18 Új termékek és jelentős változások

A kockázatkezelési részleget és a megfelelési részleget be kell vonni az új termékeknek vagy a meglévő termékek, folyamatok és rendszerek jelentős változásainak jóváhagyásába. Hozzájárulásuk kiterjed az új tevékenységekből különböző forgatókönyvek esetén eredő kockázatoknak, az intézmény kockázatkezelési és belsőkontroll - keretrendszerei esetleges hiányosságainak, valamint az intézménynek az új kockázatok hatékony kezelésére irányuló képességének a teljes körű és objektív értékelésére. A kockázatkezelési részlegnek egyértelműen át kell látnia az új termékeknek az egyes üzletágakban és portfóliókban történő bevezetését (vagy a meglévő termékek, folyamatok és rendszerek jelentős módosításait), és hatáskörrel kell rendelkeznie annak előírásához, hogy a meglévő termékek módosításai a hivatalos NPAP - folyamat szerint történjenek.

A belsőkontroll - részlegek a kockázatkezelési részleget (lásd a 20. szakaszt), a megfelelési részleget (lásd a 21. szakaszt) és a belső ellenőrzési részleget (lásd a 22. szakaszt) foglalják magukban. A kockázatkezelési és megfelelési részlegeket a belső ellenőrzési részlegnek kell vizsgálnia. Az kontrollrészlegek felelősségi körébe tartozik a pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás elleni küzdelem követelményeinek való megfelelés biztosítása is.

A belsőkontroll - részlegek operatív feladatait ki lehet szervezni – figyelembe véve az I. cím alatt megállapított arányossági kritériumokat – a konszolidáló intézménynek vagy a csoporton belüli vagy kívüli egyéb szervezetnek, ha az érintett intézmények vezető testületei ahhoz hozzájárulnak. Még ha a belső kontroll operatív feladatait részben vagy egészben ki is szervezik, az érintett belsőkontroll - részleg vezetője és a vezető testület továbbra is felelős e tevékenységekért, valamint a belsőkontroll - részleg intézményen belül tartásáért.

A 2015/849/EU irányelvet végrehajtó nemzeti jogszabályok sérelme nélkül az intézményeknek egy alkalmazottra (pl. a megfelelésért felelős vezetőre) kell ruházniuk annak felelősségét, hogy az intézmény megfeleljen az említett irányelv követelményeinek, valamint az intézmény politikáinak és eljárásainak. Az intézmények független kontrollrészlegként egy pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás elleni külön megfelelési részleget is létrehozhatnak.³⁸ A pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás elleni küzdelemért felelős személynek képesnek kell lennie arra, hogy szükség esetén közvetlenül jelentsen az irányítási és felügyeleti feladatot ellátó vezető testületnek.

³⁸ Vegye figyelembe a pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás elleni megfelelési részlegről szóló EBH - iránymutatásokat (jelenleg kidolgozás alatt).

A belsőkontroll - részlegek vezetőit a hierarchia megfelelő szintjéről kell kiválasztani, ami a kontrollrészleg vezetőjének a feladatai ellátásához megfelelő autoritást és képességeket biztosít. A vezető testület általános felelőssége ellenére a belsőkontroll - részlegek vezetőinek függetlennek kell lenniük az általuk kontrollált üzletágaktól vagy szervezeti egységektől. E célból a kockázatkezelési, megfelelési és belső ellenőrzési részlegek vezetői a vezető testületnek tartoznak beszámolási kötelezettséggel és elszámolással, és teljesítményüket is a vezető testület vizsgálhatja.

Szükség esetén a belsőkontroll - részlegek vezetőinek kapcsolatban kell állniuk a felügyeleti feladatot ellátó vezető testülettel és közvetlenül neki kell beszámolniuk, ha aggályaiknak kívánnak hangot adni, és figyelmeztetni akarják a felügyeleti feladatot ellátó testületet, adott esetben akkor, ha bizonyos fejlemények hatással vannak vagy lehetnek az intézményre. Ez nem akadályozhatja meg a belsőkontroll - részlegek vezetőit abban, hogy a szokásos jelentéstételi útvonalakat is használják.

Az intézményeknek dokumentált folyamatokat kell bevezetniük a belsőkontroll - részleg vezetőjének kijelölésére és feladatköreinek visszavonására vonatkozóan. Minden esetben igaz, hogy a belsőkontroll - részlegek vezetői – és a 2013/36/EU irányelv 76. cikkének (5) bekezdése értelmében a kockázatkezelési részleg vezetője – a felügyeleti feladatot ellátó vezető testület előzetes jóváhagyása nélkül nem távolíthatók el. Jelentős intézmények esetében az illetékes hatóságokat haladéktalanul tájékoztatni kell a belsőkontroll - részleg vezetője eltávolításának jóváhagyásáról és főbb okairól.

A belsőkontroll - részlegek akkor tekinthetők függetlennek, ha teljesülnek az alábbi feltételek:

• a. munkatársaik nem végeznek olyan tevékenységek körébe tartozó operatív feladatot, amelyet a belsőkontroll - részlegnek kell nyomon követnie és ellenőriznie;
• b. a részlegek szervezetileg külön vannak választva azoktól a tevékenységektől, amelyeket nyomon kell követniük és ellenőrizniük kell;
• c. a vezető testület tagjainak az intézmény felé fennálló általános felelőssége ellenére a belsőkontroll - részleg vezetője nem rendelhető alá olyan személynek, aki azoknak a tevékenységeknek az irányításáért felel, amelyeket a belsőkontroll - részleg nyomon követ és ellenőriz; továbbá
• d. a belsőkontroll - részleg munkatársainak javadalmazása nem kötődhet azon tevékenységek teljesítéséhez, amelyeket a belsőkontroll - részleg nyomon követ és ellenőriz, és amelyek egyébként valószínűleg veszélyeztetik az objektivitásukat³⁹ .

³⁹ Lásd még a megbízható javadalmazási politikákról szóló EBH - iránymutatást, amely itt érhető el: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/remuneration/guidelines - on - sound - remuneration - policies .

Figyelembe véve az I. cím alatt meghatározott arányossági kritériumokat, a kockázatkezelési és a megfelelési részleget össze lehet vonni. A belső ellenőrzési részleget azonban nem szabad más belsőkontroll - részleggel összevonni.

A belsőkontroll - részlegeknek elegendő erőforrást kell biztosítani. Megfelelő számú képzett munkatárssal kell rendelkezniük (az anyavállalat és a leányvállalat szintjén egyaránt). A munkatársak képzettségét folyamatosan fenn kell tartani, és szükség esetén képzésben kell részesülniük.

A belsőkontroll - részlegeknek megfelelő informatikai rendszerrel és támogatással kell rendelkezniük, a feladataik ellátásához szükséges belső és külső információkhoz való hozzáféréssel együtt. Hozzá kell férniük az összes üzletággal és a releváns kockázatviselő leányvállalatokkal kapcsolatos összes szükséges információhoz, különös tekintettel azokra, amelyek az intézmények számára lényeges kockázatot hordozhatnak magukban.