ICT Risk management framework

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Article 6 1

1. Financial entities shall have a sound, comprehensive and well-documented ICT risk management framework as part of their overall risk management system, which enables them to address ICT risk quickly, efficiently and comprehensively and to ensure a high level of digital operational resilience.

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Article 6 2

2. The ICT risk management framework shall include at least strategies, policies, procedures, ICT protocols and tools that are necessary to duly and adequately protect all information assets and ICT assets, including computer software, hardware, servers, as well as to protect all relevant physical components and infrastructures, such as premises, data centres and sensitive designated areas, to ensure that all information assets and ICT assets are adequately protected from risks including damage and unauthorised access or usage.

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Article 6 3

3. In accordance with their ICT risk management framework, financial entities shall minimise the impact of ICT risk by deploying appropriate strategies, policies, procedures, ICT protocols and tools. They shall provide complete and updated information on ICT risk and on their ICT risk management framework to the competent authorities upon their request.

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Article 6 4

4. Financial entities, other than microenterprises, shall assign the responsibility for managing and overseeing ICT risk to a control function and ensure an appropriate level of independence of such control function in order to avoid conflicts of interest. Financial entities shall ensure appropriate segregation and independence of ICT risk management functions, control functions, and internal audit functions, according to the three lines of defence model, or an internal risk management and control model.

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Article 6 5

5. The ICT risk management framework shall be documented and reviewed at least once a year, or periodically in the case of microenterprises, as well as upon the occurrence of major ICT-related incidents, and following supervisory instructions or conclusions derived from relevant digital operational resilience testing or audit processes. It shall be continuously improved on the basis of lessons derived from implementation and monitoring. A report on the review of the ICT risk management framework shall be submitted to the competent authority upon its request.

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Article 6 7

7. Based on the conclusions from the internal audit review, financial entities shall establish a formal follow-up process, including rules for the timely verification and remediation of critical ICT audit findings.

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Article 6 9

9. Financial entities may, in the context of the digital operational resilience strategy referred to in paragraph 8, define a holistic ICT multi-vendor strategy, at group or entity level, showing key dependencies on ICT third-party service providers and explaining the rationale behind the procurement mix of ICT third-party service providers.

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Article 6 10

10. Financial entities may, in accordance with Union and national sectoral law, outsource the tasks of verifying compliance with ICT risk management requirements to intra-group or external undertakings. In case of such outsourcing, the financial entity remains fully responsible for the verification of compliance with the ICT risk management requirements.

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Article 8 1

1. As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1), financial entities shall identify, classify and adequately document all ICT supported business functions, roles and responsibilities, the information assets and ICT assets supporting those functions, and their roles and dependencies in relation to ICT risk. Financial entities shall review as needed, and at least yearly, the adequacy of this classification and of any relevant documentation.

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Article 9 1

1. For the purposes of adequately protecting ICT systems and with a view to organising response measures, financial entities shall continuously monitor and control the security and functioning of ICT systems and tools and shall minimise the impact of ICT risk on ICT systems through the deployment of appropriate ICT security tools, policies and procedures.

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Article 9 4

4. As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1), financial entities shall:

(a)	develop and document an information security policy defining rules to protect the availability, authenticity, integrity and confidentiality of data, information assets and ICT assets, including those of their customers, where applicable;

(b)	following a risk-based approach, establish a sound network and infrastructure management structure using appropriate techniques, methods and protocols that may include implementing automated mechanisms to isolate affected information assets in the event of cyber-attacks;

(c)

implement policies that limit the physical or logical access to information assets and ICT assets to what is required for legitimate and approved functions and activities only, and establish to that end a set of policies, procedures and controls that address access rights and ensure a sound administration thereof;

(d)	implement policies and protocols for strong authentication mechanisms, based on relevant standards and dedicated control systems, and protection measures of cryptographic keys whereby data is encrypted based on results of approved data classification and ICT risk assessment processes;

(e)

implement documented policies, procedures and controls for ICT change management, including changes to software, hardware, firmware components, systems or security parameters, that are based on a risk assessment approach and are an integral part of the financial entity’s overall change management process, in order to ensure that all changes to ICT systems are recorded, tested, assessed, approved, implemented and verified in a controlled manner;

(f)	have appropriate and comprehensive documented policies for patches and updates.

