Άρθρο 16 Απαιτήσεις σε επίπεδο ομίλου

1.   Η μητρική επιχείρηση διασφαλίζει ότι οι απαιτήσεις σχετικά με τις εσωτερικές διαδικασίες, την εκτίμηση κινδύνου και το προσωπικό που αναφέρονται στο τμήμα 1 του παρόντος κεφαλαίου εφαρμόζονται σε όλα τα υποκαταστήματα και τις θυγατρικές του ομίλου στα κράτη μέλη και, όσον αφορά ομίλους των οποίων η έδρα βρίσκεται στην Ένωση, σε τρίτες χώρες. Για τον σκοπό αυτόν, η μητρική επιχείρηση διενεργεί εκτίμηση κινδύνου σε επίπεδο ομίλου, λαμβάνοντας υπόψη την εκτίμηση κινδύνου σε επίπεδο επιχείρησης που διενεργείται από όλα τα υποκαταστήματα και τις θυγατρικές του ομίλου, και θεσπίζει και εφαρμόζει πολιτικές, διαδικασίες και ελέγχους σε επίπεδο ομίλου, μεταξύ άλλων για την προστασία των δεδομένων σε επίπεδο ομίλου και για τον διαμοιρασμό πληροφοριών εντός του ομίλου για σκοπούς ΚΞΧ/ΧΤ και προκειμένου να διασφαλίζεται ότι οι εργαζόμενοι εντός του ομίλου γνωρίζουν τις απαιτήσεις που απορρέουν από τον παρόντα κανονισμό. Οι υπόχρεες οντότητες εντός του ομίλου εφαρμόζουν τις εν λόγω πολιτικές, διαδικασίες και ελέγχους που ισχύουν σε επίπεδο ομίλου, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητές τους και τους κινδύνους στους οποίους είναι εκτεθειμένες.

Οι πολιτικές, οι διαδικασίες και οι έλεγχοι σε επίπεδο ομίλου και οι εκτιμήσεις κινδύνου σε επίπεδο ομίλου που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που απαριθμούνται στα άρθρα 9 και 10, αντίστοιχα.

Για τους σκοπούς του πρώτου εδαφίου, όταν ένας όμιλος έχει εγκαταστάσεις σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη και, για ομίλους με έδρα στην Ένωση, σε τρίτες χώρες, οι μητρικές επιχειρήσεις λαμβάνουν υπόψη τις πληροφορίες που δημοσιεύονται από τις αρχές όλων των κρατών μελών ή των τρίτων χωρών όπου βρίσκονται οι εγκαταστάσεις του ομίλου.

2.   Οι λειτουργίες συμμόρφωσης καθορίζονται στο επίπεδο του ομίλου. Οι εν λόγω λειτουργίες περιλαμβάνουν ένα ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης στο επίπεδο του ομίλου και, εφόσον δικαιολογείται από τις δραστηριότητες που διεξάγονται σε επίπεδο ομίλου, έναν υπεύθυνο συμμόρφωσης. Η απόφαση σχετικά με την έκταση των λειτουργιών συμμόρφωσης τεκμηριώνεται.

Το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο υποβάλλει τακτικά εκθέσεις στο διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα της μητρικής επιχείρησης σχετικά με την εφαρμογή των πολιτικών, των διαδικασιών και των ελέγχων σε επίπεδο ομίλου. Τουλάχιστον, το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης υποβάλλει ετήσια έκθεση σχετικά με την εφαρμογή των εσωτερικών πολιτικών, διαδικασιών και ελέγχων της υπόχρεης οντότητας και λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα ώστε να επανορθώνει έγκαιρα τυχόν εντοπιζόμενες ανεπάρκειες. Όταν το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα είναι συλλογικώς υπεύθυνο για τις αποφάσεις του, το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης το επικουρεί και το συμβουλεύει και προετοιμάζει τις αποφάσεις που είναι αναγκαίες για την εφαρμογή του παρόντος άρθρου.

