Konačne smjernice (JC 2019 81)

5.1 Vodeće nadzorno tijelo uvijek bi trebalo pozvati sljedeća nadležna tijela na sudjelovanje u kolegiju za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma u svojstvu stalnih članova:

• (a) sva nadležna tijela odgovorna za nadzor sprečavanja pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma svih prekograničnih poslovnih jedinica društva koje posluje na prekograničnoj osnovi;
• (b) nadležna tijela odgovorna za nadzor svih poslovnih jedinica u EU - u u pogledu sprečavanja pranja novca i borbe protiv financiranja terorizma;
• (c) odgovarajuće europsko nadzorno tijelo (EBA, ESMA ili EIOPA).

5.2 Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi biti odgovorno za utvrđivanje stalnih članova iz smjernice 5.1. i evidentiranje njihovih imena i podataka za kontakt na popisu osoba za kontakt za relevantni kolegij za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma u skladu sa smjernicom 6. Kako bi utvrdilo nadležna tijela, vodeće nadzorno tijelo može se poslužiti registrom nadležnih tijela koji objavljuje Europska komisija u skladu s člankom 48. stavkom 1.a Direktive (EU) 2015/849.

5.3 Nakon primitka poziva na sudjelovanje u kolegiju za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma, stalni članovi trebali bi u roku od 10 radnih dana potvrditi svoje sudjelovanje vodećem nadzornom tijelu u pisanom obliku.

5.4 Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi pozvati bonitetna nadzorna tijela društava koja posluju na prekograničnoj osnovi, prekograničnih poslovnih jedinica i poslovnih jedinica u EU - u te nadležna tijela za sprječavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma trećih zemalja u kojima posluju prekogranične poslovne jedinice na sudjelovanje u kolegiju za sprječavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma u svojstvu promatrača. Također može pozvati bonitetna nadzorna tijela trećih zemalja u kojima posluju prekogranične poslovne jedinice te financijsko - obavještajnu jedinicu države članice u kojoj se nalazi vodeće nadzorno tijelo na sudjelovanje.

5.5 Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi biti odgovorno za utvrđivanje promatrača iz smjernice 5.4. i evidentiranje njihovih imena i podataka za kontakt na popisu osoba za kontakt za relevantni kolegij za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma u skladu sa smjernicom 6. Kako bi se utvrdila relevantna tijela, vodeće nadzorno tijelo može se savjetovati s europskim nadzornim tijelima.

5.6 Kada odlučuje o tome hoće li pozvati određenog promatrača, vodeće nadzorno tijelo treba sastaviti popis potencijalnih promatrača u skladu sa smjernicom 5.5. Vodeće nadzorno tijelo pritom bi trebalo razmotriti sve prijedloge zaprimljene od stalnih članova i njihovo obrazloženje za pozivanje određenog promatrača u kolegij za sprječavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma u razumnom roku i u pisanom obliku. Kako bi predložili promatrača, vodeće nadzorno tijelo ili stalni član koji predlaže poziv promatrača trebali bi provesti sljedeće:

• (a) procjenu istovjetnosti sustava povjerljivosti koji se primjenjuje na nadležno tijelo za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma ili bonitetno nadzorno tijelo treće zemlje. U okviru te procjene vodeće nadzorno tijelo ili stalni član mogu se pozvati na preporuku o istovjetnosti nadležnih tijela trećih zemalja za sudjelovanje u kolegijima nadzornih tijela objavljenu na internetskoj stranici EBA - e, koja može predstavljati važan doprinos ukupnoj ocjeni istovjetnosti tijela treće zemlje. Osim toga, ako je to prikladno, mogu se razmotriti odluke Europske komisije o istovjetnosti u području direktive Solventnost II.⁴ te odluke o prikladnosti u području zaštite podataka⁵ .
• (b) procjenu učinka koji prisutnost promatrača može imati na rad kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma.
• (c) procjenu sposobnosti i pripravnosti nadzornog tijela za pitanja sprečavanja pranja novca i borbe protiv financiranja terorizma ili bonitetnog nadzornog tijela treće zemlje za potpisivanje bilateralnih sporazuma o suradnji sa svim stalnim članovima u skladu s člankom 57. točkom (a) podtočkom 5. Direktive o sprečavanju pranja novca.

5.7 Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi dijeliti popis potencijalnih promatrača i ishod procjene provedene u skladu sa smjernicom 5.6. sa svim stalnim članovima kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma i postojećim promatračima.

