+ICT Risk management framework

ICT Risk management framework

A sound, comprehensive and well-documented ICT risk management framework is in place. Which as goal to address all ICT risks properly and ensure a high level of digital resilience. The reponsibility for risk management is properly assigned to a control function. 

The ICT risk management framework shall be documented and reviewed at least annually, or periodically for microenterprises, with immediate reviews triggered by major ICT-related incidents or supervisory feedback. Continuous improvement will be ensured by incorporating lessons learned from implementation, monitoring, and audits. The report of the review will be prepared according to the requirements as stated in chapter 5 (Article 27) of the RTS RM and will be made available for submission to the competent authority upon request. 

Assess new standards and relevant technology developments in the field of information security, cybersecurity and resilience on a continuous basis and make proposals on how they can strengthen the information security and cybersecurity control measures of the institution.

1. Przegląd

1.1 Odwołania

1.2 Zidentyfikowane wymagania

1.3 Powiązane regulacje

2. Zidentyfikowane wymagania

Wymagania

3. Powiązane regulacje

Regulacje
EULAW Article 6 1

1.   Financial entities shall have a sound, comprehensive and well-documented ICT risk management framework as part of their overall risk management system, which enables them to address ICT risk quickly, efficiently and comprehensively and to ensure a high level of digital operational resilience.
EULAW Article 6 2

2.   The ICT risk management framework shall include at least strategies, policies, procedures, ICT protocols and tools that are necessary to duly and adequately protect all information assets and ICT assets, including computer software, hardware, servers, as well as to protect all relevant physical components and infrastructures, such as premises, data centres and sensitive designated areas, to ensure that all information assets and ICT assets are adequately protected from risks including damage and unauthorised access or usage.
EULAW Article 6 3

3.   In accordance with their ICT risk management framework, financial entities shall minimise the impact of ICT risk by deploying appropriate strategies, policies, procedures, ICT protocols and tools. They shall provide complete and updated information on ICT risk and on their ICT risk management framework to the competent authorities upon their request.
EULAW Article 6 4

4.   Financial entities, other than microenterprises, shall assign the responsibility for managing and overseeing ICT risk to a control function and ensure an appropriate level of independence of such control function in order to avoid conflicts of interest. Financial entities shall ensure appropriate segregation and independence of ICT risk management functions, control functions, and internal audit functions, according to the three lines of defence model, or an internal risk management and control model.
EULAW Article 6 5

5.   The ICT risk management framework shall be documented and reviewed at least once a year, or periodically in the case of microenterprises, as well as upon the occurrence of major ICT-related incidents, and following supervisory instructions or conclusions derived from relevant digital operational resilience testing or audit processes. It shall be continuously improved on the basis of lessons derived from implementation and monitoring. A report on the review of the ICT risk management framework shall be submitted to the competent authority upon its request.
EULAW Article 6 7

7.   Based on the conclusions from the internal audit review, financial entities shall establish a formal follow-up process, including rules for the timely verification and remediation of critical ICT audit findings.
EULAW Article 6 9

9.   Financial entities may, in the context of the digital operational resilience strategy referred to in paragraph 8, define a holistic ICT multi-vendor strategy, at group or entity level, showing key dependencies on ICT third-party service providers and explaining the rationale behind the procurement mix of ICT third-party service providers.
EULAW Article 6 10

10.   Financial entities may, in accordance with Union and national sectoral law, outsource the tasks of verifying compliance with ICT risk management requirements to intra-group or external undertakings. In case of such outsourcing, the financial entity remains fully responsible for the verification of compliance with the ICT risk management requirements.
EULAW Article 8 1

1.   As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1), financial entities shall identify, classify and adequately document all ICT supported business functions, roles and responsibilities, the information assets and ICT assets supporting those functions, and their roles and dependencies in relation to ICT risk. Financial entities shall review as needed, and at least yearly, the adequacy of this classification and of any relevant documentation.
EULAW Article 9 1

