Endgültige Leitlinien (JC 2019 81)

5.1 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte stets die folgenden Behörden als ständige Mitglieder zur Teilnahme am GW/TF-Kollegium einladen:

• (a) alle Behörden, die für die GW/TF-Beaufsichtigung sämtlicher grenzüberschreitender Niederlassungen des grenzüberschreitend tätigen Unternehmens zuständig sind;
• (b) die Behörden, die für die GW/TF-Beaufsichtigung sämtlicher Niederlassungen in der EU zuständig sind;
• (c) die jeweilige ESA (die EBA, ESMA oder EIOPA).

5.2 Es sollte der federführenden Aufsichtsbehörde obliegen, die in Leitlinie 5.1 genannten ständigen Mitglieder zu ermitteln und ihre Namen und Kontaktdaten in der Liste der Kontaktpersonen des betreffenden GW/TF-Kollegiums gemäß Leitlinie 6 zu erfassen. Bei der Ermittlung der zuständigen Behörden kann sich die federführende Aufsichtsbehörde auf das Verzeichnis der zuständigen Behörden stützen, das die Europäische Kommission gemäß Artikel 48 Absatz 1a der Richtlinie (EU) 2015/849 veröffentlicht.

5.3 Nach Erhalt der Einladung zur Teilnahme am GW/TF-Kollegium sollten die ständigen Mitglieder der federführenden Aufsichtsbehörde ihre Teilnahme innerhalb von „Solvabilität II“⁴ und die Angemessenheitsbeschlüsse im Bereich des Datenschutzes konsultiert werden⁵ .

• (b) Eine Abschätzung der Folgen einer Teilnahme des Beobachters auf die Arbeitsweise des GW/TF-Kollegiums.
• (c) Eine Bewertung der Fähigkeit und Bereitschaft der prudentielle Aufsichtsbehörde oder GW/TF-Aufsichtsbehörde des Drittstaats, bilaterale Kooperationsvereinbarungen mit allen ständigen Mitgliedern gemäß Artikel 57a Absatz 5 der Geldwäscherichtlinie zu schließen.

5.7 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte allen ständigen Mitgliedern des GW/TF-Kollegiums und den bestehenden Beobachtern eine Liste der potenziellen Beobachter übermitteln, einschließlich des Ergebnisses der gemäß Leitlinie 5.6 durchgeführten Bewertung.

5.8 Die ständigen Mitglieder sollten etwaige Bemerkungen und Einwände gegen die Einladung der vorgeschlagenen Beobachter zum GW/TF-Kollegium innerhalb der von der federführenden Aufsichtsbehörde gesetzten Frist vorbringen. Das ständige Mitglied sollte diese Bemerkungen und Einwände schriftlich begründen und erläutern, wie die Teilnahme des vorgeschlagenen Beobachters am GW/TF-Kollegium seiner Ansicht nach die Arbeitsweise des Kollegiums beeinflussen könnte.

5.9 Die federführende Aufsichtsbehörde kann einen Beobachter nur dann zur Teilnahme am GW/TF-Kollegium einladen, wenn keines der ständigen Mitglieder Einwände erhebt und der potenzielle Beobachter die Bedingungen für die Teilnahme von Beobachtern akzeptiert, die von der federführenden Aufsichtsbehörde individuell ausgearbeitet und mit den zuständigen Behörden für jeden einzelnen Beobachter abgestimmt werden.

5.10 Die EBA kann auf Ersuchen oder von sich aus als Vermittler zur Streitbeilegung tätig werden, wenn hinsichtlich der Einladung und Teilnahme von Beobachtern Probleme auftreten.

⁴ Richtlinie 2009/138/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 betreffend die Aufnahme und Ausübung der Versicherungs- und der Rückversicherungstätigkeit (Solvabilität II).

⁵ Siehe Artikel 45 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 oder Artikel 36 Absatz 3 der Richtlinie (EU) 2016/680.

