5.5 Ramy i funkcja kontroli wewnętrznej

Właściwe organy powinny ocenić, czy firma inwestycyjna posiada ramy kontroli wewnętrznej odpowiednie do charakteru, skali i złożoności działalności firm inwestycyjnych, zgodnie z przepisami określonymi w wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego. W tym zakresie powinny one ocenić co najmniej, czy:

• a. firmy inwestycyjne wdrażają ramy kontroli wewnętrznej obejmujące całą organizację, w tym obowiązki i zadania organu zarządzającego oraz działalność wszystkich linii biznesowych i jednostek wewnętrznych, w tym komórek ds. kontroli wewnętrznej, czynności objęte outsourcingiem i kanały dystrybucji;
• b. firmy inwestycyjne ustanowiły, utrzymują i regularnie aktualizują odpowiednią pisemną politykę, mechanizmy i procedury kontroli wewnętrznej, które powinny zostać zatwierdzone przez organ zarządzający;
• c. linie biznesowe firm inwestycyjnych są odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem, jakie ponoszą w związku z prowadzeniem działalności, oraz czy ustanowiły mechanizmy kontroli mające na celu zapewnienie zgodności z wewnętrznymi i zewnętrznymi wymogami;
• d. organ zarządzający odpowiada za ustanowienie i monitorowanie adekwatności oraz skuteczności ram kontroli wewnętrznej, procesów i mechanizmów, a także za nadzorowanie wszystkich linii biznesowych i jednostek wewnętrznych, w tym komórek ds. kontroli wewnętrznej;

38

• e. w stosownych przypadkach, ramy kontroli wewnętrznej firmy inwestycyjnej są dostosowane indywidualnie do specyfiki jej działalności, jej złożoności i związanego z nią ryzyka, uwzględniając przy tym kontekst grupy;
• f. istnieje jasny, przejrzysty i udokumentowany proces decyzyjny oraz jasny podział obowiązków i uprawnień związanych z ramami kontroli wewnętrznej, obejmujący jej linie biznesowe, jednostki wewnętrzne i komórki ds. kontroli wewnętrznej;
• g. istnieje wymiana niezbędnych informacji, w tym polityki, mechanizmów i procedur oraz ich aktualizacji, w sposób terminowy i gwarantujący, że organ zarządzający, każda linia biznesowa i jednostka wewnętrzna, w tym każda niezależna komórka ds. kontroli wewnętrznej, są w stanie wykonywać swoje obowiązki;
• h. komórki ds. kontroli wewnętrznej regularnie przedkładają organowi zarządzającemu terminowe, dokładne, zwięzłe, kompleksowe, jasne i użyteczne pisemne sprawozdania dotyczące głównych zidentyfikowanych niedociągnięć i sprawozdania te zawierają, w związku z każdym nowo zidentyfikowanym głównym niedociągnięciem, opis ryzyk z nim związanych, ocenę wpływu, zalecenia i środki naprawcze, które należy zastosować;
• i. komórki ds. kontroli wewnętrznej mają bezpośredni kontakt i możliwość raportowania bezpośrednio do organu zarządzającego pełniącego funkcję nadzorczą, aby w razie potrzeby zgłosić wątpliwości;
• j. organ zarządzający podejmuje działania w związku z ustaleniami komórki ds. kontroli wewnętrznej w sposób terminowy i skuteczny oraz wymaga podjęcia odpowiednich działań zaradczych i wprowadzenia formalnej procedury działań następczych w związku z ustaleniami i zastosowanymi środkami naprawczymi.

5.5.2 Funkcja kontroli wewnętrznej

Właściwe organy powinny ocenić, czy firma inwestycyjna posiada skuteczną i stałą wewnętrzną komórkę ds. zapewniania zgodności z prawem oraz, w stosownych i proporcjonalnych przypadkach, komórkę ds. zarządzania ryzykiem i komórkę ds. audytu wewnętrznego, które dysponują wystarczającymi uprawnieniami, rangą, zasobami oraz, w razie potrzeby, bezpośrednim dostępem do organu zarządzającego pełniącego funkcję nadzorczą i jego komitetów, o ile zostały ustanowione, w tym w szczególności komitetu ds. ryzyka.

Właściwe organy powinny ocenić, czy komórka firmy inwestycyjnej ds. zapewniania zgodności z prawem oraz, jeśli została ustanowiona, komórka ds. zarządzania ryzykiem i komórka ds. audytu wewnętrznego spełniają przepisy tytułu 5 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego.

39