1.   For the purposes of adequately protecting ICT systems and with a view to organising response measures, financial entities shall continuously monitor and control the security and functioning of ICT systems and tools and shall minimise the impact of ICT risk on ICT systems through the deployment of appropriate ICT security tools, policies and procedures.
EULAW Article 9 4

4.   As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1), financial entities shall:

(a)

develop and document an information security policy defining rules to protect the availability, authenticity, integrity and confidentiality of data, information assets and ICT assets, including those of their customers, where applicable;

(b)

following a risk-based approach, establish a sound network and infrastructure management structure using appropriate techniques, methods and protocols that may include implementing automated mechanisms to isolate affected information assets in the event of cyber-attacks;

(c)

implement policies that limit the physical or logical access to information assets and ICT assets to what is required for legitimate and approved functions and activities only, and establish to that end a set of policies, procedures and controls that address access rights and ensure a sound administration thereof;

(d)

implement policies and protocols for strong authentication mechanisms, based on relevant standards and dedicated control systems, and protection measures of cryptographic keys whereby data is encrypted based on results of approved data classification and ICT risk assessment processes;

(e)

implement documented policies, procedures and controls for ICT change management, including changes to software, hardware, firmware components, systems or security parameters, that are based on a risk assessment approach and are an integral part of the financial entity’s overall change management process, in order to ensure that all changes to ICT systems are recorded, tested, assessed, approved, implemented and verified in a controlled manner;

(f)

have appropriate and comprehensive documented policies for patches and updates.

For the purposes of the first subparagraph, point (b), financial entities shall design the network connection infrastructure in a way that allows it to be instantaneously severed or segmented in order to minimise and prevent contagion, especially for interconnected financial processes.

For the purposes of the first subparagraph, point (e), the ICT change management process shall be approved by appropriate lines of management and shall have specific protocols in place.
EULAW Article 11 1

1.   As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1) and based on the identification requirements set out in Article 8, financial entities shall put in place a comprehensive ICT business continuity policy, which may be adopted as a dedicated specific policy, forming an integral part of the overall business continuity policy of the financial entity.
EULAW Article 11 3

3.   As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1), financial entities shall implement associated ICT response and recovery plans which, in the case of financial entities other than microenterprises, shall be subject to independent internal audit reviews.
EULAW Article 11 6

6.   As part of their comprehensive ICT risk management, financial entities shall:

(a)

test the ICT business continuity plans and the ICT response and recovery plans in relation to ICT systems supporting all functions at least yearly, as well as in the event of any substantive changes to ICT systems supporting critical or important functions;

(b)

test the crisis communication plans established in accordance with Article 14.

For the purposes of the first subparagraph, point (a), financial entities, other than microenterprises, shall include in the testing plans scenarios of cyber-attacks and switchovers between the primary ICT infrastructure and the redundant capacity, backups and redundant facilities necessary to meet the obligations set out in Article 12.

Financial entities shall regularly review their ICT business continuity policy and ICT response and recovery plans, taking into account the results of tests carried out in accordance with the first subparagraph and recommendations stemming from audit checks or supervisory reviews.
EULAW Article 12 1

1.   For the purpose of ensuring the restoration of ICT systems and data with minimum downtime, limited disruption and loss, as part of their ICT risk management framework, financial entities shall develop and document:

(a)

backup policies and procedures specifying the scope of the data that is subject to the backup and the minimum frequency of the backup, based on the criticality of information or the confidentiality level of the data;

(b)

restoration and recovery procedures and methods.
EULAW Article 12 2

2.   Financial entities shall set up backup systems that can be activated in accordance with the backup policies and procedures, as well as restoration and recovery procedures and methods. The activation of backup systems shall not jeopardise the security of the network and information systems or the availability, authenticity, integrity or confidentiality of data. Testing of the backup procedures and restoration and recovery procedures and methods shall be undertaken periodically.
EULAW Article 12 3

3.   When restoring backup data using own systems, financial entities shall use ICT systems that are physically and logically segregated from the source ICT system. The ICT systems shall be securely protected from any unauthorised access or ICT corruption and allow for the timely restoration of services making use of data and system backups as necessary.

