Članak 16. Organizacijski zahtjevi

Investicijsko društvo koje proizvodi financijske instrumente za prodaju klijentima održava, vodi i preispituje postupak za odobrenje svakog financijskog instrumenta i značajne prilagodbe postojećih financijskih instrumenata prije nego li se stave na tržište ili distribuiraju klijentima.

Postupak odobrenja proizvoda navodi utvrđeno ciljano tržište krajnjih klijenata unutar odgovarajuće kategorije klijenata za svaki financijski instrument i osigurava da su utvrđeni svi relevantni rizici za takvo utvrđeno ciljano tržište te da je predviđena strategija distribucije usklađena s utvrđenim ciljanim tržištem.

Investicijsko društvo također redovito preispituje financijske instrumente koje ono nudi ili prodaje, uzimajući u obzir svaki događaj koji bi mogao značajno utjecati na potencijalni rizik utvrđenog ciljanog tržišta, kako bi se barem procijenilo je li financijski instrument i dalje prilagođen potrebama utvrđenog ciljanog tržišta i je li namjeravana strategija distribucije i dalje prikladna.

Investicijsko društvo koje proizvodi financijske instrumente stavlja na raspolaganje svim distributerima sve odgovarajuće informacije o financijskom instrumentu i postupku odobrenja proizvoda, uključujući utvrđeno ciljano tržište financijskog proizvoda.

Ako investicijsko društvo nudi ili preporučuje financijske instrumente koje ne proizvodi, ono mora imati uspostavljene primjerene mjere za dobivanje informacija navedenih u petom podstavku te razumjeti značajke i utvrđeno ciljano tržište svakog financijskog instrumenta.

Politike, postupci i dogovori iz ovog stavka ne dovode u pitanje sve ostale zahtjeve iz ove Direktive i Uredbe (EU) br. 600/2014, uključujući one koji se odnose na objavljivanje, primjerenost ili prikladnost, utvrđivanje i upravljanje sukobima interesa te dodatne poticaje.

Investicijsko društvo dužno je imati dobre administrativne i računovodstvene postupke, mehanizme unutarnje kontrole i djelotvorne postupke procjene rizika.

Ne dovodeći u pitanje sposobnost nadležnih tijela da zatraže pristup komunikaciji u skladu s ovom Direktivom i Uredbom (EU) br. 600/2014, investicijsko društvo dužno je imati dobre sigurnosne mehanizme da bi se, u skladu sa zahtjevima utvrđenima u Uredbi (EU) 2022/2554, zajamčili sigurnost i autentifikacija sredstava za prijenos informacija, na najmanju moguću mjeru smanjio rizik od oštećenja podataka i neovlaštenog pristupa i spriječilo odavanje informacija, održavajući pritom u svakom trenutku povjerljivosti podataka.

Takvi telefonski razgovori i elektronička komunikacija također uključuju one namijenjene tome da ostvare transakcije zaključene trgovanjem za vlastiti račun i pružanje usluga koje se odnose na postupanje s nalozima klijenata, a koje se odnose na zaprimanje, prijenos i izvršavanje naloga klijenata, čak i ako ti razgovori ili komunikacija ne dovedu do zaključivanja tih transakcija ili do pružanja usluga koje se odnose na postupanje s nalozima klijenata.

U tu svrhu, investicijsko društvo poduzima sve razumne korake za bilježenje relevantnih telefonskih razgovora i elektroničke komunikacije vođene, poslane ili zaprimljene opremom koju investicijsko društvo osigurava zaposleniku ili ugovaratelju ili čiju je uporabu od strane zaposlenika ili ugovaratelja investicijsko društvo prihvatilo ili dopustilo.

Investicijsko društvo obavještava nove i postojeće klijente da će telefonska komunikacija ili razgovori između investicijskog društva i njegovih klijenata koji su doveli ili mogu dovesti do transakcija biti zabilježeni.

Takva obavijest može se pružiti jednom, prije pružanja investicijskih usluga novim i postojećim klijentima.

Investicijsko društvo ne pruža telefonski investicijske usluge i aktivnosti klijentima koje nisu unaprijed obavijestili o bilježenju njihove telefonske komunikacije ili razgovora ako se takve investicijske usluge i aktivnosti odnose na primitak, prijenos i izvršavanje naloga klijenta.

Klijenti naloge mogu predati drugim kanalima, međutim, takva se komunikacija mora odvija putem trajnih medija kao što su pošta, faks, elektronička pošta ili dokumentacija naloga klijenta sačinjena na sastanku Osobito, sadržaj relevantnog razgovora u četiri oka s klijentom može biti zabilježen tako da se vodi pisani zapisnik ili bilješke. Takvi se nalozi smatraju jednakovrijednima onima zaprimljenim telefonom.

Investicijsko društvo poduzima sve razumne korake kako bi spriječilo da zaposlenik ili ugovaratelj ostvari, uputi ili zaprimi relevantne telefonske razgovore i elektroničku komunikaciju opremom u privatnom vlasništvu koju investicijsko društvo ne može zabilježiti ili kopirati.

Evidencija koja se čuva u skladu s ovim stavkom daje se na zahtjev uključenim klijentima i čuva pet godina te, ako to zahtijevaju nadležna tijela, do sedam godina.

Države članice mogu, u iznimnim okolnostima, uvesti zahtjeve za investicijska društva u pogledu dodatne zaštite imovine klijenta uz odredbe utvrđene u stavcima 8., 9. i 10. te odgovarajućim delegiranim aktima iz stavka 12.. Takvi zahtjevi moraju biti objektivno opravdani i proporcionalni kako bi, ako investicijska društva štite imovinu i novčana sredstava klijenta, obuhvatili posebne rizike u vezi sa zaštitom ulagatelja ili integritetom tržišta koji su od posebne važnosti u okolnostima tržišne strukture te države članice.

Države članice obavještavaju Komisiju o svim zahtjevima koje namjeravaju uvesti u skladu s ovim stavkom bez nepotrebne odgode i najmanje dva mjeseca prije datuma koji je predviđen za stupanje na snagu tih zahtjeva. Obavijest uključuje opravdanje za navedene zahtjeve. Svi takvi dodatni zahtjevi ne ograničavaju niti na drugi način utječu na prava investicijskih društava u skladu s člancima 34. i 35.

Komisija u roku od dva mjeseca od obavijesti iz trećeg podstavka dostavlja mišljenje o proporcionalnosti i obrazloženju dodatnih zahtjeva.

Države članice mogu zadržati dodatne zahtjeve ako su o njima obavijestile Komisiju u skladu s člankom 4. Direktive 2006/73/EZ prije 2. srpnja 2014. i pod uvjetom da su ispunjeni uvjeti utvrđeni u tom članku.

Komisija državama članicama dostavlja i na svojoj internetskoj stranici objavljuje dodatne zahtjeve uvedene u skladu s ovim stavkom.