Artikel 16 Krav på organisationen av verksamheten

Ett värdepappersföretag som producerar finansiella instrument för försäljning till kunder ska fastställa, tillämpa och se över en process för godkännande av varje finansiellt instrument och varje betydande förändring av existerande finansiella instrument innan de marknadsförs eller distribueras till kunder.

Produktgodkännandeprocessen ska specificera en fastställd målgrupp av slutkunder inom den relevanta kundkategorin för varje finansiellt instrument och ska säkerställa att alla relevanta risker för en sådan fastställd målmarknad bedöms och att den avsedda distributionsstrategin är förenlig med den fastställda målmarknaden.

Ett värdepappersföretag ska också regelbundet se över de finansiella instrument som det erbjuder eller marknadsför, med beaktande av alla händelser som väsentligt skulle kunna påverka den potentiella risken för den fastställda målmarknaden, för att åtminstone bedöma huruvida det finansiella instrumentet fortfarande är förenlig med behoven på den fastställda målmarknaden och huruvida den avsedda distributionsstrategin fortfarande är lämplig.

Ett värdepappersföretag som producerar finansiella instrument ska också förse eventuella distributörer med all lämplig information om det finansiella instrumentet och processen för produktgodkännande, inbegripet den fastställda målmarknaden för det finansiella instrumentet.

Om ett värdepappersföretag erbjuder eller rekommenderar finansiella instrument som det inte producerar, ska det ha infört adekvata arrangemang för att erhålla den information som avses i femte stycket och för att förstå egenskaperna och de fastställda målmarknaderna för varje finansiellt instrument.

Riktlinjerna, processerna och arrangemangen som avses i denna punkt ska inte påverka några andra krav enligt detta direktiv och förordning (EU) nr 600/2014, inbegripet kraven avseende information, lämplighet eller ändamålsenlighet, identifiering och hantering av intressekonflikter samt incitament.

Varje värdepappersföretag ska tillämpa sunda förfaranden för förvaltning och redovisning samt ha mekanismer för internkontroll och effektiva riskbedömningsmetoder.

Utan att det påverkar behöriga myndigheters möjlighet att kräva tillgång till kommunikation i enlighet med detta direktiv och förordning (EU) nr 600/2014, ska ett värdepappersföretag ha inrättat sunda skyddsmekanismer för att, i enlighet med kraven i förordning (EU) 2022/2554, säkerställa skyddet och autentiseringen vid informationsöverföring, för att minimera risken för dataförvanskning och för obehörig åtkomst och för att förhindra informationsläckor så att uppgifterna därmed alltid behandlas konfidentiellt.

Sådana telefonsamtal och sådan elektronisk kommunikation ska även omfatta dem som är avsedda att leda till transaktioner som genomförs vid handel för egen räkning eller vid tillhandahållande av kundordertjänster som rör mottagande, vidarebefordran och utförande av kundorder, även om de samtalen eller den kommunikationen inte resulterar i sådana transaktioner eller i tillhandahållande av kundordertjänster.

Ett värdepappersföretag ska i det syftet vidta alla rimliga åtgärder för att spela in relevanta telefonsamtal och bevara relevant elektronisk kommunikation som görs, sänds eller tas emot med utrustning som värdepappersföretaget tillhandahåller en anställd eller underleverantör eller som värdepappersföretaget accepterar eller tillåter att en anställd eller underleverantör använder.

Ett värdepappersföretag ska informera nya och befintliga kunder om att telefonkommunikation eller telefonsamtal mellan värdepappersföretaget och dess kunder som leder eller kan leda till transaktioner kommer att spelas in.

Sådan information får tillhandahållas en gång, innan nya och befintliga kunder tillhandahålls några investeringstjänster.

Ett värdepappersföretag får inte per telefon tillhandahålla några investeringstjänster eller någon investeringsverksamhet till kunder som inte har informerats i förväg om att deras telefonkommunikation eller telefonsamtal spelas in, om sådana investeringstjänster eller sådan investeringsverksamhet rör mottagande, vidarebefordran och utförande av kundorder.

Kunder får lägga order via andra kanaler, men detta måste dock göras på ett varaktigt medium som brev, fax, e-post eller dokumentation av order som läggs vid möten. Särskilt innehållet i relevanta samtal vid personliga möten med en kund får dokumenteras med skriftliga protokoll eller anteckningar. Sådana order ska anses vara likvärdiga med dem som tas emot via telefon.

Ett värdepappersföretag ska vidta alla rimliga åtgärder för att förhindra att en anställd eller underleverantör gör, sänder eller tar emot relevanta telefonsamtal eller relevant elektronisk kommunikation med privatägd utrustning som värdepappersföretaget inte kan dokumentera eller kopiera.

Den dokumentation som bevaras i enlighet med denna punkt ska tillhandahållas berörda kunder på begäran och ska sparas i fem år, och när detta begärs av den behöriga myndigheten, upp till sju år.

Medlemsstaterna får i undantagsfall införa krav på värdepappersföretag avseende säkrandet av kunders tillgångar utöver bestämmelserna i punkt 8, 9 och 10 och respektive delegerade akter som avses i punkt 12. Sådana krav måste vara objektivt motiverade och proportionella så att de när värdepappersföretag skyddar kundtillgångar och kundmedel är inriktade på specifika risker för investerarskyddet eller marknadsintegriteten som är av särskild vikt under de omständigheter som råder i den medlemsstatens marknadsstruktur.

Medlemsstaterna ska utan onödigt dröjsmål underrätta kommissionen om krav de avser att införa i enlighet med denna punkt, och senast två månader före den dag då kravet ska träda i kraft. Underrättelsen ska innehålla en motivering till kravet. Sådana ytterligare krav ska inte begränsa eller på annat sätt påverka värdepappersföretags rättigheter enligt artiklarna 34 och 35.

Kommissionen ska inom två månader efter den underrättelse som avses i tredje stycket avge ett yttrande om proportionaliteten hos och motiveringen till detta ytterligare krav.

Medlemsstaterna får behålla ytterligare krav förutsatt att de underrättats kommissionen i enlighet med artikel 4 i direktiv 2006/73/EG innan den 2 juli 2014 och att villkoren i den artikeln är uppfyllda.

Kommissionen ska underrätta medlemsstaterna och på sin webbplats offentliggöra de ytterligare krav som har införts i enlighet med denna punkt.