For central counterparties, the recovery plans shall enable the recovery of all transactions at the time of disruption to allow the central counterparty to continue to operate with certainty and to complete settlement on the scheduled date.

Data reporting service providers shall additionally maintain adequate resources and have back-up and restoration facilities in place in order to offer and maintain their services at all times.
EULAW Article 13 3

3.   Lessons derived from the digital operational resilience testing carried out in accordance with Articles 26 and 27 and from real life ICT-related incidents, in particular cyber-attacks, along with challenges faced upon the activation of ICT business continuity plans and ICT response and recovery plans, together with relevant information exchanged with counterparts and assessed during supervisory reviews, shall be duly incorporated on a continuous basis into the ICT risk assessment process. Those findings shall form the basis for appropriate reviews of relevant components of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1).
EULAW Article 13 5

5.   Senior ICT staff shall report at least yearly to the management body on the findings referred to in paragraph 3 and put forward recommendations.
EULAW Article 13 7

7.   Financial entities, other than microenterprises, shall monitor relevant technological developments on a continuous basis, also with a view to understanding the possible impact of the deployment of such new technologies on ICT security requirements and digital operational resilience. They shall keep up-to-date with the latest ICT risk management processes, in order to effectively combat current or new forms of cyber-attacks.
EULAW Article 14 2

2.   As part of the ICT risk management framework, financial entities shall implement communication policies for internal staff and for external stakeholders. Communication policies for staff shall take into account the need to differentiate between staff involved in ICT risk management, in particular the staff responsible for response and recovery, and staff that needs to be informed.
EULAW Article 24 1

1.   For the purpose of assessing preparedness for handling ICT-related incidents, of identifying weaknesses, deficiencies and gaps in digital operational resilience, and of promptly implementing corrective measures, financial entities, other than microenterprises, shall, taking into account the criteria set out in Article 4(2), establish, maintain and review a sound and comprehensive digital operational resilience testing programme as an integral part of the ICT risk-management framework referred to in Article 6.
EULAW Article 28 2

2.   As part of their ICT risk management framework, financial entities, other than entities referred to in Article 16(1), first subparagraph, and other than microenterprises, shall adopt, and regularly review, a strategy on ICT third-party risk, taking into account the multi-vendor strategy referred to in Article 6(9), where applicable. The strategy on ICT third-party risk shall include a policy on the use of ICT services supporting critical or important functions provided by ICT third-party service providers and shall apply on an individual basis and, where relevant, on a sub-consolidated and consolidated basis. The management body shall, on the basis of an assessment of the overall risk profile of the financial entity and the scale and complexity of the business services, regularly review the risks identified in respect to contractual arrangements on the use of ICT services supporting critical or important functions.
EULAW Article 28 3

3.   As part of their ICT risk management framework, financial entities shall maintain and update at entity level, and at sub-consolidated and consolidated levels, a register of information in relation to all contractual arrangements on the use of ICT services provided by ICT third-party service providers.

The contractual arrangements referred to in the first subparagraph shall be appropriately documented, distinguishing between those that cover ICT services supporting critical or important functions and those that do not.

Financial entities shall report at least yearly to the competent authorities on the number of new arrangements on the use of ICT services, the categories of ICT third-party service providers, the type of contractual arrangements and the ICT services and functions which are being provided.

Financial entities shall make available to the competent authority, upon its request, the full register of information or, as requested, specified sections thereof, along with any information deemed necessary to enable the effective supervision of the financial entity.