5.8 Stalni članovi trebali bi iznijeti sva zapažanja i prigovore o predloženim promatračima koji su pozvani na sudjelovanje u kolegiju za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma u roku koji utvrdi vodeće nadzorno tijelo. Ta zapažanja i prigovori trebali bi biti popraćeni pisanim obrazloženjem u kojem se navodi osnova za ta zapažanja i prigovore te kako bi, prema mišljenju stalnog člana, sudjelovanje predloženog promatrača u kolegiju za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma moglo utjecati na rad kolegija.

5.9 Vodeće nadzorno tijelo može pozvati promatrača na sudjelovanje u kolegiju za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma samo ako nijedan stalni član ne uloži prigovor i ako potencijalni promatrač pristane na poštovanje uvjeta za sudjelovanje promatrača, koje bi trebalo pojedinačno izraditi i dogovoriti s relevantnim tijelima u pogledu svakog promatrača.

5.10 S EBA - om se može provesti savjetovanje ili može djelovati na vlastitu inicijativu u postupku mirenja ili posredovanja za svako pitanje koje proizlazi u vezi s pozivanjem i sudjelovanjem promatrača.

⁴ Direktiva 2009/138/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 25. studenoga 2009. o osnivanju i obavljanju djelatnosti osiguranja i reosiguranja (Solventnost II).

⁵ Vidjeti članak 45. stavak 3. Uredbe (EU) 2016/679 ili članak 36. stavak 3. Direktive (EU) 2016/680.

5.11 Vodeće nadzorno tijelo, na vlastitu inicijativu ili na zahtjev stalnog člana, može razmotriti pozivanje drugih relevantnih sudionika na određenu sjednicu kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma u sljedećim slučajevima:

• (a) ako bi prisustvo tih sudionika moglo donijeti koristi za kolegij za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma; ti sudionici mogu uključivati, ali nisu ograničeni na društvo, financijsko - obavještajne jedinice koje nisu financijsko - obavještajna jedinica navedena u smjernici 5.4., revizori ili konzultanti;
• (b) ako bi određena pitanja o kojima se raspravlja na kolegiju za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma imala učinak na rad koji obavlja pozvani sudionik; općenito, takvi sudionici mogu obuhvaćati sanacijska nadležna tijela, Jedinstveni sanac ijski odbor ili sustave osiguranja depozita.

5.12 Vodeće nadzorno tijelo treba uzeti u obzir sve prijedloge stalnih članova o potencijalnim sudionicima i obrazloženje za njihovo pozivanje u pisanom obliku. Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi se savjetovati sa svim stalnim članovima i ishoditi odobrenje od njih prije nego što pozove te sudionike da prisustvuju određenoj sjednici kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma te obavijestiti promatrače o takvoj odluci. 5.13 Stalni članovi trebali bi izraziti zabrinutost ili prigovore u pogledu predloženih sudionika u roku koji odredi vodeće nadzorno tijelo te bi im trebali pružiti potporu u obliku pisanog obrazloženja u kojem se utvrđuju osnova za te primjedbe ili prigovore.

Smjernica 6.: Popisi s podatcima za kontakt

6.1 Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi održavati popis s podatcima za kontakt svih stalnih članova i promatrača ispunjavanjem predloška priloženog sporazumu o suradnji i razmjeni informacija u Prilogu II. te bi ga trebalo redovno preispitivati.

6.2 Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi dijeliti popis sastavljen u skladu sa smjernicom 6.1. sa svim stalnim članovima i promatračima.

6.3 Stalni članovi i promatrači trebali bi dostaviti svoje podatke za kontakt vodećem nadzornom tijelu i bez odlaganja ga obavijestiti o svim promjenama.