5.11 Die federführende Aufsichtsbehörde kann entweder von sich aus oder auf Ersuchen eines ständigen Mitglieds in Erwägung ziehen, weitere einschlägige Teilnehmer zur Teilnahme an einem bestimmten Tagesordnungspunkt der Sitzung des GW/TF-Kollegiums einzuladen, wenn:

• (a) die Anwesenheit dieser Teilnehmer dem GW/TF-Kollegium zugutekäme; bei diesen Teilnehmern kann es sich unter anderem um das Unternehmen, andere FIUs als die in Leitlinie 5.4 genannte FIU, Wirtschaftsprüfer oder Berater handeln; oder
• (b) bestimmte, im Rahmen des GW/TF-Kollegiums erörterte Themen sich auf die Arbeit des eingeladenen Teilnehmers auswirken könnten; bei diesen Teilnehmern kann es sich beispielsweise um Abwicklungsbehörden, den Einheitlichen Abwicklungsausschuss oder Einlagensicherungssysteme handeln.

5.12 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte alle von ständigen Mitgliedern schriftlich eingereichten Vorschläge zu potenziellen Teilnehmern und die Gründe für ihre Einladung prüfen. Sie sollte sich mit allen ständigen Mitgliedern beraten und deren Zustimmung einholen, bevor sie diese Teilnehmer zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt der Sitzung des GW/TF-Kollegiums einlädt, und die Beobachter über diese Entscheidung unterrichten.

5.13 Die ständigen Mitglieder sollten etwaige Bedenken oder Einwände gegen die vorgeschlagenen Teilnehmer innerhalb der von der federführenden Aufsichtsbehörde gesetzten Frist vorbringen und schriftlich begründen.

Leitlinie 6: Liste der Kontaktpersonen

6.1 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte Kontaktdaten zu allen ständigen Mitgliedern und Beobachtern pflegen und zu diesem Zweck den Meldebogen, der der Vereinbarung über die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch in Anhang II beigefügt ist, ausfüllen und regelmäßig überprüfen.

6.2 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte die gemäß Leitlinie 6.1 erstellte Liste allen ständigen Mitgliedern und Beobachtern übermitteln.

6.3 Die ständigen Mitglieder und die Beobachter sollten der federführenden Aufsichtsbehörde ihre Kontaktdaten übermitteln und sie unverzüglich über jede Änderung ihrer Daten unterrichten.

Leitlinie 7: Sitzungen des GW/TF-Kollegiums

7.1 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte in Absprache mit den ständigen Mitgliedern die Form und Häufigkeit der Sitzungen des GW/TF-Kollegiums festlegen und dabei mindestens die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• (a) die von der federführenden Aufsichtsbehörde gemäß den ESA-Leitlinien zur risikobasierten Aufsicht und den Leitlinien zu Risikofaktoren vorgenommene Bewertung des GW/TF-Risikos des Unternehmens und seiner grenzüberschreitenden oder EU-Niederlassungen, für die das GW/TF-Kollegium eingerichtet ist;
• (b) die Stellungnahmen der ständigen Mitglieder;
• (c) die Dringlichkeit und Aktualität der Angelegenheit;
• (d) die Verfügbarkeit der ständigen Mitglieder;
• (e) die Auswirkungen auf die Wirksamkeit und die Arbeitsweise des GW/TF-Kollegiums;
• (f) etwaige wesentliche Änderungen in Bezug auf den Grad des GW/TF-Risikos der Unternehmen oder ihrer grenzüberschreitenden oder EU-Niederlassungen, für die das GW/TF-Kollegium eingerichtet ist.

7.2 Die erste Sitzung eines neu eingerichteten GW/TF-Kollegiums sollte als Präsenzsitzung einberufen werden, es sei denn, die ständigen Mitglieder und die federführende Aufsichtsbehörde erklären unter Berücksichtigung der in Leitlinie 7.1 Buchstaben a bis e genannten Faktoren eine andere Form der Sitzung für angemessen.

