1. Pristojni organi matične države članice vodijo posodobljen seznam za vsako institucijo in ga posredujejo pristojnim organom države članice gostiteljice, pri čemer ta seznam vsebuje ustrezne podatke o kontaktnih osebah, vključno s kontaktnimi osebami za izredne razmere, za izmenjavo informacij med pristojnimi organi matične države članice in držav članic gostiteljic.
Pristojni organi držav članic gostiteljic pristojnim organom matične države članice brez nepotrebnega odlašanja sporočijo svoje kontaktne osebe in vse spremembe podatkov o teh kontaktnih osebah. Pristojni organi matične države članice in držav članic gostiteljic vsako leto pregledajo seznam kontaktnih oseb.