Smjernica 7.: Sjednice kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma

7.1 Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi, na temelju savjetovanja sa stalnim članovima, utvrditi oblik i učestalost održavanja sjednica kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma, uzimajući u obzir barem sljedeće čimbenike:

• (a) procjenu vodećeg nadzornog tijela rizika od pranja novca/financiranja terorizma koji je povezan s društvom i njegovim prekograničnim poslovnim jedinicama ili poslovnim jedinicama u EU - u za koje je osnovan kolegij za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma, koji je vodeće nadzorno tijelo utvrdilo u skladu sa Smjernicama europskih nadzornih tijela o nadzoru koji se temelji na riziku i Smjernicama europskih nadzornih tijela o čimbenicima rizika;
• (b) stajališta stalnih članova;
• (c) hitnost i pravodobnost pitanja;
• (d) raspoloživost stalnih članova;
• (e) utjecaj na učinkovitost i rad kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma; i
• (f) sve značajne promjene razine rizika od pranja novca/financiranja terorizma povezanog s društvima ili njihovim prekograničnim poslovnim jedinicama ili poslovnim jedinicama u EU - u za koje je osnovan kolegij za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma. 7.2 Prva sjednica svakog novoosnovanog kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma trebala bi biti fizička sjednica, osim ako stalni članovi i vodeće nadzorno tijelo ne postignu suglasnost o tome da je primjeren drugi oblik sjednice, uzimajući u obzir čimbenike navedene u prethodnoj smjernici 7.1. točkama od (a) do (e).

7.3 Ako vodeće nadzorno tijelo, uzimajući u obzir stajališta stalnih članova, utvrdi da društvo koje posluje na prekograničnoj osnovi ili poslovne jedinice u EU - u predstavljaju visok rizik od pranja novca/financiranja terorizma, vodeće nadzorno tijelo treba sazvati najmanje jednu fizičku sjednicu kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma godišnje, osim ako se stalni članovi ne dogovore o drugoj učestalosti ili obliku sjednice, uzimajući u obzir čimbenike navedene u smjernici 7.1.

7.4 U mjeri u kojoj je to relevantno i moguće, vodeće nadzorno tijelo trebalo bi, na temelju savjetovanja sa stalnim članovima, organizirati fizičku sjednicu kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma neposredno prije, nakon ili u isto vrijeme kada se održava sjednica kolegija bonitetnih nadzornih tijela kako bi se olakšala razmjena informacija između nadležnih tijela i bonitetnih nadzornih tijela.

7.5 U svim slučajevima koji nisu obuhvaćeni smjernicom 7.3., vodeće nadzorno tijelo na temelju savjetovanja sa stalnim članovima treba dogovoriti učestalost ili oblik sjednica, uzimajući u obzir čimbenike navedene u smjernici 7.1.

7.6 Vodeće nadzorno tijelo treba zajamčiti da planirane sjednice kolegija za sprečavanje pranja novca i borbu protiv terorizma obuhvaćaju barem sljedeće:

• (a) razmjenu informacija o društvu koje posluje na prekograničnoj osnovi i njegovim prekograničnim poslovnim jedinicama ili poslovnim jedinicama u EU - u, uključujući:
• (i) procjenu profila rizika od pranja novca/financiranja terorizma društva koje posluje na prekograničnoj osnovi ili poslovnih jedinica u EU - u koju provode stalni članovi;
• (ii) rana upozorenja o pojavi rizika od pranja novca/financiranja terorizma;
• (iii) ostvarene rizike od pranja novca/financiranja terorizma te šire nalaze nadzora (ili privremene nalaze u kojima su utvrđeni ozbiljni prekršaji) povezane s politikama i postupcima za sprečavanje pranja novca i borbu protiv financiranja terorizma, uključujući primjenu politika i postupaka na razini grupe, od strane društva koje posluje na prekograničnoj osnovi ili poslovnih jedinica u EU - u, uključujući broj i analizu podnesenih izvješća o sumnjivim transakcijama, ako su takve informacije dostupne;
• (iv) planirane ili nedavno provedene nadzorne aktivnosti sprečavanja pranja novca i borbe protiv financiranja terorizma, uključujući izravne i neizravne nadzore;
• (v) sankcije ili druge korektivne radnje ili mjere koje su razmatrane ili nametnute za povrede obveza u pogledu sprečavanja pranja novca i borbe protiv financiranja terorizma;
• (vi) ostale nadzorne ili provedbene mjere, uključujući mjere koje primjenjuju bonitetna nadzorna tijela, ako je to relevantno, kao što su kapitalni dodatci na temelju rizika od pranja novca/financiranja terorizma, ili mjere i odluke donesene na temelju rizika od pranja novca/financiranja terorizma u pogledu izdavanja odobrenja, kvalificiranih udjela, upravljanja, unutarnjih kontrola te prikladnosti i primjerenosti;
• (b) razmatranje potrebe za zajedničkim pristupom i koordiniranim djelovanjem u skladu sa smjernicama 12. i 13.