3.   Στο πλαίσιο των πολιτικών, των διαδικασιών και των ελέγχων που αφορούν τον διαμοιρασμό πληροφοριών που αναφέρεται στην παράγραφο 1 οι υπόχρεες οντότητες εντός του ομίλου υποχρεούνται να ανταλλάσσουν πληροφορίες όταν ο εν λόγω διαμοιρασμός σχετίζεται με τους σκοπούς της δέουσας επιμέλειας ως προς τον πελάτη και της διαχείρισης του κινδύνου νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας. Ο διαμοιρασμός πληροφοριών εντός του ομίλου αφορά, πιο συγκεκριμένα, την ταυτότητα και τα χαρακτηριστικά του πελάτη, των πραγματικών δικαιούχων του ή του προσώπου για λογαριασμό του οποίου ενεργεί ο πελάτης, τον χαρακτήρα και τον σκοπό της επιχειρηματικής σχέσης και των περιστασιακών συναλλαγών και τις υπόνοιες, συνοδευόμενες από τις σχετικές αναλύσεις, ότι τα χρηματικά ποσά αποτελούν έσοδα από εγκληματική δραστηριότητα ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, οι οποίες αναφέρονται στη μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών (ΜΧΠ) δυνάμει του άρθρου 69, εκτός εάν υπάρχουν διαφορετικές εντολές από τη ΜΧΠ.

Οι πολιτικές, οι διαδικασίες και οι έλεγχοι σε επίπεδο ομίλου δεν εμποδίζουν τις οντότητες εντός του ομίλου οι οποίες δεν είναι υπόχρεες οντότητες να παράσχουν πληροφορίες στις υπόχρεες οντότητες εντός του ίδιου ομίλου, όταν ο διαμοιρασμός αυτός είναι σημαντικός για τη συμμόρφωση των εν λόγω υπόχρεων οντοτήτων με τις απαιτήσεις που ορίζονται στον παρόντα κανονισμό.

Οι μητρικές επιχειρήσεις εφαρμόζουν πολιτικές, διαδικασίες και ελέγχους σε επίπεδο ομίλου με σκοπό να διασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες που ανταλλάσσονται δυνάμει του πρώτου και του δεύτερου εδαφίου καλύπτονται από επαρκείς εγγυήσεις ως προς την εμπιστευτικότητα, την προστασία των δεδομένων και τη χρήση των πληροφοριών, μεταξύ άλλων, για να αποτρέπεται η κοινοποίησή τους.

4.   Έως τις 10 Ιουλίου 2026, η ΑΚΝΕΠΑΔ αναπτύσσει σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων και τα υποβάλλει προς έγκριση στην Επιτροπή. Στα εν λόγω σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων ορίζονται οι ελάχιστες απαιτήσεις των πολιτικών, των διαδικασιών και των ελέγχων σε επίπεδο ομίλου, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, των ελάχιστων προτύπων για τον διαμοιρασμό πληροφοριών εντός του ομίλου, τα κριτήρια για τον προσδιορισμό της μητρικής επιχείρησης στις περιπτώσεις που καλύπτονται από το άρθρο 2 παράγραφος 1 σημείο 42) στοιχείο β) και τους όρους βάσει των οποίων εφαρμόζονται οι διατάξεις του παρόντος άρθρου στις οντότητες που είναι μέρος δομών με κοινό σύστημα ελέγχου της ιδιοκτησίας, της διεύθυνσης ή της συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένων των δικτύων ή των συμπράξεων, καθώς και τα κριτήρια για τον προσδιορισμό της μητρικής επιχείρησης στην Ένωση στις συγκεκριμένες περιπτώσεις.

5.   Ανατίθεται στην Επιτροπή η εξουσία να συμπληρώνει τον παρόντα κανονισμό, εκδίδοντας τα ρυθμιστικά τεχνικά πρότυπα που αναφέρονται στην παράγραφο 4 του παρόντος άρθρου σύμφωνα με τα άρθρα 49 έως 52 του κανονισμού (ΕΕ) 2024/1620.