Orientamenti definitivi (JC 2019 81)

5.1 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe sempre invitare a partecipare al collegio AML/CFT in veste di membri permanenti le seguenti autorità:

• (a) tutte le autorità competenti responsabili della vigilanza AML/CFT di tutte le sedi transfrontaliere dell’impresa operante su base transfrontaliera;
• (b) le autorità competenti responsabili della vigilanza AML/CFT di tutte le sedi nell’UE;
• (c) l’AEV competente (l’EBA, l’ESMA o l’EIOPA).

5.2 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe essere responsabile dell’individuazione dei membri permanenti di cui all’orientamento 5.1 e della registrazione dei loro nomi e dei loro recapiti nell’elenco dei contatti del relativo collegio AML/CFT in linea con l’orientamento 6. Per individuare le autorità competenti, l’autorità di vigilanza principale può fare riferimento al registro delle autorità competenti pubblicato dalla Commissione europea in linea con l’articolo 48, paragrafo 1 bis, della direttiva (UE) 2015/849.

5.3 Una volta ricevuto l’invito a partecipare al collegio AML/CFT, i membri permanenti dovrebbero confermare la loro partecipazione per iscritto all’autorità di vigilanza principale entro dieci giorni lavorativi.

5.4 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe invitare a partecipare al collegio AML/CFT in qualità di osservatori le autorità di vigilanza prudenziale delle imprese operanti su base transfrontaliera, delle sedi transfrontaliere e delle sedi nell’UE, e le autorità AML/CFT dei paesi terzi in cui operano le sedi transfrontaliere. Può inoltre invitare a partecipare le autorità di vigilanza prudenziale dei paesi terzi in cui operano le sedi transfrontaliere e l’unità di informazione finanziaria («UIF») dello Stato membro in cui è situata l’autorità di vigilanza principale.

5.5 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe essere responsabile dell’individuazione degli osservatori di cui all’orientamento 5.4 e della registrazione dei loro nomi e dei loro recapiti nell’elenco dei contatti del relativo collegio AML/CFT in linea con l’orientamento 6. Per individuare le autorità pertinenti, l’autorità di vigilanza principale può consultare le autorità europee di vigilanza.

5.6 Nel decidere se invitare un particolare osservatore, l’autorità di vigilanza principale dovrebbe redigere un elenco di potenziali osservatori in linea con l’orientamento 5.5. Nel far questo, l’autorità di vigilanza principale dovrebbe considerare tutte le proposte ricevute dai membri permanenti per iscritto entro un termine ragionevole e la loro giustificazione per l’invito di un particolare osservatore al collegio AML/CFT. Per proporre un osservatore, l’autorità di vigilanza principale o il membro permanente che propone l’invito dovrebbe effettuare:

• (a) Una valutazione dell’equivalenza del regime di riservatezza applicabile a un’autorità AML/CFT o ad un’autorità di vigilanza prudenziale di un paese terzo. Nell’ambito di questa valutazione, l’autorità di vigilanza principale o un membro permanente può fare riferimento alla raccomandazione sull’equivalenza dei regimi di riservatezza di paesi terzi per la partecipazione ai collegi di vigilanza pubblicata sul sito web dell’ABE, che può offrire un contributo importante nella valutazione complessiva dell’equivalenza del regime di riservatezza dell’autorità del paese terzo. Inoltre, possono essere consultate anche, se del caso, le decisioni della Commissione europea sull’equivalenza nell’ambito della direttiva solvibilità II⁴ e le decisioni sull’adeguatezza nell’area della protezione dei dati⁵ .
• (b) Una valutazione dell’impatto che la partecipazione dell’osservatore potrebbe avere sul funzionamento del collegio AML/CFT.
• (c) Una valutazione della capacità e della preparazione dell’autorità AML/CFT o dell’autorità di vigilanza prudenziale del paese terzo ai fini della firma di contratti di cooperazione bilaterali con tutti i membri permanenti, ai sensi dell’articolo 57 bis, paragrafo 5, della direttiva antiriciclaggio.