For the purposes of the first subparagraph, point (b), financial entities shall design the network connection infrastructure in a way that allows it to be instantaneously severed or segmented in order to minimise and prevent contagion, especially for interconnected financial processes.

For the purposes of the first subparagraph, point (e), the ICT change management process shall be approved by appropriate lines of management and shall have specific protocols in place.

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Article 11 1

1. As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1) and based on the identification requirements set out in Article 8, financial entities shall put in place a comprehensive ICT business continuity policy, which may be adopted as a dedicated specific policy, forming an integral part of the overall business continuity policy of the financial entity.

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Article 11 3

3. As part of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1), financial entities shall implement associated ICT response and recovery plans which, in the case of financial entities other than microenterprises, shall be subject to independent internal audit reviews.

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Article 11 6

6. As part of their comprehensive ICT risk management, financial entities shall:

(a)	test the ICT business continuity plans and the ICT response and recovery plans in relation to ICT systems supporting all functions at least yearly, as well as in the event of any substantive changes to ICT systems supporting critical or important functions;

(b)	test the crisis communication plans established in accordance with Article 14.

For the purposes of the first subparagraph, point (a), financial entities, other than microenterprises, shall include in the testing plans scenarios of cyber-attacks and switchovers between the primary ICT infrastructure and the redundant capacity, backups and redundant facilities necessary to meet the obligations set out in Article 12.

Financial entities shall regularly review their ICT business continuity policy and ICT response and recovery plans, taking into account the results of tests carried out in accordance with the first subparagraph and recommendations stemming from audit checks or supervisory reviews.

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Article 12 1

1. For the purpose of ensuring the restoration of ICT systems and data with minimum downtime, limited disruption and loss, as part of their ICT risk management framework, financial entities shall develop and document:

(a)	backup policies and procedures specifying the scope of the data that is subject to the backup and the minimum frequency of the backup, based on the criticality of information or the confidentiality level of the data;

(b)	restoration and recovery procedures and methods.

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Article 12 2

2. Financial entities shall set up backup systems that can be activated in accordance with the backup policies and procedures, as well as restoration and recovery procedures and methods. The activation of backup systems shall not jeopardise the security of the network and information systems or the availability, authenticity, integrity or confidentiality of data. Testing of the backup procedures and restoration and recovery procedures and methods shall be undertaken periodically.

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Article 12 3

3. When restoring backup data using own systems, financial entities shall use ICT systems that are physically and logically segregated from the source ICT system. The ICT systems shall be securely protected from any unauthorised access or ICT corruption and allow for the timely restoration of services making use of data and system backups as necessary.

For central counterparties, the recovery plans shall enable the recovery of all transactions at the time of disruption to allow the central counterparty to continue to operate with certainty and to complete settlement on the scheduled date.

Data reporting service providers shall additionally maintain adequate resources and have back-up and restoration facilities in place in order to offer and maintain their services at all times.

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Article 13 3

3. Lessons derived from the digital operational resilience testing carried out in accordance with Articles 26 and 27 and from real life ICT-related incidents, in particular cyber-attacks, along with challenges faced upon the activation of ICT business continuity plans and ICT response and recovery plans, together with relevant information exchanged with counterparts and assessed during supervisory reviews, shall be duly incorporated on a continuous basis into the ICT risk assessment process. Those findings shall form the basis for appropriate reviews of relevant components of the ICT risk management framework referred to in Article 6(1).

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Article 13 5

5. Senior ICT staff shall report at least yearly to the management body on the findings referred to in paragraph 3 and put forward recommendations.

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Article 13 7

7. Financial entities, other than microenterprises, shall monitor relevant technological developments on a continuous basis, also with a view to understanding the possible impact of the deployment of such new technologies on ICT security requirements and digital operational resilience. They shall keep up-to-date with the latest ICT risk management processes, in order to effectively combat current or new forms of cyber-attacks.

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Article 14 2

2. As part of the ICT risk management framework, financial entities shall implement communication policies for internal staff and for external stakeholders. Communication policies for staff shall take into account the need to differentiate between staff involved in ICT risk management, in particular the staff responsible for response and recovery, and staff that needs to be informed.

