Člen 3 Operativni postopki za posredovanje informacij med pristojnimi organi

1.   Pristojni organi matične države članice vodijo posodobljen seznam za vsako institucijo in ga posredujejo pristojnim organom države članice gostiteljice, pri čemer ta seznam vsebuje ustrezne podatke o kontaktnih osebah, vključno s kontaktnimi osebami za izredne razmere, za izmenjavo informacij med pristojnimi organi matične države članice in držav članic gostiteljic.

Pristojni organi držav članic gostiteljic pristojnim organom matične države članice brez nepotrebnega odlašanja sporočijo svoje kontaktne osebe in vse spremembe podatkov o teh kontaktnih osebah. Pristojni organi matične države članice in držav članic gostiteljic vsako leto pregledajo seznam kontaktnih oseb.

2.   Informacije se izmenjajo v pisni ali elektronski obliki ter se naslovijo na ustrezne kontaktne osebe, opredeljene na seznamu kontaktnih oseb iz odstavka 1, razen če pristojni organ, ki zahteva informacije, navede drugače.

3.   Kadar se informacije izmenjajo v elektronski obliki, se uporabijo varni komunikacijski kanali, razen če pristojni organi presodijo, da je primerna uporaba komunikacijskih kanalov, ki niso varni.

4.   Naslednje informacije se lahko zagotovijo ustno, preden se potrdijo v pisni ali elektronski obliki:

5.   Pristojni organi potrdijo prejem informacij. Kadar se informacije zagotovijo v elektronski obliki z uporabo varnega komunikacijskega kanala, se te informacije tudi potrdijo prek tega kanala. Prejema informacij, ki se zagotovijo ustno ali prek varnega komunikacijskega kanala, prek katerega lahko pošiljatelj prejme potrdilo, da je prejemnik prejel informacije, ni treba potrditi.

6.   Če se ustanovi kolegij nadzornikov v skladu s členom 51(3) Direktive 2013/36/EU in so vse podružnice institucije opredeljene kot pomembne, se odstavki 1 do 5 tega člena ne uporabljajo. V takih primerih se informacije izmenjajo v skladu s postopkom, določenim na podlagi pisnih dogovorov iz člena 51(3) Direktive 2013/36/EU.