Financial entities shall inform the competent authority in a timely manner about any planned contractual arrangement on the use of ICT services supporting critical or important functions as well as when a function has become critical or important.
EULAW Artykuł 1 Ogólny profil ryzyka i stopień złożoności

Artykuł 1

Ogólny profil ryzyka i stopień złożoności

Przy opracowywaniu i wdrażaniu polityk, procedur, protokołów i narzędzi w zakresie bezpieczeństwa ICT, o których mowa w tytule II, oraz uproszczonych ram zarządzania ryzykiem związanym z ICT, o których mowa w tytule III, uwzględnia się wielkość i ogólny profil ryzyka podmiotu finansowego oraz charakter, skalę i elementy zwiększonego lub zmniejszonego stopnia złożoności realizowanych usług, działań i operacji, w tym elementy związane z:

a) 

szyfrowaniem i kryptografią;

b) 

bezpieczeństwem operacji ICT;

c) 

bezpieczeństwem sieci;

d) 

zarządzaniem projektami ICT i zmianą w systemach ICT;

e) 

potencjalnym wpływem ryzyka związanego z ICT na poufność, integralność i dostępność danych oraz zakłóceń na ciągłość i dostępność działań podmiotu finansowego.
EULAW Artykuł 2 1.

Podmioty finansowe zapewniają, aby ich polityki w zakresie bezpieczeństwa ICT, bezpieczeństwo informacji oraz powiązane procedury, protokoły i narzędzia, o których mowa w art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2022/2554, zostały włączone do ich ram zarządzania ryzykiem związanym z ICT. Podmioty finansowe ustanawiają polityki, procedury, protokoły i narzędzia w zakresie bezpieczeństwa ICT określone w niniejszym rozdziale, które:

a) 

zapewniają bezpieczeństwo sieci;

b) 

zawierają zabezpieczenia przed włamaniami i wykorzystaniem danych niezgodnie z przeznaczeniem;

c) 

zachowują dostępność, autentyczność, integralność i poufność danych, w tym za pomocą technik kryptograficznych;

d) 

gwarantują dokładne i niezwłoczne przekazywanie danych bez poważnych zakłóceń i nieuzasadnionych opóźnień.
EULAW Artykuł 2 2.

Podmioty finansowe zapewniają, aby polityki bezpieczeństwa ICT, o których mowa w ust. 1:

a) 

były dostosowane do celów podmiotu finansowego w zakresie bezpieczeństwa informacji zawartych w strategii operacyjnej odporności cyfrowej, o której mowa w art. 6 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2022/2554;

b) 

wskazywały datę formalnego zatwierdzenia polityki bezpieczeństwa ICT przez organ zarządzający;

c) 

zawierały wskaźniki i środki na potrzeby:

(i) 

monitorowania wdrażania polityk, procedur, protokołów i narzędzi w zakresie bezpieczeństwa ICT;

(ii) 

odnotowywania wyjątków od tego wdrażania;

(iii) 

zapewnienia operacyjnej odporności cyfrowej podmiotu finansowego w przypadku wyjątków, o których mowa w pkt (ii);

d) 

zawierały informacje na temat obowiązków pracowników na wszystkich szczeblach w celu zapewnienia bezpieczeństwa ICT podmiotu finansowego;

e) 

określały konsekwencje nieprzestrzegania polityki bezpieczeństwa ICT przez pracowników podmiotu finansowego w przypadku, gdy przepisy w tym zakresie nie zostały określone w innych politykach podmiotu finansowego;

f) 

zawierały wykaz dokumentacji, która ma być przechowywana;

g) 

określały podział ustaleń dotyczących obowiązków w kontekście modelu trzech linii obrony lub innego wewnętrznego modelu zarządzania ryzykiem i kontroli, w stosownych przypadkach, w celu uniknięcia konfliktu interesów;

h) 

uwzględniały wiodące praktyki i, w stosownych przypadkach, normy w rozumieniu art. 2 pkt 1 rozporządzenia (UE) nr 1025/2012;

i) 

zawierały szczegółowo określone role i obowiązki w zakresie opracowywania, wdrażania i utrzymywania polityk, procedur, protokołów i narzędzi w zakresie bezpieczeństwa ICT;

j) 

były poddawane przeglądowi zgodnie z art. 6 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2022/2554;

k) 

uwzględniały istotne zmiany dotyczące podmiotu finansowego, w tym istotne zmiany w działaniach lub procesach podmiotu finansowego, w krajobrazie cyberzagrożeń lub mających zastosowanie obowiązkach prawnych.
EULAW Artykuł 3 Zarządzanie ryzykiem związanym z ICT