7.3 Stuft die federführende Aufsichtsbehörde nach Prüfung der Stellungnahmen der ständigen Mitglieder das GW/TF-Risiko des grenzüberschreitend tätigen Unternehmens oder der Niederlassungen in der EU als hoch ein, sollte sie mindestens eine Präsenzsitzung pro Jahr einberufen, es sei denn, die ständigen Mitglieder vereinbaren unter Berücksichtigung der in Leitlinie 7.1 genannten Faktoren eine andere Häufigkeit oder Form der Sitzung.

7.4 Soweit dies relevant und möglich ist, sollte die federführende Aufsichtsbehörde in Absprache mit den ständigen Mitgliedern unmittelbar vor, nach oder gleichzeitig mit der Sitzung des Aufsichtskollegiums eine Präsenzsitzung des GW/TF-Kollegiums organisieren, um den Informationsaustausch zwischen den zuständigen Behörden und den prudentiellen Aufsichtsbehörden zu erleichtern.

7.5 In allen anderen als den in Leitlinie 7.3 beschriebenen Fällen sollte die federführende Aufsichtsbehörde in Absprache mit den ständigen Mitgliedern die Häufigkeit oder Form der Sitzung unter Berücksichtigung der in Leitlinie 7.1 genannten Faktoren vereinbaren.

7.6 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte sicherstellen, dass die ordentlichen Sitzungen des GW/TF-Kollegiums mindestens Folgendes umfassen:

• (a) den Austausch von Informationen über das grenzüberschreitend tätige Unternehmen und seine grenzüberschreitenden oder EU-Niederlassungen, einschließlich:
• (i) einer Bewertung des GW/TF-Risikoprofils des grenzüberschreitend tätigen Unternehmens oder der EU-Niederlassungen seitens der ständigen Mitglieder;
• (ii) Frühwarnsignalen aufkommender GW/TF-Risiken;
• (iii) offenkundiger GW/TF-Risiken und umfassender aufsichtlicher Feststellungen (oder vorläufiger Feststellungen, wenn schwerwiegende Verstöße festgestellt wurden) in Bezug auf die Strategien und Verfahren zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, einschließlich der Anwendung gruppenweiter Strategien und Verfahren durch grenzüberschreitend tätige Unternehmen oder EU-Niederlassungen, sowie einer Analyse der Meldungen verdächtiger Transaktionen, sofern solche Informationen vorliegen;
• (iv) geplanter oder vor Kurzem abgeschlossener GW/TF-Aufsichtsmaßnahmen, wie Vor-Ort-Prüfungen und im Rahmen der laufenden Aufsicht;
• (v) Sanktionen oder anderer Korrekturmaßnahmen oder Maßnahmen, die bei Verstößen gegen GW/TF-Pflichten vorgesehen oder verhängt wurden;
• (vi) sonstiger Aufsichts- oder Vollzugsmaßnahmen, gegebenenfalls auch Maßnahmen der prudentiellen Aufsichtsbehörden, wie Kapitalaufschläge aufgrund des GW/TF-Risikos, oder Maßnahmen und Entscheidungen aufgrund des GW/TF-Risikos in Bezug auf Zulassung, qualifizierte Beteiligungen, Governance, interne Kontrollen sowie Eignung und Zuverlässigkeit;
• (b) die Prüfung der Notwendigkeit eines gemeinsamen Ansatzes und von Koordinierungsmaßnahmen gemäß den Leitlinien 12 und 13.

7.7 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte entweder von sich aus oder auf Ersuchen eines oder mehrerer ständiger Mitglieder eine anlassbezogene-Sitzung des GW/TF-Kollegiums einberufen, wenn ein GW/TF-Risiko offenkundig geworden oder ein schwerwiegendes GW/TF-Risiko aufgetreten ist, beispielsweise:

• (a) eine mutmaßliche Beteiligung entweder des grenzüberschreitend tätigen Unternehmens oder der grenzüberschreitenden Niederlassung oder der Niederlassung in der EU an einem internationalen GW/TF-System; oder
• (b) ein hohes Maß an Nichterfüllung der GW/TF-Standards seitens des grenzüberschreitend tätigen Unternehmens oder der grenzüberschreitenden Niederlassung oder der Niederlassung in der EU, die sich auf andere Rechtsräume auswirken könnte.

