Artikolu 16 Rekwiżiti organizzazzjonali

Ditta ta’ investiment li tipproduċi strumenti finanzjarji għall-bejgħ lil klijenti għandha żżomm, topera u tirrevedi proċess għall-approvazzjoni ta’ kull strument finanzjarju u adattamenti sinifikanti tal-istrumenti finanzjarji eżistenti qabel dawn jiġu kummerċjalizzati jew distribwiti lill-klijenti.

Il-proċess ta’ approvazzjoni tal-prodott għandu jispeċifika suq mira identifikat ta’ klijenti aħħarin fi ħdan il-kategorija rilevanti ta’ klijenti għal kull strument finanzjarju u għandu jiżgura li r-riskji kollha rilevanti għal tali suq mira identifikat jiġu valutati u li l-istrateġija maħsuba għad-distribuzzjoni tkun konsistenti mas-suq mira identifikat.

Ditta ta’ investiment għandha wkoll tirrevedi regolarment l-istrumenti finanzjarji li hi toffri jew tikkummerċjalizza, billi tqis kwalunkwe avveniment li jista’ jaffettwa materjalment ir-riskju potenzjali għas-suq mira identifikat, biex mill-inqas tevalwa jekk l-istrument finanzjarju jibqax konsistenti mal-ħtiġijiet tas-suq mira identifikat u jekk l-istrateġija maħsuba għad-distribuzzjoni tibqax adegwata.

Ditta ta’ investiment li tipproduċi strumenti finanzjarji għandha tqiegħed għad-dispożizzjoni ta’ kwalunkwe distributur l-informazzjoni kollha adegwata dwar l-istrument finanzjarju u l-proċess ta’ approvazzjoni tal-prodott, inkluż is-suq mira identifikat tal-istrument finanzjarju.

Meta ditta ta’ investiment toffri jew tirrakkomanda strumenti finanzjarji li ma tipproduċix, din għandu jkollha arranġamenti adegwati biex tikseb l-informazzjoni msemmija fil-ħames subparagrafu u biex tifhem il-karatteristiċi u s-suq fil-mira identifikat għal kull strument finanzjarju.

Il-politiki, proċessi u arranġamenti msemmija f’dan il-paragrafu għandhom ikunu mingħajr preġudizzju għar-rekwiżiti l-oħra kollha skont din id-Direttiva u r-Regolament (UE) Nru 600/2014, inklużi dawk b’rabta mal-iżvelar, l-adegwatezza, l-identifikazzjoni u l-ġestjoni tal-kunflitti tal-interessi, u l-inċentivi.

Ditta ta' investiment għandu jkollha proċeduri sodi amministrattivi u tal-kontabbiltà, mekkaniżmi tal-kontroll intern u proċeduri effettivi għall-valutazzjoni tar-riskji.

Mingħajr preġudizzju għall-kapaċità tal-awtoritajiet kompetenti li jirrikjedu l-aċċess għall-komunikazzjonijiet f'konformità ma' din id-Direttiva u r-Regolament (UE) Nru 600/2014, ditta ta' investiment għandu jkollha fis-seħħ mekkaniżmi sodi ta' sigurtà biex tiżgura, f'konformità mar-rekwiżiti stabbiliti fir-Regolament (UE) 2022/2554, is-sigurtà u l-awtentikazzjoni tal-mezzi tat-trasferiment ta' informazzjoni, biex timminimizza r-riskju tal-korruzzjoni tad-data u aċċess mhux awtorizzat u biex tipprevjeni kxif ta' informazzjoni, biex b’hekk tinżamm il-kunfidenzjalità tad-data l-ħin kollu.

Tali konverżazzjonijiet telefoniċi u komunikazzjonijiet elettroniċi għandhom jinkludu wkoll dawk li huma maħsuba biex jirriżultaw fi tranżazzjonijiet konklużi meta wieħed iwettaq ►C4  negozjar akkont proprju ◄ jew fil-provvediment ta’ servizzi fuq ordni ta’ klijenti relatati mar-riċezzjoni u t-trasmissjoni ta’ ordnijiet u l-eżekuzzjoni ta’ ordnijiet f’isem il-klijenti, anke jekk dawk il-konverżazzjonijiet jew komunikazzjonijiet ma jirriżultawx fil-konklużjoni ta’ dawn it-tranżazzjonijiet jew fil-provvediment ta’ servizzi fuq ordni ta’ klijenti.

Għal dawn l-iskopijiet, ditta ta’ investiment għandha tieħu l-passi raġonevoli kollha biex tiddokumenta konverżazzjonijiet telefoniċi u komunikazzjonijiet elettroniċi rilevanti, magħmulin bi, mibgħuta minn jew riċevuti minn tagħmir pprovdut mid-ditta ta’ investiment lil impjegat jew kuntrattur jew li l-użu tiegħu minn impjegat jew kuntrattur ġie aċċettatt jew permess mid-ditta ta’ investiment.

