18 Novi produkti in pomembne spremembe

Funkcija upravljanja tveganj in funkcija spremljanja skladnosti poslovanja bi morali sodelovati pri odobritvi novih produktov ali pomembnih spremembah obstoječih produktov, postopkov in sistemov. Njun prispevek bi moral vključevati celovito in objektivno oceno tveganj iz naslova novih dejavnosti na podlagi vrste različnih scenari jev, morebitnih pomanjkljivosti v ureditvah institucije za upravljanje tveganj in notranjih kontrol ter sposobnosti institucije za učinkovito upravljanje vseh novih tveganj. Funkcija upravljanja tveganj bi morala imeti tudi jasen pregled nad uvajanjem novih produktov (ali pomembnimi spremembami obstoječih produktov, postopkov in sistemov) po različnih poslovnih področjih in portfeljih ter pooblastilo, da zahteva, naj se v primeru sprememb obstoječih produktov izvede formalni postopek na podlagi politike PONP.

Funkcije notranjih kontrol bi morale vključevati funkcijo upravljanja tveganj (glej oddelek 20), funkcijo spremljanja skladnosti poslovanja (glej oddelek 21) in funkcijo notranje revizije (glej oddelek 22). Funkcija notranje revizije bi morala redno pregledovati funkciji upravljanja tveganja in spremljanja skladnosti poslovanja. Odgovornosti kontrolnih funkcij vključujejo tudi zagotavljanje skladnosti z zahtevami glede preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma.

Operativne naloge funkcij notranjih kontrol se lahko s soglasjem upravljalnih organov zadevne institucije oddajo zunanjim izvajalcem, ob upoštevanju meril sorazmernosti iz naslova I, konsolidacijski instituciji ali drugemu subjektu v okviru skupine ali zunaj nje. Tudi če so operativne naloge notranjih kontrol delno ali v celoti oddane zunanjim izvajalcem, sta za te dejavnosti in vzdrževanje funkcije notranj ih kontrol v instituciji še vedno odgovorna vodja zadevne funkcije notranje kontrole in upravljalni organ.

Brez poseganja v nacionalno zakonodajo, s katero se izvaja Direktiva (EU) 2015/849, bi morale institucije odgovornost za zagotavljanje, da institucija izpolnjuje zahteve iz navedene direktive ter politike in postopke institucije, prenesti na zaposlenega (npr. vodjo oddelka za spremljanje skladnosti poslovanja ). Institucije lahko vzpostavijo ločeno funkcijo spremljanja skladnosti s predpisi na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma kot funkcijo neodvisne kontrole³⁸ . Omogo čiti bi bilo treba, da lahko oseba, odgovorna za spremljanje skladnosti s predpisi na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, po potrebi neposredno poroča upravljalnemu organu v okviru njegove upravne in nadzorne funkcije.

³⁸ Glej tudi smernice EBA o funkciji skladnosti s predpisi na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma (trenutno v pripravi).

Vodje funkcij notranjih kontrol morajo biti vzpostavljeni na hierarhično dovolj visoki ravni, ki jim zagotavlja ustrezna pooblastila in dovolj visok položaj, potreb en za izvajanje njihovih dejavnosti. Ne glede na splošno odgovornost upravljalnega organa bi morali biti vodje funk cij notranjih kontrol neodvisni od poslovnih področij ali enot, ki jih nadzorujejo. V ta namen bi morali vodje funkcij upravljanja tveganj, skladnosti poslovanja in notranje revizije poročati in biti odgovorni neposredno upravljalnemu organu, ki bi moral pregledovati tudi njihovo delo.

Vodje funkcij notranjih kontrol bi morali imeti po potrebi dostop do upravljalnega organa v njegovi nadzorni funkciji in mu neposredno poročati, da izrazijo pomisleke in nadzorno funkcijo po potrebi opozorijo na posebne dogodke, ki vplivajo ali bi lahko vplivali na institucijo. To vodjem funkcij notranjih kontrol ne bi smelo prepreč iti poročanja v okviru običajnih linij poročanja.

Institucije bi morale imeti vzpostavljene dokumentirane postopke za dodelitev položaja vod je funkcije notranje kontrole in za odvzem njegovih pristojnosti. V skladu s členom 76(5) Direktive 2013/36/EU vodje funkcij notranje kontrole ni mogoče razrešiti brez predhodne odobritve upravljalnega organa v nadzorni funkciji. V pomembnih institucijah bi morali biti pristojni organi nemudoma obveščeni o odobritvi in glavnih razlogih za razrešitev vodje funkcije notranje kontrole.

Neodvisnost funkcij notranjih kontrol zahteva izpolnjevanje naslednjih pogojev:

• a. njihovi zaposleni ne opravljajo nobenih operativnih nalog, ki spadajo v obseg dejavnosti, ki naj bi jih funkcije notranjih kontrol spremljale in kontrolirale;
• b. organizacijsko so ločene od dejavnosti, ki jih spremljajo in kontrolirajo;
• c. ne glede na splošno odgovornost članov upravljalnega organa institucije vodja funkcije notranje kontrole ne bi smel biti podrejen osebi, ki je odgovorna za upravljanje dejavnosti, ki jih funkcija notranje kontrole spremlja in nadzoruje, ter
• d. prejemki zaposlenih v funkcijah notranjih kon trol niso povezani z uspešnostjo dejavnosti, ki jih funkcija notranje kontrole spremlja in kontrolira, in tudi sicer ne smejo ogrožati njihove objektivnosti³⁹ .

³⁹ Glej tudi smernice EBA o preudarnih politikah prejemkov, na voljo na naslovu https://www.eba.europa.eu/regulation-and-policy/remuneration/guidelines-on-sound-remuneration-policies.

Ob upoštevanju meril glede sorazmernosti iz naslova I se funkciji upravljanja tveganj in spremljanja skladnosti poslovanja lahko združ ita. Funkcija notranje revizije ne bi smela biti združena z drugo funkcijo notranje kontrole.

Funkcije notranjih kontrole bi morale imeti zadostne vire. Morale bi imeti dovolj usposobljenih zaposlenih (na ravni nadrejene in podrejene ravni). Zaposleni bi morali ostati usposobljeni ves čas, za kar bi se jim moralo zagotoviti primerno izobraževanje.

Na razpolago bi morale imeti tudi ustrezne informacijske sisteme (IT) in podporo, z dostopom do notranjih in zunanjih informacij, ki jih potrebujejo za izpolnjevanje svojih odgovornosti. Morale bi imeti dostop do vseh potrebnih informacij v zvezi z vsemi poslovnimi področji in relevantnimi tveganimi podrejen imi družbami, zlasti tistimi, ki bi lahko bile vir velikih tveganj za institucije.