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Article 24 1

1. For the purpose of assessing preparedness for handling ICT-related incidents, of identifying weaknesses, deficiencies and gaps in digital operational resilience, and of promptly implementing corrective measures, financial entities, other than microenterprises, shall, taking into account the criteria set out in Article 4(2), establish, maintain and review a sound and comprehensive digital operational resilience testing programme as an integral part of the ICT risk-management framework referred to in Article 6.

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Article 28 2

2. As part of their ICT risk management framework, financial entities, other than entities referred to in Article 16(1), first subparagraph, and other than microenterprises, shall adopt, and regularly review, a strategy on ICT third-party risk, taking into account the multi-vendor strategy referred to in Article 6(9), where applicable. The strategy on ICT third-party risk shall include a policy on the use of ICT services supporting critical or important functions provided by ICT third-party service providers and shall apply on an individual basis and, where relevant, on a sub-consolidated and consolidated basis. The management body shall, on the basis of an assessment of the overall risk profile of the financial entity and the scale and complexity of the business services, regularly review the risks identified in respect to contractual arrangements on the use of ICT services supporting critical or important functions.

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Article 28 3

3. As part of their ICT risk management framework, financial entities shall maintain and update at entity level, and at sub-consolidated and consolidated levels, a register of information in relation to all contractual arrangements on the use of ICT services provided by ICT third-party service providers.

The contractual arrangements referred to in the first subparagraph shall be appropriately documented, distinguishing between those that cover ICT services supporting critical or important functions and those that do not.

Financial entities shall report at least yearly to the competent authorities on the number of new arrangements on the use of ICT services, the categories of ICT third-party service providers, the type of contractual arrangements and the ICT services and functions which are being provided.

Financial entities shall make available to the competent authority, upon its request, the full register of information or, as requested, specified sections thereof, along with any information deemed necessary to enable the effective supervision of the financial entity.

Financial entities shall inform the competent authority in a timely manner about any planned contractual arrangement on the use of ICT services supporting critical or important functions as well as when a function has become critical or important.

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Artigo 1.o Perfil de risco global e complexidade

Artigo 1.o

Perfil de risco global e complexidade

Ao desenvolver e aplicar as políticas, procedimentos, protocolos e ferramentas de segurança no domínio das TIC referidos no título II e o quadro simplificado de gestão do risco associado às TIC referido no título III, devem ser tidos em conta a dimensão e o perfil de risco global da entidade financeira, bem como a natureza, escala e os elementos de maior ou menor complexidade dos seus serviços, atividades e operações, incluindo os elementos relacionados com:

a)

Encriptação e criptografia;

b)

Segurança das operações de TIC;

c)

Segurança da rede;

d)

Gestão das alterações e dos projetos de TIC;

e)

O potencial impacto do risco associado às TIC na confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados, bem como das perturbações na continuidade e disponibilidade das atividades da entidade financeira.

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Artigo 2.o 1.

As entidades financeiras devem assegurar que as suas políticas de segurança das TIC, segurança da informação e os procedimentos, protocolos e ferramentas conexos referidos no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) 2022/2554 estão incorporados no seu quadro de gestão do risco associado às TIC. As entidades financeiras devem estabelecer as políticas, procedimentos, protocolos e ferramentas de segurança no domínio das TIC previstos no presente capítulo de modo que:

a)

Assegurem a segurança das redes;

b)

Contenham proteções contra as intrusões e a utilização abusiva de dados;

c)

Preservem a disponibilidade, autenticidade, integridade e confidencialidade dos dados, nomeadamente através da utilização de técnicas criptográficas;

d)

Garantam uma transmissão rigorosa e rápida dos dados, sem grandes perturbações e atrasos indevidos.

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Artigo 2.o 2.

