4.2 Akkwist tal - informazzjoni

Minbarra l - punti stabbiliti fil - paragrafu 9, fil - politiki u l - proċeduri tagħhom, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jistabbilixxu l - informazzjoni meħtieġa biex jiġi identifikat il - klijent, it - tipi ta’ dokumenti, id - data , jew informazzjon i li l- istituzzjoni se tuża biex tivverifika l- identità tal - klijent u l - mod li bih din l - informazzjoni se tiġi vverifikata.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jiżguraw li:

• a) l- informazzjoni miksuba permezz tas - soluzzjoni għal - onboarding remot tal - klijenti tkun aġġornata u adegwata biex tissodisfa l - istandards legali u regolatorji applikabbli għad - diliġenza dovuta inizjali tal - klijent;
• b) kwalunkwe immaġni, vidjo, ħoss u data jinqabdu f’format li jista’ jinqara u bi kwalità suffiċjenti sabiex i l- klijent ikun rikonoxxibbli mingħajr ambigwità;
• c) il- proċess ta’ identifikazzjoni ma jkomplix jekk jinstabu nuqqasijiet tekniċi jew interruzzjonijiet mhux mistennija fil - konnessjoni.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu jew finanzjarji għandhom jikkunsidraw li l - kriterji fil - paragrafu 24 huma ssodisfati meta s - soluzzjoni tuża wieħed minn dawn li ġejjin:

• a) skemi ta’ identifikazzjoni elettronika notifikati f’konformità mal - Artikolu 9 tar - Regolament (UE) Nru 910/2014 u li jissodisfaw ir - rekwiżiti tal - livelli ta’ assigurazzjoni “sostanzjali” jew “għolja” f’konformità mal - Artikolu 8 ta’ dak ir - Regolament;
• b) servizzi fiduċjarji kwalifikati rilevanti li jissodisfaw ir - rekwiżiti tar - Regolament (UE) Nru 910/2014, b’mod partikolari l - Kapitolu III, it - Taqsima 3 u l- Artikolu 24(1), is - subparagrafu 2, il - punt (b) ta’ dak ir - Regolament.

Id- dokumenti u l - informazzjoni miġbura matul il - proċess ta’ identifikazzjoni remot, li huma meħtieġa li jinżammu f’konformità mal - punt (a) tal - Artikolu 40(1) tad - Direttiva (UE) 2015/849, għandu jkollhom kronogramma u jkunu maħżuna b’mod sikur mill - istituzzjoni ta’ kreditu u finanzjarja. Il - kontenut tar - rekords maħżuna, inkluż l - immaġnijiet, il - vidjos, il - ħoss u d- data għandhom ikunu disponibbli f’format li jinqara u jippermetti verifiki ex post .

4.2.2 L- identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi

Fil- politiki tagħhom, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jiddeterminaw, kif stabbilit fil - paragrafu 9 tat - Taqsima 4.1.1, l - informazzjoni li jeħtieġu biex jiksbu l - identifikazzjoni tal - klijenti b’mod remot f’konformità mal - Artikolu 13(1)(a) u (c) tad - Direttiva (UE) 2015/849. Barra minn hekk, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jiddefinixxu liema informazzjoni:

• a) tiddaħħal manwalment mill - klijent;
• b) tinqabad awtomatikament mid - dokumentazzjoni pprovduta mill - klijent;
• c) tinġabar bl - użu ta’ sorsi interni jew esterni oħrajn.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jistabbilixxu u jżommu mekkaniżmi xierqa biex jiżguraw li l - informazzjoni li jaqbdu awtomatikament f’konformità mal - paragrafu 27 tkun affidabbli. Huma għandhom japplikaw kontrolli biex jindirizzaw ir - riskji assoċjati, inkluż ir - riskji assoċjati mal - ġbir awtomatiku tad - data bħall - oskurament tal - lokalizzazzjoni tal - indirizzi foloz tal - Protokoll tal - Internet (IP) tal - apparat tal - klijent u servizzi bħan - Networks Privati Virtwali (VPNs).

4.2.3 L- identifikazzjoni ta’ Entitajiet Legali

Meta l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji jagħmlu onboarding b’mod remot tal - klijenti li huma entitajiet legali, dawn għandhom jiddefinixxu fil - politiki u l - proċeduri tagħhom, kif stabbilit fil - paragrafu 9 tat - Taqsima 4.1.1, liema kategorija ta’ entitajiet legali se jgħaddu mill - proċess ta’ onboarding b’mod remot, filwaqt li jqisu l - livell ta’ riskju TA’ ML/TF assoċjat ma’ kull kategorija, u l - livell ta’ intervent mill - bniedem meħtieġ biex tiġi vvalidata l - informazzjoni ta’ identifikazzjoni.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jiżguraw li s - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti jkollha karatteristiċi biex tiġbor:

• a) id- data u d- dokumentazzjoni rilevanti kollha biex tiġi identifikata u vverifikata l - persuna ġuridika
• b) id- data u d- dokumentazzjoni rilevanti kollha biex jiġi vverifikat li l - persuna fiżika li taġixxi f’isem il - persuna ġuridika tkun legalment intitolata li taġixxi bħala tali;
• c) l- informazzjoni dwar is - sidien benefiċjarji f’konformità mad - dispożizzjoni 4.12 tal - Linji Gwida dwar il- Fatturi ta’ Riskju tal - EBA⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02

Għall - persuna fiżika li taġixxi f’isem il - persuna ġuridika, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom japplikaw il - proċess ta’ identifikazzjoni deskritt fit - Taqsima 4.2.2.

4.2.4 In-natura u l-iskop tar- relazzjoni kummerċjali

Meta l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji jivvalutaw u, kif xieraq, jiksbu l - informazzjoni dwar l- iskop u n - natura maħsuba tar - relazzjoni kummerċjali f’konformità mal - punt (c) tal - Artikolu 13(1) tad - Direttiva (UE) 2015/849, kif speċifikat aktar fit - Taqsima 4.38 tal -Linji Gwida tal - EBA dwar il - Fatturi ta’ Riskju, huma għandhom, għall - iskopijiet ta’ dawn il - linji gwida, ikunu lestew l - azzjonijiet rilevanti qabel it - tmiem tal - proċess tal - onboarding remot tal - klijenti.