Ditta ta’ investiment għandha tinnotifika lil klijenti ġodda u eżistenti li konverżazzjonijiet telefoniċi jew komunikazzjonijiet elettroniċibejn id-ditta ta’ investiment u l-klijenti tagħha li jirriżultaw jew jistgħu jirriżultaw fi transazzjonijiet ser jiġu reġistrati.

Tali notifika tista’ issir darba, qabel il-forniment tas-servizzi ta’ investiment lil klijenti ġodda u dawk eżistenti.

Ditta ta’ investiment m’għandhiex tipprovdi, bit-telefon, servizzi u attivitajiet ta’ investiment lil klijenti li ma ġewx notifikati minn qabel dwar ir-reġistrazzjoni tal- konverżazzjonijiet telefoniċi jew komunikazzjonijiet elettroniċi tagħhom, meta dawn is-servizzi u attivitajiet ta’ investiment ikunu marbuta mal-irċevuta, it-trażmissjoni u l-eżekuzzjoni tal-ordnijiet tal-klijenti.

L-ordnijiet jistgħu jsiru mill-klijenti permezz ta’ mezzi oħra, madankollu tali komunikazzjonijiet għandhom isiru b’mezz durabbli bħal posta, fax, posta elettronika jew dokumentazzjoni tal-ordnijiet tal-klijenti magħmula f’laqgħat. B’mod partikolari, il-kontenut ta’ konverżazzjonijiet rilevanti wiċċ imb’wiċċ ma’ klijent jista’ jiġi reġistrat permezz ta’ minuti jew noti bil-miktub. Tali ordinijiet għandhom jitqiesu ekwivalenti għal ordnijiet riċevuti bit-telefon.

Ditta ta’ investiment għandha tieħu l-passi raġonevoli kollha biex tipprevjeni impjegat jew kuntrattur milli jagħmel, jibgħat jew jirċievi konverżazzjonijet telefoniċi u komunikazzjonijiet elettroniċi rilevanti fuq tagħmir li jkun proprjetà privata li d-ditta ta’ investiment ma tkunx tista’ tirreġistra jew tikkopja.

Ir-rekords miżmuma skont dan il-paragrafu għandhom ikunu pprovduti lill-klijenti involuti fuq talba tal-klijenti u għandhom jinżammu għal perjodu ta’ ħames snin u, fejn jintalab mill-awtorità kompetenti, għal perjodu massimu ta’ seba’ snin.

L-Istati Membri, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, jistgħu jimponu rekwiżiti fuq ditti ta’ investiment fir-rigward tas-salvagwardja tal-assi tal-klijenti, b’mod addizzjonali għad-dispożizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafi 8, 9 u 10 u l-atti delegati rispettivi kif imsemmija fil-paragrafu 12. Tali rekwiżiti jridu jkunu oġġettivament ġustifikati u proporzjonati sabiex, meta ditti ta’ investiment jissalvagwardjaw l-assi u l-fondi tal-klijenti, jindirizzaw riskji speċifiċi għall-protezzjoni tal-investitur jew għall-integrità tas-suq li huma ta’ importanza partikolari fiċ-ċirkustanzi tal-istruttura tas-suq ta’ dak l-Istat Membru.

L-Istati Membri għandhom jinnotifikaw, mingħajr dewmien żejjed, lill-Kummissjoni bi kwalunkwe rekwiżit li jkunu beħsiebhom jimponu f’konformità ma’ dan il-paragrafu u tal-anqas xahrejn qabel id-data magħżula biex dak ir-rekwiżit jidħol fis-seħħ. In-notifika għandha tinkludi ġustifikazzjoni għal dak ir-rekwiżit. Kwalunkwe rekwiżit addizzjonali bħal dan m’għandux jirrestrinġi jew b’mod ieħor jaffettwa d-drittijiet tad-ditti ta’ investiment skont l-Artikoli 34 u 35.

Il-Kummissjoni għandha, fi żmien xahrejn min-notifika msemmija fit-tielet subparagrafu, tagħti l-opinjoni tagħha dwar il-proporzjonalità tar-rekwiżiti addizzjonali u l-ġustifikazzjoni għalihom.

L-Istati Membri jistgħu jżommu rekwiżiti addizzjonali sakemm huma kienu notifikati lill-Kummissjoni bi qbil mal-Artikolu 4 tad-Direttiva 2006/73/KE qabel it-2 ta' Lulju 2014 u l-kundizzjonijiet stipulati f’dak l-Artikolu jkunu ssodisfati.

Il-Kummissjoni għandha tikkomunika lill-Istati Membri u tippubblika fis-sit elettroniku tagħha r-rekwiżiti addizzjonali imposti f’konformità ma’ dan il-paragrafu.