Artykuł 3

Zarządzanie ryzykiem związanym z ICT

Podmioty finansowe opracowują, dokumentują i wdrażają polityki i procedury zarządzania ryzykiem związanym z ICT, które obejmują wszystkie następujące elementy:

a) 

wskazanie zatwierdzenia poziomu tolerancji ryzyka w odniesieniu do ryzyka związanego z ICT ustanowionego zgodnie z art. 6 ust. 8 lit. b) rozporządzenia (UE) 2022/2554;

b) 

procedurę i metodykę przeprowadzania oceny ryzyka związanego z ICT, określające:

(i) 

podatności i zagrożenia, które wpływają lub mogą wpływać na wspierane funkcje biznesowe, systemy ICT i zasoby ICT wspierające te funkcje;

(ii) 

wskaźniki ilościowe lub jakościowe służące do pomiaru wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia podatności i zagrożeń, o których mowa w pkt (i);

c) 

procedurę określania, wdrażania i dokumentowania środków traktowania ryzyka związanego z ICT w odniesieniu do zidentyfikowanego i ocenianego ryzyka związanego z ICT, w tym określenie środków przeciwdziałania ryzyku związanemu z ICT niezbędnych do sprowadzenia ryzyka związanego z ICT do poziomu tolerancji ryzyka, o którym mowa w lit. a);

d) 

w odniesieniu do rezydualnego ryzyka związanego z ICT, które nadal istnieje po wdrożeniu środków traktowania ryzyka związanego z ICT, o których mowa w lit. c):

(i) 

przepisy dotyczące identyfikacji tego rezydualnego ryzyka związanego z ICT;

(ii) 

podział ról i obowiązków w odniesieniu do:

1) 

akceptacji rezydualnego ryzyka związanego z ICT, które przekracza poziom tolerancji ryzyka podmiotu finansowego, o którym mowa w lit. a);

2) 

procesu przeglądu, o którym mowa w lit. d) pkt (iv);

(iii) 

opracowanie wykazu akceptowanego rezydualnego ryzyka związanego z ICT, w tym uzasadnienia jego akceptacji;

(iv) 

przepisy dotyczące przeglądu akceptowanego rezydualnego ryzyka związanego z ICT co najmniej raz w roku, w tym:

1) 

określenie wszelkich zmian rezydualnego ryzyka związanego z ICT;

2) 

ocenę dostępnych środków łagodzących;

3) 

ocenę, czy powody uzasadniające akceptację rezydualnego ryzyka związanego z ICT są nadal aktualne i mają zastosowanie w dniu przeglądu;

e) 

przepisy dotyczące monitorowania:

(i) 

wszelkich zmian ryzyka związanego z ICT i krajobrazu cyberzagrożeń;

(ii) 

podatności i zagrożeń o charakterze wewnętrznym i zewnętrznym:

(iii) 

ryzyka związanego z ICT danego podmiotu finansowego, które umożliwia szybkie wykrywanie zmian, które mogą mieć wpływ na jego profil ryzyka związanego z ICT;

f) 

przepisy dotyczące procesu zapewniającego uwzględnienie wszelkich zmian w strategii biznesowej i strategii operacyjnej odporności cyfrowej podmiotu finansowego.

