4. Družbe vsaj pet let pridobivajo, analizirajo in hranijo vse podatke in dokumentacijo, pridobljene pri spremljanju, vključno s predpostavkami, sklicevanji, emisijskimi faktorji, dobavnicami za ladijsko gorivo, kot so dopolnjene v skladu s Prilogo I, ter podatke o dejavnostih in vse druge informacije, potrebne za preverjanje skladnosti s to uredbo, in sicer na pregleden in natančen način v tiskani ali elektronski obliki, tako da lahko preveritelj določi intenzivnost TGP porabljene energije na krovu ladij.