5.3 Processi dei comitati

I comitati dovrebbero informare regolarmente l’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica.

I comitati dovrebbero interagire tra loro, ove opportuno. Fatto salvo il paragrafo 49, tale interazione potrebbe assumere la forma di partecipazione incrociata, in modo tale che il presidente o un membro di un comitato possa essere anche membro di un altro comitato.

I membri dei comitati dovrebbero impegnarsi in discussioni aperte e con spirito critico, durante le quali i pareri dissenzienti siano discussi in modo costruttivo.

I comitati dovrebbero documentare gli ordini del giorno delle rispettive riunioni nonché i relativi risultati e conclusioni principali.

Il comitato dei rischi e il comitato per le nomine dovrebbero quantomeno:

• a. avere accesso a tutte le informazioni e a tutti i dati pertinenti necessari allo svolgimento del loro ruolo, incluse le informazioni e i dati provenienti da funzioni societarie e di controllo pertinenti (ad es. di tipo legale e finanziario e quelli relativi a risorse umane, informatica, audit interno, rischi, conformità, incluse informazioni sulla conformità ai requisiti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo e informazioni aggregate su segnalazioni di operazioni sospette e fattori di rischio legati al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo);
• b. ricevere periodicamente relazioni, informazioni ad hoc, comunicazioni e pareri dai responsabili delle funzioni di controllo interno, relativamente al profilo di rischio corrente dell’ente, alla sua cultura del rischio e ai suoi limiti in tale ambito, nonché in merito a ogni violazione sostanziale (¹⁸ ) che possa verificarsi, corredati di informazioni

(¹⁸ ) Per quanto riguarda le gravi violazioni in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo. Cfr. anche agli orientamenti da emanare ai sensi dell’articolo 117, paragrafo 6, della direttiva 2013/36/UE, che precisano le modalità di collaborazione e scambio di informazioni tra le autorità di cui al paragrafo 5 di detto articolo, in particolare in relazione ai gruppi transfrontalieri e all’individuazione di gravi violazioni delle norme antiriciclaggio. dettagliate e raccomandazioni sulle misure correttive adottate, da adottare o consigliare per farvi fronte; riesaminare su base periodica e prendere decisioni per quanto concerne contenuto, formato e frequenza delle informazioni sul rischio da comunicare loro;

• c. laddove necessario, garantire l’adeguato coinvolgimento delle funzioni di controllo interno e di altre funzioni pertinenti (risorse umane, affari giuridici, finanze) nelle loro rispettive aree di competenza e/o consultare un esperto esterno per un parere.