18 Jauni produkti un nozīmīgas izmaiņas

Apstiprinot jaunus produktus vai nozīmīgas izmaiņas esošajos produktos, procesos un sistēmās, būtu jāiesaista riska pārvaldības struktūra un darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūra. Tām būtu jāveic arī pilnīgs un objektīvs novērtējums par riskiem, ko dažādu scenāriju gadījumos rada jaunas darbības, par jebkuriem iespējamiem trūkumiem iestādes riska pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmās un par iestādes spēju efektīvi pārvaldīt jebkurus jaunus riskus. Riska pārvaldības struktūrai būtu vajadzīgs arī skaidrs priekšstats par jaunu produktu (vai nozīmīgu izmaiņu esošos produktos, procesos un sistēmās) ieviešanu dažādās darbības jomās un portfeļos un tiesības prasīt, lai izmaiņas esošajos produktos tiktu izvērtētas oficiālā darbības atbilstības uzraudzības procesā.

Iekšējās kontroles funkcijām būtu jāietver riska pārvaldības funkcija (skatīt 20. iedaļu), darbības atbilstības uzraudzības funkcija (skatīt 21. iedaļu) un iekšējās revīzijas funkcija (skatīt 22. iedaļu). Riska pārvaldības un darbības atbilstības uzraudzības funkcijas būtu jāpakļauj pārskatīšanai, ko veic iekšējās revīzijas struktūra. Kontroles funkciju pienākumos ietilpst arī nodrošināt atbilstību nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas / teroristu finansēšanas risku novēršanas prasībām.

Iekšējās kontroles funkciju darbības uzdevumus var nodot ārpakalpojumā, ņemot vērā proporcionalitātes kritērijus, kas minēti I sadaļā, konsolidācijas iestādei vai citai vienībai grupā vai ārpus tās, ja tam piekrīt attiecīgo iestāžu vadības struktūras. Pat tad, kad iekšējās kontroles darbības uzdevumi ir daļēji vai pilnīgi nodoti ārpakalpojumā, attiecīgās iekšējās kontroles funkcijas struktūras vadītājs un vadības struktūra joprojām ir atbildīga par šīm darbībām un iekšējās kontroles funkcijas uzturēšanu iestādē.

Neskarot valsts tiesību aktus, ar kuriem īsteno Direktīvu (ES) 2015/849, iestādēm būtu jāuztic darbiniekam (piemēram, darbības atbilstības uzraudzības funkcijas vadītājam) atbildība par to, lai iestāde ievērotu minētās direktīvas prasības un iestādes politiku un procedūras. Iestādes var izveidot atsevišķu atbilstības funkciju nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanas prasībām kā neatkarīgu kontroles funkciju³⁸ . Personai, kas ir atbildīga par nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanu un terorisma finansēšanas apkarošanu, vajadzības gadījumā vajadzētu būt iespējai tieši ziņot vadības struktūrai, pildot tās vadības un uzraudzības funkciju.

³⁸ Skatīt arī EBI pamatnostādnes par atbilstības funkciju nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanas prasībām (pašlaik tiek izstrādātas).

Iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājiem būtu jānodrošina atbilstošs hierarhijas līmenis, kas piešķir kontroles funkciju struktūras vadītājam pietiekamas pilnvaras un autoritāti viņa pienākumu izpildei. Neskarot vadības struktūras vispārējo atbildību, iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājiem vajadzētu būt neatkarīgiem no darbības jomām vai vienībām, kuras viņi kontrolē. Tādēļ riska pārvaldības, atbilstības un iekšējās revīzijas funkciju struktūru vadītājiem būtu jāsniedz ziņojumi un jābūt tieši pakļautiem vadības struktūrai, un viņu darbība būtu jāizvērtē vadības struktūrai.

Vajadzības gadījumā iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājiem jāspēj piekļūt vadības struktūrai un tieši ziņot tai par to uzraudzības funkciju, lai paustu bažas un vajadzības gadījumā brīdinātu par uzraudzības funkcijas nodrošināšanu, ja konkrētas norises ietekmē vai var ietekmēt iestādi. Tam nevajadzētu iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājiem liegt iespēju ziņot arī, izmantojot parasto pārskatu sniegšanas kārtību.

Iestādēm būtu jāizveido dokumentēti procesi, kā iecelt amatā iekšējās kontroles funkcijas struktūras vadītāju un kā atbrīvot viņu no amata. Jebkurā gadījumā iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājus nevajadzētu — un saskaņā ar Direktīvas 2013/36/ES 76. panta 5. punktu riska pārvaldības struktūras vadītāju nedrīkst — atcelt no amata bez vadības struktūras kā uzraudzības veicējas iepriekšēja apstiprinājuma. Nozīmīgās iestādēs kompetentās iestādes būtu nekavējoties jāinformē par iekšējās kontroles funkcijas struktūras vadītāja apstiprināšanu amatā un par galvenajiem iemesliem viņa atcelšanai no amata.

Lai iekšējās kontroles funkciju struktūras varētu uzskatīt par neatkarīgām, jāizpilda šādi nosacījumi:

• a. to darbinieki neveic nekādus darbības uzdevumus tajās darbības jomās, kuras iekšējās kontroles funkciju struktūras plāno uzraudzīt un kontrolēt;
• b. tās ir organizatoriski nodalītas no darbībām, kuras šīm struktūrām jāuzrauga un jākontrolē;
• c. neskarot iestādes vadības struktūras locekļu vispārējo atbildību, iekšējās kontroles funkcijas struktūras vadītājam nevajadzētu būt pakļautam personai, kura atbild par to darbību vadīšanu, ko iekšējās kontroles funkcijas struktūra uzrauga un kontrolē; un
• d. iekšējās kontroles funkciju struktūru darbinieku atalgojumam nevajadzētu būt atkarīgam no to darbību rezultātiem, kuras iekšējās kontroles funkcijas struktūra uzrauga un kontrolē, un tam nevajadzētu arī nekādi citādi apdraudēt to objektivitāti³⁹ .

³⁹ Skatīt arī EBI pamatnostādnes par pareizu atalgojuma politiku, kas pieejamas adresē: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/remuneration/guidelines - on - sound - remuneration - policies.

Ņemot vērā I sadaļā noteiktos proporcionalitātes kritērijus, riska pārvaldības funkciju un darbības atbilstības uzraudzības funkciju var apvienot. Iekšējās revīzijas struktūru nedrīkst apvienot ar citas iekšējās kontroles funkcijas struktūru.

iekšējās kontroles funkciju struktūras būtu jānodrošina ar pietiekamiem resursiem. Tajās būtu jāstrādā pietiekamam skaitam kvalificētu darbinieku (gan mātesuzņēmuma, gan meitasuzņēmumu līmenī). Personāla kvalifikācija būtu regulāri jāpaaugstina, un pēc vajadzības darbiniekiem jānodrošina apmācība.

Iekšējo kontroles funkciju struktūru rīcībā vajadzētu būt piemērotām IT sistēmām un IT atbalstam, nodrošinot piekļuvi iekšējai un ārējai informācijai, kas nepieciešama to pienākumu izpildei. Tām būtu jānodrošina piekļuve visai nepieciešamajai informācijai par visām darbības jomām un attiecīgajiem riskantajiem meitasuzņēmumiem, jo īpaši tiem, kas var radīt būtiskus riskus iestādei.