17 Riskienhallintajärjestelmä

Riskejä ja riskistrategiaa koskeva tehokas viestintä ja tietoisuus ovat ratkaisevia koko riskienhallintaprosessin kannalta, arviointi- ja päätöksentekomenettely mukaan luettuna, ja ne auttavat välttämään päätöksiä, jotka voivat tahattomasti lisätä riskiä. Tehokkaaseen riskiraportointiin sisältyvät riskistrategian ja riskejä koskevien merkityksellisten tietojen (esim. vastuut ja keskeiset riski-indikaattorit) järkevä sisäinen tarkastelu ja niistä tiedottaminen sekä horisontaalisesti laitoksen yksiköiden välillä että vertikaalisen hallintoketjun päästä päähän.

Laitoksella on oltava dokumentoidut ja ylimmän hallintoelimen hyväksymät uusien tuotteiden hyväksymistä koskevat käytännöt, joissa käsitellään uusien markkinoiden, tuotteiden ja palvelujen kehittämistä ja olemassa oleviin tuotteisiin tehtäviä merkittäviä muutoksia sekä poikkeuksellisia liiketoimia. Käytäntöjen tulee kattaa toimiin liittyviin menettelyihin (esim. uudet ulkoistamisjärjestelyt) ja järjestelmiin (esim. tietotekniikan muutosmenettelyt) tehtävät olennaiset muutokset. Uusien tuotteiden hyväksymistä koskevien käytäntöjen avulla tulee varmistaa, että hyväksytyt tuotteet ja muutokset ovat yhdenmukaisia laitoksen riskistrategian ja riskinottohalun sekä niitä vastaavien laitoksen rajoitusten kanssa, tai että niihin tehdään tarvittavat muutokset.

Olennaisiin muutoksiin tai poikkeuksellisiin liiketoimiin voivat sisältyä sulautumiset ja yritysostot, mukaan lukien mahdolliset seuraukset riittämättömästä due diligence - prosessista, jossa ei onnistuta tunnistamaan sulautumisen jälkeisiä riskejä ja velvoitteita, uusien rakenteiden perustamiset (esim. uudet tytäryritykset tai yhtä tarkoitusta varten perustetut yhtiöt), uudet tuotteet, muutokset järjestelmiin tai riskienhallintajärjestelmään tai -menettelyihin ja muutokset laitoksen organisaatioon.

Laitoksella tulee olla erityiset menettelyt näiden käytäntöjen noudattamista koskevaan arviointiin, ja niissä tulee ottaa huomioon riskienhallintatoiminnon osallistuminen. Tähän tulee sisältyä säännösten noudattamista valvovan toiminnon tekemä järjestelmällinen uusia tuotteita tai olemassa olevien tuotteiden merkittäviä muutoksia koskeva ennakkoarviointi ja dokumentoitu lausunto.

Uusien tuotteiden hyväksymistä koskevissa käytännöissä on tarkasteltava kaikkia niitä tekijöitä, jotka tulisi ottaa huomioon ennen päätösten tekemistä uusille markkinoille menemisestä, kaupankäynnistä uusilla tuotteilla, uusien palvelujen tarjoamisesta tai merkittävien muutosten tekemisestä olemassa oleviin tuotteisiin tai palveluihin. Käytäntöihin on sisällytettävä myös ”uusien tuotteiden/markkinoiden/liiketoimintojen” ja ”merkittävien muutosten” määritelmät, joita käytetään organisaatiossa ja päätöksentekomenettelyyn osallistuvissa sisäisissä toiminnoissa.

Uusien tuotteiden hyväksymistä koskevissa periaatteissa on määriteltävä keskeiset kysymykset, jotka on selvitettävä ennen päätöksen tekemistä. Niihin on sisällytettävä säännösten noudattaminen, kirjanpito, hinnoittelumallit, riskiprofiiliin, omien varojen riittävyyteen ja kannattavuuteen kohdistuvat vaikutukset, riittävien front-, back- ja middle-office-resurssien saatavuus sekä riskien ymmärtämiseen ja seurantaan tarvittavien sisäisten välineiden ja asiantuntemuksen saatavuus. Direktiivissä (EU) 2015/849 säädettyjen velvoitteiden noudattamiseksi laitosten tulee lisäksi tunnistaa ja arvioida uuteen tuotteeseen tai liiketoimintakäytäntöön liittyvä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riski sekä esitettävä toimenpiteet näiden riskien lieventämiseksi. Uuden toiminnan aloittamista koskevassa päätöksessä on mainittava selvästi toiminnasta vastaava liiketoimintayksikkö ja sen vastuuhenkilöt. Uutta toimintaa ei tule aloittaa, ennen kuin käytettävissä on riittävästi resursseja siihen liittyvien riskien arviointiin ja hallintaan.