2.2 ICT-strategia

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida tämän kohdan mukaisesti, onko laitoksella käytössä ICT-strategia, joka on riittävällä tavalla yhtiön ylimmän hallintoelimen valvonnassa ja yhdenmukainen liiketoimintastrategian kanssa varsinkin siltä osin kuin on kyse yhtiö tieto- ja viestintätekniikan pitämisestä ajan tasalla ja tärkeiden ja monimutkaisten ICT-muutosten suunnittelusta ja toteutuksista, ja toimiiko ICT-strategia yhtiö liiketoimintamallin tukena.

2.2.1 ICT-strategian laadinta ja riittävyys

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, onko laitoksella käytössä ICT-strategian laadintaa ja kehittämistä varten järjestelmä, joka on oikein suhteutettu yhtiö ICT-toimintojen luonteeseen, laajuuteen ja monimuotoisuuteen. Tätä arviointia suorittaessaan toimivaltaisten viranomaisten tulisi ottaa huomioon seuraavat seikat:

• a. Liiketoiminnan osa-alueen ( - alueiden) toimiva johto⁵ osallistuu riittävästi yhtiö strategisten ICT-tavoitteiden määrittelyyn, ja ICT-toiminnosta vastaava toimiva johto on puolestaan tietoinen merkittävien liiketoimintastrategioiden ja - aloitteiden kehittelystä, suunnittelusta ja aloituksesta. Näin varmistetaan, että ICT-järjestelmät, ICT-palvelut ja ICT-toiminnot (eli järjestelmien ja palvelujen hallinnasta ja käytöstä vastaavien tahojen toimet) ovat jatkuvasti yhtiö liiketoimintastrategian mukaiset ja että tieto- ja viestintäteknologiaa päivitetään tehokkaasti.
• b. ICT-strategia dokumentoidaan, ja sen tueksi laaditaan konkreettisia täytäntöönpanosuunnitelmia, joihin sisältyy erityisesti tärkeitä välitavoitteita ja resurssisuunnittelua (kuten taloudelliset resurssit ja henkilöstöresurssit). Näin varmistetaan, että suunnitelmat ovat realistisia ja mahdollistavat ICT-strategian toteuttamisen.
• c. Yhtiö päivittää ICT-strategiansa säännöllisesti ja erityisesti liiketoimintastrategian muutosten yhteydessä. Näin tieto- ja viestintäteknologia vastaa jatkuvasti liiketoiminnan keskipitkän ja pitkän aikavälin tavoitteita, suunnitelmia ja toimintoja.
• d. Yhtiö ylin hallintoelin hyväksyy ICT-strategian ja täytäntöönpanosuunnitelmat ja seuraa strategian täytäntöönpanoa.

2.2.2 ICT-strategian täytäntöönpano

⁵ Toimiva johto ja ylin hallintoelin sellaisina kuin ne määritellään 26.6.2013 annetun direktiivin 2013/36/EU 3 artiklan 7 alakohdassa (ylin hallintoelin) ja 3 artiklan 9 alakohdassa (toimiva johto).

Jos yhtiön ICT-strategia edellyttää merkittäviä ja monimutkaisia tieto- ja viestintäteknisiä muutoksia tai muutoksia, jotka vaikuttavat olennaisesti yhtiön liiketoimintamalliin, toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, onko laitoksella kontrollit, joka on sen koon, ICT-toimintojen ja muutostoimintojen määrän kannalta tarkoituksenmukainen ja tukee yhtiön ICT-strategian tehokasta täytäntöönpanoa. Tätä arviointia suorittaessaan toimivaltaisten viranomaisten tulisi ottaa kontrolleissa huomioon seuraavat seikat:

• a. Järjestelmä pitää sisällään hallinnon prosessit (esim. strategian eteneminen ja sen rahoituksen seuranta ja raportointi) ja hallintoelimet (esim. projektinhallintatoimisto sekä tieto- ja viestintätekniikan ohjausryhmä tai vastaava), joilla tuetaan tehokkaasti ICT-strategian mukaisten ohjelmien toteutusta.
• b. Järjestelmässä on määritelty ja jaettu ICT-strategian mukaisten ohjelmien toteuttamistehtävät ja - vastuut ja kiinnitetty erityistä huomiota keskeisten toimijoiden kokemukseen tärkeiden ja monimutkaisten tieto- ja viestintäteknisten muutosten organisoinnista, ohjauksesta ja seurannasta sekä muutosten laajemmista vaikutuksista organisaatioon ja henkilöstöön (esim. muutosvastarinnan hallinnasta sekä koulutuksesta ja viestinnästä).
• c. Riippumaton valvontatoiminto ja sisäisen tarkastuksen toiminto ovat mukana varmistamassa, että ICT-strategian täytäntöönpanoon liittyvät riskit on tunnistettu, arvioitu ja niitä on tehokkaasti vähennetty ja että ICT-strategian täytäntöönpanossa käytettävä hallintojärjestelmä on tehokas.
• d. Järjestelmään sisältyy suunnitteluprosessi ja sen arviointiprosessi, joiden ansiosta voidaan ratkaista joustavasti havaitut merkittävät ongelmat (esim. täytäntöönpanossa ilmenevät ongelmat tai viivästykset) tai reagoida yhtiön ulkopuoliseen kehitykseen (esim. liiketoimintaympäristön merkittäviin muutoksiin ja teknisiin kysymyksiin tai innovaatioihin). Näin strategian täytäntöönpanosuunnitelmaan voidaan tehdä oikea-aikaisia muutoksia.