5.7 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe condividere un elenco di potenziali osservatori insieme al risultato della valutazione effettuata in linea con l’orientamento 5.6 con tutti i membri permanenti del collegio AML/CFT e con gli osservatori esistenti.

5.8 I membri permanenti dovrebbero sollevare eventuali osservazioni e obiezioni riguardo agli osservatori proposti invitati a partecipare al collegio AML/CFT entro il termine stabilito dall’autorità di vigilanza principale. Queste osservazioni e obiezioni dovrebbero essere accompagnate da una motivazione scritta che descriva le basi di tali riserve e che spieghi come, a giudizio del membro permanente, la partecipazione dell’osservatore proposto al collegio AML/CFT potrebbe influenzare i lavori di quest’ultimo.

5.9 L’autorità di vigilanza principale può invitare un osservatore a partecipare al collegio AML/CFT solo se nessuno dei membri permanenti solleva obiezioni e se il potenziale osservatore accetta di rispettare le condizioni di partecipazione degli osservatori, che dovrebbero essere redatte su base individuale dall’autorità di vigilanza principale e concordate con le autorità pertinenti in relazione a ciascun osservatore.

5.10 L’ABE può essere consultata o agire di propria iniziativa per conciliare o mediare qualsiasi controversia che sorga in relazione all’invito e alla partecipazione degli osservatori.

⁴ Direttiva 2009/138/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2009, in materia di accesso ed esercizio delle attività di assicurazione e di riassicurazione (solvibilità II).

⁵ Cfr. l’articolo 45, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679 o l’articolo 36, paragrafo 3, della direttiva (EU) 2016/680.

5.11 L’autorità di vigilanza principale, di propria iniziativa o su richiesta di un membro permanente, può prendere in considerazione la possibilità di invitare altri partecipanti ad intervenire a una particolare sessione della riunione del collegio AML/CFT, laddove:

• (a) la presenza di questi partecipanti andrebbe a beneficio del collegio AML/CFT; tali partecipanti possono comprendere, tra gli altri, l’impresa, UIF diverse da quella indicata nell’orientamento 5.4, revisori o consulenti; o
• (b) particolari questioni discusse al collegio AML/CFT potrebbero avere un impatto sul lavoro svolto dal partecipante invitato; tali partecipanti potrebbero comprendere, a titolo indicativo, le autorità di risoluzione, il Comitato di risoluzione unico o i sistemi di garanzia dei depositi.

5.12 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe prendere in considerazione tutte le proposte scritte dei membri permanenti riguardo a potenziali partecipanti e le loro motivazioni per invitarli. L’autorità di vigilanza principale dovrebbe consultare e ricevere l’approvazione di tutti i membri permanenti prima di invitare tali partecipanti ad intervenire a una particolare sessione della riunione del collegio AML/CFT, e informare gli osservatori di tale decisione. 5.13 I membri permanenti dovrebbero sollevare eventuali perplessità o obiezioni riguardo ai partecipanti proposti entro il termine stabilito dall’autorità di vigilanza principale, supportandole con una motivazione scritta che descriva le basi di tali perplessità o obiezioni.

Orientamento 6: elenco dei contatti

6.1 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe mantenere un elenco dei contatti di tutti i membri permanenti e degli osservatori compilando il modello allegato all’accordo di cooperazione e di condivisione delle informazioni di cui all’allegato II e rivederlo regolarmente.

6.2 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe condividere l’elenco compilato in linea con l’orientamento 6.1 con tutti i membri permanenti e gli osservatori.

6.3 I membri permanenti e gli osservatori dovrebbero fornire i loro recapiti all’autorità di vigilanza principale e informarla di eventuali variazioni senza indebito ritardo.

