Articolul 16 Cerințe la nivel de grup

(1)   O societate-mamă se asigură că cerințele privind procedurile interne, evaluarea riscurilor și personalul menționate în secțiunea 1 din prezentul capitol se aplică tuturor sucursalelor și filialelor grupului din statele membre și, în cazul grupurilor al căror sediu social este situat în Uniune, din țări terțe. În acest scop, o societate-mamă efectuează o evaluare a riscurilor la nivel de grup, ținând seama de evaluarea riscurilor la nivel de întreprindere efectuată de toate sucursalele și filialele grupului, și stabilește și pune în aplicare politici, proceduri și controale la nivel de grup, inclusiv cu privire la protecția datelor și la schimbul de informații în cadrul grupului în scopul CSB/CFT, pentru a se asigura că angajații din cadrul grupului cunosc cerințele care decurg din prezentul regulament. Entitățile obligate din cadrul grupului pun în aplicare respectivele politici, proceduri și controale la nivel de grup ținând seama de specificul lor și de riscurile la care sunt expuse.

Politicile, procedurile și controalele la nivel de grup, precum și evaluările riscurilor la nivel de grup menționate la primul paragraf, includ toate elementele enumerate la articolul 9 și, respectiv, 10.

În sensul primului paragraf, în cazul în care un grup are sedii în mai multe state membre și, pentru grupurile al căror sediu social este situat în Uniune, în țări terțe, societățile-mamă iau în considerare informațiile publicate de autoritățile din toate statele membre sau din toate țările terțe în care sunt situate sediile grupului.

(2)   Funcțiile de conformitate se stabilesc la nivelul grupului. Aceste funcții includ un manager responsabil cu funcția de conformitate la nivelul grupului și, în cazul în care activitățile desfășurate la nivel de grup justifică acest lucru, un coordonator al funcției de conformitate. Decizia privind amploarea funcțiilor de conformitate trebuie să fie fundamentată.

Managerul responsabil cu funcția de conformitate menționat la primul paragraf raportează periodic organului de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere al societății-mamă cu privire la punerea în aplicare a politicilor, procedurilor și controalelor la nivel de grup. Managerul responsabil cu funcția de conformitate prezintă cel puțin o dată pe an un raport privind punerea în aplicare a politicilor, procedurilor și controalelor interne ale entității obligate și ia măsurile necesare pentru remedierea în timp util a oricăror deficiențe identificate. În cazul în care organul de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere este un organism responsabil în mod colectiv pentru deciziile sale, managerul responsabil cu funcția de conformitate îi acordă asistență și consiliere și pregătește deciziile necesare pentru punerea în aplicare a prezentului articol.

(3)   Politicile, procedurile și controalele referitoare la schimbul de informații menționate la alineatul (1) impun obligativitatea entităților obligate din cadrul grupului de a face schimb de informații atunci când acest schimb este relevant în scopul aplicării măsurilor de precauție privind clientela și al gestionarii riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului. Schimbul de informații în cadrul grupului se referă în special la identitatea și caracteristicile clientului, ale beneficiarilor săi reali sau ale persoanei în numele căreia acționează clientul, la natura și scopul relației de afaceri și al tranzacțiilor ocazionale și la suspiciunile, însoțite de analizele subiacente, potrivit cărora fondurile sunt produse ale activității infracționale ori sunt legate de finanțarea terorismului raportate către FIU în temeiul articolului 69, cu excepția cazului în care FIU dispune altfel.

Politicile, procedurile și controalele la nivel de grup nu împiedică entitățile din cadrul unui grup care nu sunt entități obligate să furnizeze informații entităților obligate din cadrul aceluiași grup, în cazul în care un astfel de schimb este relevant pentru ca respectivele entități obligate să respecte cerințele stabilite în prezentul regulament.

Societățile-mamă instituie politici, proceduri și controale la nivel de grup pentru a se asigura că informațiile schimbate în temeiul primului și al celui de al doilea paragraf fac obiectul unor garanții suficiente în ceea ce privește confidențialitatea, protecția datelor și utilizarea informațiilor, inclusiv pentru a preveni divulgarea acestora.

(4)   Până la 10 iulie 2026, ACSB elaborează proiecte de standarde tehnice de reglementare și le înaintează Comisiei spre adoptare. Aceste proiecte de standarde tehnice de reglementare specifică cerințele minime pentru politicile, procedurile și controalele la nivel de grup, inclusiv standardele minime pentru schimbul de informații în cadrul grupului, criteriile pentru identificarea societății-mamă în cazurile care intră sub incidența articolului 2 alineatul (1) punctul 42 litera (b), condițiile în care dispozițiile prezentului articol se aplică entităților care fac parte din structuri care dețin în comun proprietatea, gestionarea sau controlul conformității, inclusiv rețele sau parteneriate, precum și criteriile pentru identificarea societății-mamă din Uniune în cazurile respective.

(5)   Se deleagă Comisiei competența de a completa prezentul regulament prin adoptarea standardelor tehnice de reglementare menționate la alineatul (4) din prezentul articol în conformitate cu articolele 49-52 din Regulamentul (UE) 2024/1620.