As entidades financeiras devem assegurar que as políticas de segurança das TIC referidas no n.o 1:

a)

Estão alinhadas com os objetivos de segurança da informação da entidade financeira incluídos na estratégia de resiliência operacional digital referida no artigo 6.o, n.o 8, do Regulamento (UE) 2022/2554;

b)

Indicam a data da aprovação formal das políticas de segurança das TIC pelo órgão de administração;

c)

Contêm indicadores e medidas para:

i)

monitorizar a aplicação das políticas, procedimentos, protocolos e ferramentas de segurança no domínio das TIC,

ii)

registar as exceções a essa aplicação,

iii)

garantir que a resiliência operacional digital da entidade financeira é assegurada em caso de exceções, tal como referido na subalínea ii);

d)

Especificam as responsabilidades do pessoal a todos os níveis no sentido de garantir a segurança das TIC da entidade financeira;

e)

Especificam as consequências do incumprimento, por parte do pessoal da entidade financeira, das políticas de segurança das TIC, caso as disposições para o efeito não estejam previstas noutras políticas da entidade financeira;

f)

Enumeram a documentação que deve ser conservada;

g)

Especificam as disposições relativas à segregação de funções no contexto do modelo das três linhas de defesa ou de outro modelo interno de gestão e controlo dos riscos, conforme aplicável, a fim de evitar conflitos de interesses;

h)

Têm em conta as melhores práticas e, se for caso disso, as normas definidas no artigo 2.o, ponto 1, do Regulamento (UE) n.o 1025/2012;

i)

Identificam as funções e responsabilidades no quadro do desenvolvimento, aplicação e manutenção de políticas, procedimentos, protocolos e ferramentas de segurança no domínio das TIC;

j)

São revistas em conformidade com o artigo 6.o, n.o 5, do Regulamento (UE) 2022/2554;

k)

Têm em conta as alterações significativas relativas à entidade financeira, nomeadamente alterações significativas das suas atividades ou processos, do panorama das ciberameaças ou das obrigações jurídicas aplicáveis.

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Artigo 3.o Gestão do risco associado às TIC

Artigo 3.o

Gestão do risco associado às TIC

As entidades financeiras devem desenvolver, documentar e aplicar políticas e procedimentos de gestão do risco associado às TIC que incluam todos os elementos seguintes:

a)

Uma indicação da aprovação do nível de tolerância ao risco associado às TIC estabelecido em conformidade com o artigo 6.o, n.o 8, alínea b), do Regulamento (UE) 2022/2554;

b)

Um procedimento e uma metodologia para realizar a avaliação do risco associado às TIC, que identifiquem:

i)

as vulnerabilidades e ameaças que afetem ou possam afetar as funções operacionais apoiadas, os sistemas de TIC e os ativos de TIC que apoiam essas funções,

ii)

os indicadores quantitativos ou qualitativos para medir o impacto e a probabilidade das vulnerabilidades e ameaças referidas na subalínea i);

c)

O procedimento para identificar, aplicar e documentar medidas de tratamento do risco associado às TIC para os riscos associados às TIC identificados e avaliados, designadamente a determinação das medidas de tratamento do risco associado às TIC necessárias para manter esse risco dentro do nível de tolerância referido na alínea a);

d)

Para os riscos residuais associados às TIC que ainda estejam presentes na sequência da aplicação das medidas de tratamento do risco associado às TIC referido na alínea c):

i)

disposições relativas à identificação desses riscos residuais associados às TIC,

ii)

a atribuição de funções e responsabilidades no que respeita:

(1)

à aceitação dos riscos residuais associados às TIC que excedem o nível de tolerância ao risco da entidade financeira referido na alínea a);

(2)

ao processo de revisão referido na subalínea iv) da presente alínea d);

iii)

a elaboração de um inventário dos riscos residuais associados às TIC aceites, incluindo uma justificação para a sua aceitação,

iv)

disposições relativas à revisão dos riscos residuais associados às TIC aceites, pelo menos uma vez por ano, nomeadamente:

(1)

a identificação de quaisquer alterações dos riscos residuais associados às TIC;

(2)

a avaliação das medidas de mitigação disponíveis;

(3)

uma avaliação para determinar se as razões que justificam a aceitação dos riscos residuais associados às TIC continuam a ser válidas e aplicáveis à data da revisão;

e)

Disposições relativas à monitorização:

i)

de quaisquer alterações do panorama dos riscos associados às TIC e das ciberameaças,

ii)

das vulnerabilidades e ameaças internas e externas,

iii)

do risco associado às TIC da entidade financeira, de um modo que permita a deteção rápida de alterações que possam afetar o seu perfil de risco associado às TIC;

f)

Disposições relativas a um processo para assegurar que quaisquer alterações da estratégia empresarial e da estratégia de resiliência operacional digital da entidade financeira são tidas em conta.

