5.5 Sistema e funzioni dei controlli interni

Le autorità competenti dovrebbero valutare se l’impresa di investimento disponga di un sistema di controlli interni adeguato alla natura, alle dimensioni e alla complessità delle attività dell’impresa, conformemente a quanto previsto dagli Orientamenti dell’ABE sulla governance interna. Tale valutazione dovrebbe tenere almeno considerare se:

• a. l’impresa di investimento attua il quadro di controllo interno in tutta l organizzazione, inclusi le responsabilità e i compiti dell’organo di gestione, nonchè le attività di tutte le linee di business e delle unità interne, fra cui le funzioni di controllo interno, le attività esternalizzate e i canali di distribuzione;
• b. l’impresa di investimento fissa, mantiene e aggiorna periodicamente e per iscritto le politiche, i meccanismi e le procedure di controllo interno adeguati che dovrebbero essere approvati dall’organo di gestione;
• c. le linee di business dell’impresa di investimento sono responsabili della gestione dei rischi nei quali incorrono durante l’esercizio delle proprie attività e dispongono di controlli volti a garantire la conformità con i requisiti interni ed esterni;
• d. l’organo di gestione è responsabile della definizione e del monitoraggio dell’adeguatezza e dell’efficacia del sistema di controllo interno, dei processi e dei meccanismi, e del monitoraggio di tutte le linee di business e unità interne, incluse le funzioni di controllo interno;
• e. ove applicabile, il quadro di controllo interno dell’impresa di investimento viene adattato, su base individuale, alle specificità della sua attività, alla sua complessità e ai rischi associati, tenendo conto del contesto del gruppo;

39

• f. il processo decisionale è chiaro, trasparente e documentato e vi è una chiara ripartizione delle responsabilità e del potere nel sistema di controllo interno, incluso fra le linee di business, le unità interne e le funzioni di controllo interno;
• g. il necessario scambio delle informazioni, incluso quello su politiche, meccanismi,procedure e relativi aggiornamenti, avviene in un modo tempestivo e tale da garantire che l’organo di gestione, ciascuna linea di business e unità interna, compresa ciascuna funzione di controllo interno indipendente, sia in grado di svolgere i propri compiti;
• h. le funzioni di controllo interno sottopongono periodicamente all’organo di gestione, rapporti scritti, tempestivi, accurati, sintetici, esaustivi, chiari e utili sulle principali carenze individuate e tali rapporti includeranno, per ogni importante nuova carenza individuata, i maggior rischi conseguenti, una valutazione d’impatto, raccomandazioni e misure correttive da adottare;
• i. le funzioni di controllo interno hanno accesso e possono riferire direttamente all’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica, allo scopo di indicare, se necessario, eventuali preoccupazioni;
• j. l’organo di gestione dà seguito alle risultanze delle funzioni di controllo interno tempestivamente ed efficacemente richiedendo adeguate azioni correttive e una procedura formale di reazione ( follow-up ) sulle risultanze e le misure correttive adottate.

5.5.2 Funzioni di controllo interno

Le autorità competenti dovrebbero valutare se l’impresa di investimento disponga di una funzione di conformità interna efficace e permanente e, ove appropriato e proporzionato, di funzioni di gestione dei rischi e di audit interno dotate dell’autorità, della levatura, delle risorse sufficienti e, ove necessario, dell’accesso diretto all’organo di gestione nella sua funzione di vigilanza e ai suoi comitati, se costituiti, con particolare riguardo al comitato dei rischi.

Spetta alle autorità competenti valutare se la funzione di conformità dell’impresa di investimento e, ove presente, la funzione di gestione dei rischi e quella di audit interno sono conformi alle disposizioni del titolo 5 degli Orientamenti dell’ABE sulla governance interna.