7.8 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte unverzüglich eine Sitzung im Sinne von Leitlinie 7.7 einberufen und in Absprache mit den ständigen Mitgliedern die am besten geeignete Form für die Sitzung festlegen.

7.9 Versäumt es die federführende Aufsichtsbehörde, eine Ad-hoc-Sitzung des GW/TF-Kollegiums gemäß Leitlinie 7.8 einzuberufen, sollten ein oder mehrere ständige Mitglieder die Sitzung organisieren und dafür sorgen, dass andere ständige Mitglieder über die Sitzung und die zu erörternden Themen unterrichtet werden.

7.10 Ist ein GW/TF-Risiko offenkundig geworden, das sofortiges Handeln erfordert, können ein oder mehrere ständige Mitglieder unverzüglich eine Ad-hoc-Sitzung einberufen und dafür sorgen, dass andere ständige Mitglieder über die Sitzung unterrichtet werden. 7.11 Leitlinie 7.6 dieser Leitlinien gilt nicht für Ad-hoc-Sitzungen.

Leitlinie 8: Schriftliche Vereinbarung über die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch

8.1 Für jedes GW/TF-Kollegium sollten die federführende Aufsichtsbehörde und die ständigen Mitglieder eine schriftliche Vereinbarung über die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch (im Folgenden „GW/TF-Kooperationsvereinbarung“) abschließen und in Bezug auf die ständigen Mitglieder mindestens Folgendes aufnehmen:

• (a) den Umfang der Amtshilfe, der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs;
• (b) das anwendbare Verfahren für die Bereitstellung der Amtshilfe, einschließlich Ersuchen um Zusammenarbeit und Informationsaustausch;
• (c) die Koordinierung von Aufsichtsmaßnahmen (einschließlich gemeinsamer Prüfungen );
• (d) Vertraulichkeitsvorschriften und zulässige Verwendung von Informationen;
• (e) die Regeln zur Beilegung von Streitigkeiten;
• (f) die Sprache für die Kommunikation innerhalb des GW/TF-Kollegiums.

8.2 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte für alle GW/TF-Kollegien die Vorlage für die GW/TF-Kooperationsvereinbarung in Anhang II ausfüllen. Bei Verwendung der Vorlage für die GW/TF-Kooperationsvereinbarung ist keine vorherige Zustimmung der ständigen Mitglieder erforderlich. Die federführende Aufsichtsbehörde sollte die endgültige Fassung der GW/TF-Kooperationsvereinbarung allen ständigen Mitgliedern und Beobachtern sowie gegebenenfalls der konsolidierenden Aufsichtsbehörde übermitteln.

8.3 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte die in Leitlinie 8.2 genannte GW/TF-Kooperationsvereinbarung nach eigenem Ermessen oder auf Ersuchen eines oder mehrerer ständiger Mitglieder ändern. Sie sollte die geänderte Fassung der GW/TF-Kooperationsvereinbarung allen ständigen Mitgliedern und Beobachtern übermitteln. Die federführende Aufsichtsbehörde sollte beim Abschließen der schriftlichen Vereinbarung etwaige Stellungnahmen der ständigen Mitglieder berücksichtigen, zumindest sofern diese innerhalb einer gesetzten Frist eingegangen sind. Sie sollte die endgültige Fassung der GW/TF-Kooperationsvereinbarung allen ständigen Mitgliedern und Beobachtern übermitteln.

8.4 Die federführende Aufsichtsbehörde sollte die in Leitlinie 8.2 oder 8.3 genannte GW/TF-Kooperationsvereinbarung laufend überprüfen und bei Bedarf nach vorheriger Konsultation der ständigen Mitglieder aktualisieren. Leitlinie 9: Umfang der Amtshilfe

