Artikel 16 Op groepsniveau geldende vereisten

1.   Een moederonderneming zorgt ervoor dat de in afdeling 1 van dit hoofdstuk bedoelde vereisten inzake interne procedures, risicobeoordeling en personeel van toepassing zijn op alle bijkantoren en dochterondernemingen van de groep in de lidstaten en, voor groepen waarvan het hoofdkantoor in de Unie is gevestigd, in derde landen. Daartoe verricht een moederonderneming een risicobeoordeling op groepsniveau, rekening houdend met de door alle bijkantoren en dochterondemingen van de groep uitgevoerde bedrijfsbrede risicobeoordeling, en stelt zij op groepsniveau geldende gedragslijnen, procedures en controles vast, met inbegrip van gedragslijnen, procedures en controles inzake gegevensbescherming en inzake het delen van informatie binnen de groep ten behoeve van AML/CFT en om ervoor te zorgen dat werknemers binnen de groep op de hoogte zijn van de vereisten die voortvloeien uit deze verordening. Meldingsplichtige entiteiten binnen de groep, voeren die op groepsniveau geldende gedragslijnen, procedures en controles uit, rekening houdend met hun specifieke kenmerken en de risico’s waaraan zij zijn blootgesteld.

De op groepsniveau geldende gedragslijnen, procedures en controles en de op groepsniveau geldende risicobeoordelingen bedoeld in de eerste alinea, omvatten alle in respectievelijk de artikelen 9 en 10 genoemde elementen.

Indien een groep vestigingen heeft in meer dan één lidstaat en, voor groepen met hoofdkantoor in de Unie, in derde landen, houden moederondernemingen voor de toepassing van de eerste alinea rekening met de informatie die wordt bekendgemaakt door de autoriteiten van alle lidstaten of derde landen waar de groep vestigingen heeft.

2.   De nalevingsfuncties worden vastgesteld op het niveau van de groep. Die functies omvatten een nalevingsmanager op het niveau van de groep en, indien gerechtvaardigd door de op groepsniveau uitgevoerde activiteiten, een nalevingsfunctionaris. Het besluit over de omvang van de nalevingsfuncties wordt gedocumenteerd.

De in de eerste alinea bedoelde nalevingsmanager brengt regelmatig verslag uit aan het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie van de moederonderneming over de uitvoering van de op groepsniveau geldende gedragslijnen, procedures en controles. De nalevingsmanager dient minstens eenmaal per jaar een verslag in over de uitvoering van de interne gedragslijnen, procedures en controles van de meldingsplichtige entiteit en neemt de nodige maatregelen om vastgestelde tekortkomingen tijdig te verhelpen. Indien het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie een orgaan is dat collectief verantwoordelijk is voor zijn besluiten, ondersteunt en adviseert de nalevingsmanager dat orgaan en bereidt hij de voor de uitvoering van dit artikel vereiste besluiten voor.

3.   De gedragslijnen, procedures en controles met betrekking tot het in lid 1 bedoelde delen van informatie, verplichten de tot de groep behorende meldingsplichtige entiteiten om informatie uit te wisselen wanneer die uitwisseling relevant is voor cliëntenonderzoek en het beheer van risico’s van witwassen en terrorismefinanciering. Het delen van informatie binnen de groep heeft met name betrekking op de identiteit en de kenmerken van de cliënt, diens uiteindelijk begunstigden of de persoon namens wie de cliënt handelt, de aard en het doel van de zakelijke relatie en van de occasionele transacties en de vermoedens, vergezeld van de onderliggende analyses, dat de betrokken geldmiddelen de opbrengsten zijn van een criminele activiteit of verband houden met terrorismefinanciering die op grond van artikel 69 aan de FIE is gemeld, tenzij de FIE andere instructies geeft.

De op groepsniveau geldende gedragslijnen, procedures en controles vormen geen beletsel voor entiteiten binnen een groep die geen meldingsplichtige entiteiten zijn, om informatie te verstrekken aan meldingsplichtige entiteiten binnen dezelfde groep indien het delen van die informatie voor die meldingsplichtige entiteiten van belang is om te voldoen aan de vereisten van deze verordening.

Moederondernemingen voeren op groepsniveau geldende gedragslijnen, procedures en controles in om ervoor te zorgen dat op de krachtens de eerste en tweede alinea uitgewisselde informatie voldoende waarborgen van toepassing zijn inzake vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en gebruik van de informatie, onder meer om openbaarmaking ervan te voorkomen.

4.   Uiterlijk op 10 juli 2026 stelt de AMLA ontwerpen van technische reguleringsnormen op en legt zij deze ter goedkeuring voor aan de Commissie. In die ontwerpen van technische reguleringsnormen worden de minimumvereisten voor de op groepsniveau geldende gedragslijnen, procedures en controles gespecificeerd, waaronder minimumnormen voor informatie-uitwisseling binnen de groep, de criteria om de moederonderneming te identificeren in de gevallen als genoemd in artikel 2, lid 1, punt 42, b), en wordt vastgelegd onder welke voorwaarden dit artikel van toepassing is op entiteiten die deel uitmaken van structuren die onder dezelfde eigenaar, hetzelfde bestuur of dezelfde nalevingscontroles vallen, met inbegrip van netwerken of maatschappen, alsmede de criteria om in die gevallen de moederonderneming in de Unie te bepalen.

5.   Aan de Commissie wordt de bevoegdheid overgedragen om deze verordening aan te vullen door de in lid 4 van dit artikel bedoelde technische reguleringsnormen vast te stellen overeenkomstig de artikelen 49 tot en met 52 van Verordening (EU) 2024/1620.