bi se kontrolne funkcije smatrale neovisnima, trebaju se ispuniti sljedeći uvjeti:

• a. njihovi radnici ne smiju obavljati operativne zadaće unutar opsega aktivnosti koje kontrolne funkcije trebaju pratiti i nadzirati;
• b. organizacijski su odvojene od aktivnosti koje trebaju pratiti i nadzirati;
• c. ne dovodeći u pitanje cjelokupnu odgovornost članova upravljačkog tijela institucije, osoba odgovorna za rad kontrolne funkcije ne smije biti podređena osobi koja je odgovorna za upravljanje aktivnostima koje kontrolna funkcija prati i nadzire; te
• d. primitci radnika kontrolnih funkcija ne smiju biti povezani s rezultatima aktivnosti koje kontrolna funkcija prati i nadzire te ne smije biti vjerojatno da će na neki drugi način ugroziti njihovu objektivnost³⁹ .

³⁹ Vidjeti i smjernice EBA-e o dobrim politikama primitaka, koje su dostupne na https://www.eba.europa.eu/regulation-and-policy/remuneration/guidelines-on-sound-remuneration-policies.

Uzimajući u obzir kriterije razmjernosti utvrđene u glavi I., funkcija upravljanja rizicima i funkcija praćenja usklađenosti mogu se udružiti. Funkcija unutarnje revizije ne smije se udružiti s drugom kontrolnom funkcijom.

Kontrolne funkcije trebaju imati dovoljno resursa. Trebaju imati dovoljan broj kvalificiranih radnika (i na razini matičnog društva i na razini društava kćeri). Kvalificiranost radnika treba se neprekidno održavati pa radnici po potrebi trebaju proći osposobljavanje.

Kontrolne funkcije trebaju na raspolaganju imati odgovarajuće sustave informacijske tehnologije i s tim povezanu podršku te pristup unutarnjim i vanjskim informacijama potrebnima za ispunjavanje svojih odgovornosti. Trebaju imati pristup svim potrebnim informacijama o svim poslovnim linijama i relevantnim rizičnim društvima kćerima, posebno onima koja mogu potencijalno stvoriti značajne rizike za institucije.