2.2 Στρατηγική ΤΠΕ

Σύμφωνα με το παρόν τμήμα, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογήσουν εάν το ίδρυμα εφαρμόζει στρατηγική ΤΠΕ η οποία υπόκειται σε κατάλληλη εποπτεία από το διοικητικό όργανο του ιδρύματος· η οποία συνάδει με την επιχειρηματική στρατηγική, ιδίως για τη συνεχή επικαιροποίηση των ΤΠΕ και για τον σχεδιασμό ή την υλοποίηση σημαντικών και περίπλοκων αλλαγών στις ΤΠΕ· και η οποία υποστηρίζει το επιχειρηματικό μοντέλο του ιδρύματος.

2.2.1 Ανάπτυξη και επάρκεια της στρατηγικής ΤΠΕ

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογήσουν εάν το ίδρυμα διαθέτει πλαίσιο, ανάλογο της φύσης, της κλίμακας και της πολυπλοκότητας των δραστηριοτήτων ΤΠΕ που εκτελεί, για την προετοιμασία και την ανάπτυξη της στρατηγικής ΤΠΕ του ιδρύματος. Κατά τη διεξαγωγή αυτής της αξιολόγησης, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη εάν:

• α. τα ανώτατα διοικητικά στελέχη⁵ του(των) επιχειρηματικού( - ών) τομέα( - ων) συμμετέχουν επαρκώς στον καθορισμό των στρατηγικών προτεραιοτήτων ΤΠΕ του ιδρύματος, εάν, αντιστρόφως, τα ανώτατα διοικητικά στελέχη του τμήματος ΤΠΕ έχουν λάβει γνώση της ανάπτυξης, του σχεδιασμού και της έναρξης σημαντικών επιχειρηματικών στρατηγικών και πρωτοβουλιών για τη διασφάλιση της συνεχούς ευθυγράμμισης μεταξύ των συστημάτων ΤΠΕ, των υπηρεσιών ΤΠΕ και του τμήματος ΤΠΕ (δηλαδή, όσων είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση και την ανάπτυξη αυτών των συστημάτων και υπηρεσιών) και της επιχειρηματικής στρατηγικής του ιδρύματος και εάν οι ΤΠΕ επικαιροποιούνται αποτελεσματικά·
• β. η στρατηγική ΤΠΕ είναι τεκμηριωμένη και υποστηρίζεται από συγκεκριμένα σχέδια εφαρμογής, ιδίως όσον αφορά τα σημαντικά ορόσημα και των σχεδιασμό των πόρων (συμπεριλαμβανομένων των χρηματοοικονομικών και ανθρώπινων πόρων), ώστε να εξασφαλίζεται ότι αυτά είναι ρεαλιστικά και επιτρέπουν την εφαρμογή της στρατηγικής ΤΠΕ·
• γ. το ίδρυμα επικαιροποιεί περιοδικά την στρατηγική ΤΠΕ που εφαρμόζει, ιδίως όταν αλλάζει την επιχειρηματική στρατηγική του, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής ευθυγράμμιση μεταξύ των ΤΠΕ και των μεσομακροπρόθεσμων επιχειρηματικών στόχων, σχεδίων και δραστηριοτήτων· και
• δ. το διοικητικό όργανο του ιδρύματος εγκρίνει τη στρατηγική ΤΠΕ, τα σχέδια εφαρμογής της, και παρακολουθεί την εφαρμογή της. 2.2.2 Εφαρμογή της στρατηγικής ΤΠΕ

⁵ Ανώτατα διοικητικά στελέχη και διοικητικό όργανο, όπως ορίζονται στην οδηγία 2013/36/ΕΕ της 26ης Ιουνίου 2013 και ειδικότερα στο άρθρο 3 παράγραφος 7 (διοικητικό όργανο) και στο άρθρο 3 παράγραφος 9 (ανώτατα διοικητικά στελέχη).

Εάν η στρατηγική ΤΠΕ του ιδρύματος απαιτεί την εφαρμογή σημαντικών και περίπλοκων αλλαγών στις ΤΠΕ ή αλλαγών οι οποίες έχουν ουσιώδεις επιπτώσεις στο επιχειρηματικό μοντέλο του ιδρύματος, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογήσουν εάν το ίδρυμα εφαρμόζει πλαίσιο ελέγχου, κατάλληλο του μεγέθους του, των δραστηριοτήτων ΤΠΕ που εκτελεί, καθώς και του επιπέδου των δραστηριοτήτων αλλαγής, για την υποστήριξη της αποτελεσματικής εφαρμογής της στρατηγικής ΤΠΕ του ιδρύματος. Κατά τη διεξαγωγή αυτής της αξιολόγησης, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη εάν το πλαίσιο ελέγχου:

• α. περιλαμβάνει διαδικασίες διακυβέρνησης (π.χ. παρακολούθηση προόδου και προϋπολογισμού και υποβολή αναφορών) και σχετικούς φορείς (π.χ. γραφείο διαχείρισης έργου, διευθύνουσα ομάδα ΤΠΕ ή ισοδύναμο φορέα) για την αποτελεσματική υποστήριξη της εφαρμογής των στρατηγικών προγραμμάτων ΤΠΕ·
• β. έχει ορίσει και κατανείμει ρόλους και αρμοδιότητες για την εφαρμογή στρατηγικών προγραμμάτων ΤΠΕ, δίδοντας ιδιαίτερη προσοχή στην εμπειρία των σημαντικότερων ενδιαφερόμενων φορέων στην οργάνωση, τη διεύθυνση και την παρακολούθηση σημαντικών και περίπλοκων αλλαγών σε ΤΠΕ και στη διαχείριση των ευρύτερων επιπτώσεων στην οργάνωση και το ανθρώπινο δυναμικό (π.χ. διαχείριση της αντίστασης στην αλλαγή, κατάρτιση, επικοινωνία)·
• γ. προβλέπει τη συμμετοχή των τμημάτων ανεξάρτητου ελέγχου και εσωτερικού ελέγχου ώστε να διασφαλιστεί ο εντοπισμός, η αξιολόγηση και ο αποτελεσματικός μετριασμός των κινδύνων που σχετίζονται με την εφαρμογή της στρατηγικής ΤΠΕ και η αποτελεσματικότητα του εφαρμοζόμενου πλαισίου διακυβέρνησης για την υλοποίηση της στρατηγικής ΤΠΕ· και
• δ. περιέχει διαδικασία σχεδιασμού και επανεξέτασης του σχεδιασμού η οποία παρέχει ευελιξία για την αντιμετώπιση σημαντικών ζητημάτων που εντοπίζονται (π.χ. προβλήματα ή καθυστερήσεις στην εφαρμογή) ή εξωτερικών εξελίξεων (π.χ. σημαντικές αλλαγές στο επιχειρηματικό περιβάλλον, τεχνολογικά ζητήματα ή καινοτομίες), ώστε να διασφαλίζεται η έγκαιρη προσαρμογή του στρατηγικού σχεδίου εφαρμογής.