Do celów akapitu pierwszego lit. c) procedura, o której mowa w tej literze, zapewnia:

a) 

monitorowanie skuteczności wdrożonych środków traktowania ryzyka związanego z ICT;

b) 

ocenę, czy osiągnięto ustalone poziomy tolerancji ryzyka podmiotu finansowego;

c) 

ocenę tego, czy podmiot finansowy podjął działania w celu skorygowania lub udoskonalenia tych środków w razie potrzeby.
EULAW Artykuł 8 1.
W ramach polityk, procedur, protokołów i narzędzi w zakresie bezpieczeństwa ICT, o których mowa w art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2022/2554, podmioty finansowe opracowują, dokumentują i wdrażają polityki i procedury zarządzania operacjami ICT. Wspomniane polityki i procedury określają sposób, w jaki podmioty finansowe obsługują, monitorują, kontrolują i przywracają swoje zasoby ICT, w tym dokumentację operacji ICT.
EULAW Artykuł 8 2.

Polityki i procedury dotyczące operacji ICT, o których mowa w ust. 1, zawierają wszystkie następujące elementy:

a) 

opis zasobów ICT, zawierający wszystkie poniższe informacje:

(i) 

wymogi dotyczące bezpiecznej instalacji, konserwacji, konfiguracji i demontażu systemu ICT;

(ii) 

wymogi dotyczące zarządzania zasobami informacyjnymi wykorzystywanymi przez zasoby ICT, w tym ich przetwarzania i obsługi, zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i ręczny;

(iii) 

wymogi dotyczące identyfikacji i kontroli dotychczasowych systemów ICT;

b) 

kontrole i monitorowanie systemów ICT, uwzględniające wszystkie poniższe elementy:

(i) 

wymogi dotyczące tworzenia kopii zapasowych i przywracania systemów ICT;

(ii) 

wymogi dotyczące ustalania harmonogramu, z uwzględnieniem współzależności między systemami ICT;

(iii) 

protokoły dotyczące ścieżki audytu i informacje zawarte w dzienniku sieciowym;

(iv) 

wymogi mające na celu zapewnienie, aby przeprowadzanie audytu wewnętrznego i innych testów minimalizowało zakłócenia w działalności gospodarczej;

(v) 

wymogi dotyczące oddzielenia środowisk produkcyjnych ICT od środowisk rozwojowych, testowych i innych środowisk nieprodukcyjnych;

(vi) 

wymogi prowadzenia działań z zakresu rozwoju i testowania w środowiskach, które są oddzielone od środowiska produkcyjnego;

(vii) 

wymogi prowadzenia działań z zakresu rozwoju i testowania w środowiskach produkcyjnych;

c) 

obsługę błędów dotyczących systemów ICT, z uwzględnieniem wszystkich poniższych elementów:

(i) 

procedury i protokoły obsługi błędów;

(ii) 

kontakty do celów wsparcia i na wypadek eskalacji, w tym kontakty wsparcia zewnętrznego w przypadku nieoczekiwanych problemów operacyjnych lub technicznych;

(iii) 

procedury ponownego uruchomienia, powrotu do poprzedniej konfiguracji i przywracania sprawności systemu ICT do stosowania w przypadku zakłócenia funkcjonowania systemu ICT.

Do celów lit. b) pkt (v) oddzielenie uwzględnia wszystkie elementy środowiska, w tym konta, dane lub połączenia, zgodnie z wymogami art. 13 akapit pierwszy lit. a).

Do celów lit. b) pkt (vii) w politykach i procedurach, o których mowa w ust. 1, przewiduje się, że przypadki, w których testy są przeprowadzane w środowisku produkcyjnym, są jasno określone, uzasadnione, trwają przez ograniczony czas i zostają zatwierdzone przez odpowiednią funkcję zgodnie z art. 16 ust. 6. Podmioty finansowe zapewniają dostępność, poufność, integralność i autentyczność systemów ICT i danych dotyczących produkcji podczas działań rozwojowych i testowych w środowisku produkcyjnym.