Para efeitos da alínea c), primeiro parágrafo, o procedimento referido nessa alínea deve assegurar:

a)

A monitorização da eficácia das medidas de tratamento do risco associado às TIC aplicadas;

b)

Uma avaliação para determinar se os níveis de tolerância ao risco estabelecidos pela entidade financeira foram atingidos;

c)

Uma avaliação para determinar se a entidade financeira tomou medidas para corrigir ou melhorar essas medidas, quando necessário.

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Artigo 8.o 1.

No âmbito das políticas, procedimentos, protocolos e ferramentas de segurança no domínio das TIC a que se refere o artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) 2022/2554, as entidades financeiras devem elaborar, documentar e aplicar políticas e procedimentos para gerir o funcionamento das TIC. Essas políticas e procedimentos devem especificar a forma como as entidades financeiras operam, monitorizam, controlam e restauram os seus ativos de TIC, incluindo a documentação relativa ao funcionamento das TIC.

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Artigo 8.o 2.

As políticas e os procedimentos relativos ao funcionamento das TIC referidos no n.o 1 devem incluir todos os elementos seguintes:

a)

Uma descrição dos ativos de TIC, incluindo todos os elementos seguintes:

i)

requisitos relativos à instalação, manutenção, configuração e desinstalação seguras de um sistema de TIC,

ii)

requisitos relativos à gestão dos ativos de informação utilizados pelos ativos de TIC, incluindo o seu tratamento, tanto automatizado como manual,

iii)

requisitos relativos à identificação e ao controlo dos sistemas de TIC legados;

b)

Controlos e monitorização dos sistemas de TIC, incluindo todos os elementos seguintes:

i)

requisitos relativos a cópias de segurança e restauração dos sistemas de TIC,

ii)

requisitos de calendarização, tendo em conta as interdependências entre os sistemas de TIC,

iii)

protocolos relativos às pistas de auditoria e ao registo de informações no sistema,

iv)

requisitos para assegurar que a realização da auditoria interna e de outros testes causa o mínimo de perturbações nas operações comerciais,

v)

requisitos relativos à separação entre os ambientes de produção de TIC e os ambientes de desenvolvimento, realização de testes e outros ambientes não produtivos,

vi)

requisitos para proceder ao desenvolvimento e à realização de testes em ambientes separados do ambiente de produção,

vii)

requisitos para proceder ao desenvolvimento e à realização de testes em ambientes de produção;

c)

Tratamento de erros relativos aos sistemas de TIC, incluindo todos os elementos seguintes:

i)

procedimentos e protocolos para o tratamento de erros,

ii)

contactos de apoio e de ativação, incluindo contactos externos de apoio em caso de problemas operacionais ou técnicos imprevistos,

iii)

procedimentos para reiniciar, retomar e recuperar o sistema de TIC, a utilizar em caso de perturbação desse mesmo sistema.

Para efeitos da alínea b), subalínea v), a separação deve ter em conta todos os componentes do ambiente, incluindo contas, dados ou ligações, conforme exigido pelo artigo 13.o, primeiro parágrafo, alínea a).

Para efeitos da alínea b), subalínea vii), as políticas e os procedimentos referidos no n.o 1 devem prever que os casos em que os testes são realizados num ambiente de produção sejam claramente identificados e fundamentados, sejam realizados por períodos limitados e aprovados pela função pertinente em conformidade com o artigo 16.o, n.o 6. As entidades financeiras devem assegurar a disponibilidade, confidencialidade, integridade e autenticidade dos sistemas de TIC e dos dados de produção durante as atividades de desenvolvimento e teste no ambiente de produção.

ICT Risk management framework

1. Visão geral

1.1 Referências

1.2 Requisitos identificados

1.3 Regulamentos relacionados

2. Requisitos identificados

3. Regulamentos relacionados