Člen 16 Organizacijske zahteve

Investicijsko podjetje, ki pripravlja finančne instrumente za prodajo strankam, ima vzpostavljene, vodi in pregleduje postopke za odobritev vsakega finančnega instrumenta in pomembnih prilagoditev finančnih instrumentov pred njihovim trženjem ali distribucijo strankam.

V postopku za odobritev produkta se določi opredeljeni ciljni trg končnih strank v okviru zadevne kategorije strank za vsak finančni instrument in zagotovi oceno vseh tveganj, povezanih s tem trgom, in skladnost načrtovane distribucijske strategije z njim.

Investicijsko podjetje redno pregleduje finančne instrumente, ki jih ponuja ali trži, da ob upoštevanju vsakega dogodka, ki bi lahko bistveno vplival na morebitno tveganje za opredeljen ciljni trg, oceni vsaj, ali je finančni instrument še skladen s potrebami opredeljenega ciljnega trga in ali je načrtovana prodajna strategija še ustrezna.

Investicijsko podjetje, ki pripravlja finančne instrumente, da distributerjem na voljo vse ustrezne informacije o finančnih instrumentih in postopku za odobritev produkta, tudi o opredeljenem ciljnem trgu finančnega instrumenta.

Kadar investicijsko podjetje ponuja ali priporoča finančne instrumente, ki jih ne pripravlja, uredi vse potrebno za pridobitev informacij iz petega pododstavka in razumevanje lastnosti in opredeljenega ciljnega trga vsakega takega finančnega instrumenta.

Politike, postopki in ureditve iz tega odstavka ne posegajo v druge zahteve v okviru te direktive in Uredbe (EU) št. 600/2014, tudi ne v zahteve v zvezi z razkritjem, primernostjo ali ustreznostjo, prepoznavanjem in obvladovanjem nasprotja interesov ter spodbudami.

Investicijsko podjetje ima vzpostavljene učinkovite administrativne in računovodske postopke, mehanizme notranje kontrole in učinkovite postopke za oceno tveganja.

Brez poseganja v možnost pristojnih organov, da zahtevajo dostop do komunikacij v skladu s to direktivo in Uredbo (EU) št. 600/2014, ima investicijsko podjetje vzpostavljene zanesljive varnostne mehanizme, da v skladu z zahtevami iz Uredbe (EU) 2022/2554 zagotavlja varnost in overitev sredstev za prenos informacij, zmanjšuje tveganje za okvaro podatkov in nepooblaščen dostop ter preprečuje uhajanje informacij, tako da je zaupnost podatkov vedno zagotovljena.

Taki telefonski pogovori in elektronske komunikacije vključujejo tudi tiste, ki naj bi privedli do sklenitve poslov pri poslovanju za svoj račun ali opravljanju storitev v zvezi s sprejemanjem, posredovanjem in izvrševanjem naročil strank, tudi če na podlagi teh pogovorov in komunikacij ne pride do sklenitve takih poslov ali do opravljanja takih storitev.

V ta namen investicijsko podjetje sprejme vse razumne ukrepe, s katerimi zagotovi beleženje ustreznih telefonskih pogovorov in elektronske komunikacije, ki se opravijo, pošljejo ali prejmejo z opremo, ki jo je investicijsko podjetje priskrbelo zaposleni osebi ali izvajalcu ali katere uporabo je investicijsko podjetje zaposleni osebi ali izvajalcu odobrilo oziroma dovolilo.

Investicijska podjetja obvestijo nove in obstoječe stranke, da se bodo telefonska komunikacija ali pogovori med investicijskim podjetjem in strankami, ki privedejo ali naj bi privedli do sklenitve poslov, beležili.

Tako obvestilo se lahko poda enkrat, še preden se opravijo investicijske storitve za nove in obstoječe stranke.

Investicijsko podjetje za stranke, ki niso bile predhodno obveščene o beleženju svojih telefonskih komunikaciji ali pogovorov, ne opravljajo investicijskih storitev in poslov po telefonu, kadar so take investicijske storitve in posli v zvezi s sprejemanjem, posredovanjem in izvrševanjem naročil strank.

Stranke lahko naročila oddajo po drugih kanalih, vendar mora biti takšna komunikacija posredovana na trajnem nosilcu podatkov, kot je pismo, telefaks, elektronsko sporočilo ali dokumentacija naročil strank, pripravljena na sestankih. Vsebina zadevnih osebnih pogovorov s stranko se zlasti lahko zabeleži v zapisniku ali beležkah. Takšna naročila se štejejo kot enakovredna naročilom, prejetim po telefonu.

Investicijsko podjetje sprejme vse razumne ukrepe, da bi zaposlenim ali izvajalcem preprečilo opravljanje, pošiljanje ali prejemanje zadevnih telefonski pogovorov in elektronskih komunikacij z zasebno opremo, ki jih investicijsko podjetje ne more zabeležiti ali prekopirati.

Evidence, ki se hranijo v skladu s tem odstavkom, se na zahtevo posredujejo zadevnim strankam in se hranijo pet let, na zahtevo pristojnega organa pa do sedem let.

Države članice lahko v izjemnih okoliščinah investicijskim podjetjem poleg določb iz odstavkov 8, 9 in 10 in zadevnih delegiranih aktov iz odstavka 12 naložijo dodatne zahteve glede zaščite sredstev strank. Take zahteve morajo biti objektivno utemeljene in sorazmerne ter namenjene temu, da bi, če investicijska podjetja ščitijo premoženje in sredstva strank, preprečili posebna tveganja v zvezi z zaščito vlagateljev ali celovitostjo trga, ki so posebej pomembna glede na okoliščine v zvezi s strukturo trga zadevne države članice.

Države članice brez nepotrebnih zamud uradno obvestijo Komisijo o morebitnih zahtevah, ki jih nameravajo določiti v skladu s tem odstavkom, in sicer vsaj dva meseca pred dnevom začetka veljavnosti zadevne zahteve. V uradnem obvestilu navedejo razloge za zahtevo. Dodatne zahteve ne omejujejo ali drugače vplivajo na pravice investicijskih podjetij na podlagi členov 34 in 35.

Komisija v dveh mesecih od prejema uradnega obvestila iz tretjega pododstavka predloži mnenje o sorazmernosti in utemeljitvi dodatnih zahtev.

Države članice lahko ohranijo dodatne zahteve, če so pred 2. julijem 2014 o njih uradno obvestile Komisijo v skladu s členom 4 Direktive 2006/73/ES in če so izpolnjeni pogoji iz navedenega člena.

Komisija o dodatnih zahtevah, določenih v skladu s tem odstavkom, obvesti države članice in jih objavi na svojem spletnem mestu.