2.2 Strategija IKT-a

U okviru ovog odjeljk a nadležna tijela trebala bi procijeniti postoji li u instituciji strategija IKT -a koju upravljačko tijelo institucije primjereno nadzire, koja je u skladu s poslovnom strategijom, osobito u pogledu redovitog održavanja IKT - a te planiranja i provedbe važnih i složenih promjena povezanih s IKT - om, te koja podupire poslovni model institucije.

2.2.1 Razvoj i primjerenost strategije IKT-a

Nadležna tijela trebala bi procijeniti postoji li u instituciji okvir za pripremu i razvoj strategije IKT -a institucije koji je r azmjeran prirodi, opsegu i složenosti njezinih aktivnosti povezanih s IKT -om. Pri provedbi te procjene nadležna bi tijela trebala razmotriti sljedeće:

• a. je li više rukovodstvo⁵ poslovne linije ili poslovnih linija primjereno uključeno u definiranje strateških prioriteta IKT - a institucije i je li više rukovodstvo funkcije IKT -a upoznato s razvojem, osmišljavanjem i pokretanjem važnih poslovnih strategija i inicijativa kako bi se osigurala stalna usklađenost među sustavima IKT -a, uslugama IKT- a i funkcijom IKT -a (odnosno osobama odgovornima za uvođenje tih sustava i usluga i upravljanje njima) te poslovnom strategijom institucije, kao i učinkovito ažuriranje IKT -a;
• b. je li strategija IKT-a dokumentirana i poduprta konkretnim planovima provedbe, osobito u pogledu ključnih pitanja i planiranja resursa (uključujući financijske i ljudske resurse) kako bi se osiguralo da su realni i kako bi se omogućila provedba strategije IKT -a;
• c. ažurira l i institucija redovito svoju strategiju IKT-a, osobito pri promjenama poslovne strategije, kako bi se osigurala stalna usklađenost između IKT - a i srednjoročnih do dugoročnih poslovnih ciljeva, planova i aktivnosti;
• d. odobrava li upravljačko tijelo instituci je strategiju IKT-a i provedbene planove te prati li njihovu provedbu.

2.2.2 Provedba strategije IKT-a

⁵ Značenje „višeg rukovodstva” i „upravljačkog tijela” u skladu je s definicijama iz Direktive 2013/36/EU od 26. lipnja 2013. iz članka 3. točke 7. za „upravljačko tijelo” i članka 3. točke 9. za „više rukovodstvo”.

Ako strategija IKT- a institucije zahtijeva provedbu važnih i složenih promjena povezanih s IKT -om ili promjena koje će značajno utjecati na poslovni model institucije, nadležna tijela trebala bi procijeniti postoji li u instituciji kontrolni okvir primjeren njezinoj veličini, aktivnostima povezanim s IKT -om i razini promjena kojim se osigurava učinkovita provedba strategije IKT -a institucije. Pri provedbi te procjene nadležna bi tijela trebala razmotriti sljedeće:

• a. jesu li kontrolnim okvirom obuhvaćeni postupci upravljanja (npr. praćenje napretka i proračuna te izvješćivanje o njima) i odgovarajuća tijela (npr. ured za upravljanje projektima, koordinacijska skupin a za IKT ili odgovarajuće drugo tijelo) koji učinkovito podržavaju provedbu strateških programa IKT -a;
• b. jesu li u kontrolnom okviru definirane i raspodijeljene uloge i odgovornosti za provedbu strateških programa IKT - a, pri čemu posebnu pozornost treba obratiti na iskustvo ključnih dionika koji se bave organizacijom, koordinacijom i praćenjem važnih i složenih promjena povezanih s IKT- om te na upravljanje širim učincima na organizaciju i osoblje (npr. postupanje u slučaju otpora promjenama, osposobljavanje, komunikacija);
• c. postoje li u kontrolnom okviru neovisne kontrolne funkcije i funkcija unutarnje revizije koje jamče da se rizici povezani s provedbom strategije IKT - a prepoznaju, procjenjuju i učinkovito smanjuju te da je okvir upravljanja koji je uspostavljen radi provedbe strategije IKT-a učinkovit;
• d. sadržava li kontrolni okvir postupak planiranja i revizije planiranja koji je dovoljno fleksibilan i omogućuje reagiranje na važne uočene probleme (npr. probleme s provedbom ili kašnjenja) ili vanjske događaje (npr. važne promjene u poslovnom okruženju, tehnološke probleme ili inovacije) radi osiguravanja pravodobnog prilagođavanja strateškog plana provedbe.