Orientamento 7: riunioni del collegio AML/CFT

7.1 L’autorità di vigilanza principale, in consultazione con i membri permanenti, dovrebbe determinare la forma e la frequenza delle riunioni del collegio AML/CFT, tenendo conto almeno dei seguenti fattori:

• (a) la valutazione del rischio ML/TF associato all’impresa e alle sue sedi transfrontaliere o sedi nell’UE per le quali è stato istituito il collegio AML/CFT, che l’autorità di vigilanza principale ha effettuato in linea con gli orientamenti sulla vigilanza basata sul rischio e con gli orientamenti sui fattori di rischio pubblicati dalle AEV;
• (b) le opinioni dei membri permanenti;
• (c) l’urgenza e la tempestività della questione;
• (d) la disponibilità dei membri permanenti;
• (e) l’impatto sull’efficacia e sul funzionamento del collegio AML/CFT; e
• (f) qualsiasi variazione significativa del livello di rischio ML/TF associato all’impresa o alle sue sedi transfrontaliere o sedi nell’UE per le quali è stato istituito il collegio AML/CFT.

7.2 La prima riunione di un collegio AML/CFT di nuova istituzione dovrebbe essere una riunione fisica, a meno che i membri permanenti e l’autorità di vigilanza principale non concordino che una forma diversa di riunione sia appropriata, tenendo conto dei fattori indicati ai punti da a) ad e) del precedente orientamento 7.1. 7.3 Qualora l’autorità di vigilanza principale stabilisca, tenendo conto delle opinioni espresse dai membri permanenti, che l’impresa operante su base transfrontaliera o le sedi nell’UE presentano un rischio ML/TF elevato, l’autorità di vigilanza principale dovrebbe convocare una riunione fisica del collegio AML/CFT almeno una volta all’anno, a meno che i membri permanenti non si accordino su una diversa frequenza o forma di riunione, tenendo conto dei fattori indicati nell’orientamento 7.1.

7.4 Nella misura in cui ciò sia pertinente e possibile, l’autorità di vigilanza principale, in consultazione con i membri permanenti, dovrebbe organizzare una riunione fisica del collegio AML/CFT immediatamente prima, dopo o contemporaneamente alla riunione del collegio delle autorità di vigilanza prudenziale per facilitare lo scambio di informazioni tra le autorità competenti e le autorità di vigilanza prudenziale.

7.5 In tutti i casi non trattati nell’orientamento 7.3, l’autorità di vigilanza principale dovrebbe, in consultazione con i membri permanenti, concordare la frequenza o la forma della riunione, tenendo conto dei fattori indicati nell’orientamento 7.1.

7.6 L’autorità di vigilanza principale dovrebbe assicurare che le riunioni programmate del collegio AML/CFT prevedano quanto meno:

• (a) lo scambio di informazioni sull’impresa operante su base transfrontaliera e sulle sue sedi transfrontaliere o sulle sedi nell’UE, tra cui:
• (i) la valutazione, da parte dei membri permanenti, del profilo di rischio ML/TF dell’impresa operante su base transfrontaliera o delle sedi nell’UE;
• (ii) gli indicatori di preallerta di rischi ML/TF emergenti;
• (iii) i rischi ML/TF già materializzati e le più ampie risultanze dell’attività di vigilanza (o le risultanze provvisorie nel caso in cui siano state individuate gravi violazioni) relative alle politiche e alle procedure AML/CFT, compresa l’applicazione di politiche e procedure a livello di gruppo, da parte dell’impresa operante su base transfrontaliera o delle sedi nell’UE, compreso un numero e un’analisi delle segnalazioni di transazioni sospette archiviate, laddove tali informazioni sono disponibili;
• (iv) azioni di vigilanza AML/CFT programmate o completate di recente, comprese le ispezioni in situ ed extra situ;
• (v) sanzioni o altre azioni o misure correttive che sono state prese in considerazione o imposte per violazioni degli obblighi AML/CFT;
• (vi) altre misure di vigilanza o di esecuzione, comprese le misure applicate dalle autorità di vigilanza prudenziale, se del caso, come la maggiorazione del capitale in base al rischio ML/TF, o le misure e le decisioni prese alla luce del rischio ML/TF per quanto riguarda l’autorizzazione, le partecipazioni qualificate, la governance, i controlli interni, l’idoneità e la correttezza;
• (b) una considerazione della necessità di un approccio comune e di azioni coordinate conformemente agli orientamenti 12 e 13.