5.3 Komiteede protsessid

Komiteed peaksid järelevalve funktsiooni täitvale juhtorganile korrapäraselt raporteerima.

Komiteed peaksid omavahel asjakohaselt suhtlema. Ilma et see piiraks lõike 49 kohaldamist, võib vastav suhtlus toimuda läbi vastastikuse osaluse nii, et ühe komitee esimees või liige on omakorda ka mõne teise komitee liige.

Komiteede liikmete arutelud peaksid olema avatud ja kriitilised ning lahknevaid arvamusi tuleks arutada konstruktiivselt.

Komiteed peaksid dokumenteerima komitee koosolekute päevakorra ning nende peamised tulemused ja järeldused.

Riskikomitee ja nomineerimiskomitee peaksid vähemalt:

• a. omama ligipääsu oma rolli täitmiseks vajalikule asjakohasele teabele ja andmetele, muu hulgas asjaomastelt äri- ja kontrollifunktsioone täitvatelt üksustelt (nt juriidiliselt üksuselt, finantsüksuselt, personaliosakonnast, IT-osakonnast, siseauditi üksuselt, riskijuhtimise üksuselt, vastavuskontrolliüksuselt; sh teave rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise alastele nõuetele vastavuse kohta ja kahtlaste tehingute aruannete koondteave ning teave rahapesu ja terrorismi rahastamise riskide kohta) pärinevale teabele ja andmetele;
• b. saama sisekontrolli funktsioonide juhtidelt regulaarseid aruandeid, sihtotstarbelist teavet, teavitusi ja arvamusi nii krediidiasutuse või investeerimisühingu praeguse riskiprofiili, riskikultuuri ning riskilimiitide kui ka võimalike oluliste rikkumiste kohta¹⁸ koos üksikasjaliku teabe ning soovitustega probleemi lahendamiseks võetud, võetavate või väljapakutud parandusmeetmete kohta; vaatama korrapäraselt läbi saadud riskiteabe sisu, vormi ja sageduse ning nende kohta otsuseid tegema; ja
• c. vajadusel tagama sisekontrolli funktsioonide ja muude asjakohaste funktsioonide täitjate (personaliosakonna, juriidilise üksuse, finantsüksuse) nõuetekohase kaasatuse vastavates valdkondades ja/või küsima nõu väliseksperdilt.

¹⁸ Seoses tõsiste rahapesu või terrorismi rahastamise tõkestamise alaste rikkumistega. Palun tutvuge ka direktiivi 2013/36/EL artikli 117 lõike 6 alusel väljastatavate suunistega, milles täpsustatakse selle artikli lõikes 5 nimetatud asutuste vahelise koostöö ja teabevahetuse viisi, eelkõige seoses piiriüleste konsolideerimisgruppidega ja tõsiste rahapesu vastase võitluse eeskirjade rikkumiste tuvastamise valguses.