9.1 Die ständigen Mitglieder und, sofern in den Teilnahmebedingungen im Anhang der GW/TF-Kooperationsvereinbarung vorgesehen, die Beobachter sollten bei allen Themen im Zusammenhang mit der GW/TF-Aufsicht oder mit GW/TF-Aspekten der Beaufsichtigung von grenzüberschreitend tätigen Unternehmen oder EU-Niederlassungen, für die das GW/TF-Kollegium eingerichtet wurde, die größtmögliche Amtshilfe leisten. Die Amtshilfe umfasst die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch über das grenzüberschreitend tätige Unternehmen, die grenzüberschreitende Niederlassung oder die Niederlassung in der EU, soweit ein solcher Informationsaustausch nach den geltenden Rechtsvorschriften unter Bezugnahme auf Artikel 50a und Artikel 57a Absatz 4 der Geldwäscherichtlinie zulässig ist, und deckt unter anderem die folgenden Aspekte ab:

• (a) die Beaufsichtigung des Unternehmens, der grenzüberschreitenden Niederlassung oder der Niederlassung in der EU gemäß den Leitlinien zur risikobasierten Aufsicht, insbesondere:
• (i) bei der Prüfung der Anwendung von GW/TF-Strategien und Verfahren sowie gegebenenfalls der Anwendung gruppenweiter GW/TF-Strategien und Verfahren;
• (ii) bei etwaigen Feststellungen im Zusammenhang mit Verstößen gegen die gruppenweiten GW/TF-Strategien und Verfahren;
• (iii) bei der Durchführung von Vor-Ort-Prüfungen;
• (iv) bei der Erstellung des GW/TF-Risikoprofils;
• (b) die Durchführung von (gemeinsamen) Vor-Ort-Prüfungen in einem anderen Mitgliedstaat;
• (c) die Prüfung mutmaßlicher, versuchter oder begangener Verstöße gegen die GW/TF-Pflichten oder von Mängeln der internen Governance;
• (d) verhängte Sanktionen oder Maßnahmen, beispielsweise in Bezug auf die Prüfung der Auswirkungen von Sanktionen bei Verstößen gegen die GW/TF-Pflichten;
• (e) neu auftretende oder offenkundige GW/TF-Risiken.

Leitlinie 10: Verfahren für das Ersuchen und die Leistung von Amtshilfe

10.1 Die ständigen Mitglieder und Beobachter können, soweit in ihren Teilnahmebedingungen im Anhang der GW/TF-Kooperationsvereinbarung vorgesehen, andere ständige Mitglieder und (sofern in den Teilnahmebedingungen im Anhang der GW/TF-Kooperationsvereinbarung vorgesehen) Beobachter um Amtshilfe wie Aufsichtszusammenarbeit und Informationsaustausch ersuchen.

10.2 Das ersuchende ständige Mitglied sollte sein Amtshilfeersuchen schriftlich an die anderen ständigen Mitglieder (oder Beobachter) richten und der federführenden Aufsichtsbehörde innerhalb von 3 Arbeitstagen ab dem Tag, an dem das ständige Mitglied (oder der Beobachter) das Ersuchen versendet hat, eine Kopie des Amtshilfeersuchens übermitteln.

10.3 Das Ersuchen sollte die Art der Informationen oder Amtshilfe und eine Begründung enthalten. Erfolgte das Ersuchen ausnahmsweise mündlich, sollte so bald wie möglich eine schriftliche Bestätigung folgen.

10.4 Das ersuchte ständige Mitglied sollte nach Erhalt eines Amtshilfeersuchens von einem ständigen Mitglied oder Beobachter unverzüglich und umfassend die gewünschte Amtshilfe leisten und bei Bedarf auch Informationen über seine GW/TF-Risikobewertung bereitstellen. Lehnt das ersuchte ständige Mitglied es ab, einem Amtshilfeersuchen nachzukommen, sollte es die Gründe hierfür darlegen und nach Möglichkeit darauf hinweisen, wie die gewünschte Amtshilfe alternativ eingeholt werden kann.

10.5 Liegen die Informationen nicht in der Sprache vor, die in der schriftlichen Vereinbarung über die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch angegeben ist, sollte das ersuchte Mitglied in Erwägung ziehen, eine Zusammenfassung in der Sprache des Kollegiums zur Verfügung zu stellen.

Leitlinie 11: Vertraulichkeitsvorschriften und zulässige Verwendung von Informationen