8 Πολιτική εξωτερικής ανάθεσης

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να αναπτύσσει, να εγκρίνει, να τηρεί και να προάγει υψηλά δεοντολογικά και επαγγελματικά πρότυπα, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαίτερες ανάγκες και τα χαρακτηριστικά του ιδρύματος, καθώς και να διασφαλίζει την εφαρμογή των εν λόγω προτύπων (βάσει ενός κώδικα δεοντολογίας ή παρόμοιου μέσου). Επίσης, θα πρέπει να επιβλέπει την τήρηση των προτύπων αυτών από το προσωπικό. Κατά περίπτωση, το διοικητικό όργανο δύναται να εγκρίνει και να εφαρμόζει τα πρότυπα του ιδρύματος που θεσπίζονται σε επίπεδο ομίλου ή κοινά πρότυπα που εκδίδονται από ενώσεις ή άλλους συναφείς οργανισμούς.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι δεν υπάρχει διάκριση του προσωπικού λόγω φύλου, φυλής, χρώματος, εθνοτικής καταγωγής ή κοινωνικής προέλευσης, γενετικών χαρακτηριστικών, γλώσσας, θρησκείας ή πεποιθήσεων, πολιτικών φρονημάτων ή κάθε άλλης γνώμης, ιδιότητας μέλους εθνικής μειονότητας, περιουσίας, γέννησης, αναπηρίας, ηλικίας ή γενετήσιου προσανατολισμού.

Οι πολιτικές του ιδρύματος πρέπει να είναι ουδέτερες ως προ το φύλο. Αυτό περιλαμβάνει ιδίως τις αποδοχές, τις πολιτικές πρόσληψης, την επαγγελματική εξέλιξη και τα σχέδια διαδοχής, την πρόσβαση στην κατάρτιση και την ικανότητα υποβολής αιτήσεων για εσωτερικές κενές θέσεις. Τα ιδρύματα θα πρέπει να διασφαλίζουν ίσες ευκαιρίες²⁸ για όλο το προσωπικό ανεξάρτητα από το φύλο τους, μεταξύ άλλων όσον αφορά τις προοπτικές σταδιοδρομίας και να στοχεύουν στη βελτίωση της εκπροσώπησης του υποεκπροσωπούμενου φύλου σε θέσεις εντός του διοικητικού οργάνου καθώς και στην ομάδα του προσωπικού που έχει διευθυντικές αρµοδιότητες όπως ορίζεται στον κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής (κανονιστικά τεχνικά πρότυπα σχετικά με το προσωπικό).²⁹ Τα ιδρύματα θα πρέπει να παρακολουθούν την εξέλιξη της διαφοράς αμοιβών μεταξύ των δύο φύλων ξεχωριστά για συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού (εξαιρουμένων των μελών του διοικητικού οργάνου), τα μέλη του διοικητικού οργάνου με διοικητική αρμοδιότητα, τα μέλη του διοικητικού οργάνου με εποπτική αρμοδιότητα και το λοιπό προσωπικό. Τα ιδρύματα πρέπει να διαθέτουν πολιτικές που διευκολύνουν την επανένταξη του προσωπικού μετά την άδεια μητρότητας, πατρότητας ή τη γονική άδεια.

²⁸ Βλ. επίσης οδηγία 2006/54/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 5ης Ιουλίου 2006, για την εφαρμογή της αρχής των ίσων ευκαιριών και της ίσης μεταχείρισης ανδρών και γυναικών σε θέματα εργασίας και απασχόλησης

²⁹ Βλ. επίσης τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τις ουδέτερες ως προς το φύλο πολιτικές αποδοχών

Τα μέλη του προσωπικού θα πρέπει να είναι πλήρως ενήμερα για τις αρμοδιότητές τους σχετικά με τη διαχείριση κινδύνων. Η διαχείριση κινδύνων δεν θα πρέπει να περιορίζεται στο εξειδικευμένο προσωπικό διαχείρισης κινδύνων ή στις λειτουργίες του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης. Οι επιχειρησιακές μονάδες, υπό την επίβλεψη του διοικητικού οργάνου, θα πρέπει να είναι οι κύριοι υπεύθυνοι για τη διαχείριση κινδύνων σε καθημερινή βάση, σύμφωνα με τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τα συστήματα ελέγχου του ιδρύματος, λαμβάνοντας υπόψη τη διάθεση και την ικανότητα ανάληψης κινδύνων του ιδρύματος.

Μια ισχυρή νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων θα πρέπει να περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα στοιχεία:

• α. Άνωθεν συντονισμός: το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τον καθορισμό και την κοινοποίηση των βασικών αξιών και προσδοκιών του ιδρύματος. Η συμπεριφορά των μελών του θα πρέπει να απηχεί τις αξίες του ιδρύματος. Τα διοικητικά στελέχη των ιδρυμάτων, συμπεριλαμβανομένων των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις, θα πρέπει να συμβάλλουν στην εσωτερική κοινοποίηση των βασικών αξιών και προσδοκιών στο προσωπικό. Το προσωπικό θα πρέπει να ενεργεί σύμφωνα με όλες τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις και να παραπέμπει αμέσως σε ανώτερα τμήματα της ιεραρχικής κλίμακας τυχόν παρατηρούμενη μη συμμόρφωση εντός ή εκτός του ιδρύματος (π.χ. στην αρμόδια αρχή μέσω μιας διαδικασίας καταγγελίας παραβάσεων). Το διοικητικό όργανο σε συνεχή βάση θα πρέπει να προάγει, να παρακολουθεί και να αξιολογεί τη νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων του ιδρύματος, να λαμβάνει υπόψη τον αντίκτυπο της νοοτροπίας αντιμετώπισης των κινδύνων στη χρηματοοικονομική σταθερότητα, στο προφίλ κινδύνου και στην άρτια διακυβέρνηση του ιδρύματος και να επιφέρει αλλαγές όπου κρίνεται αναγκαίο.
• β. Λογοδοσία: τα μέλη του σχετικού προσωπικού σε όλα τα επίπεδα θα πρέπει να γνωρίζουν και να κατανοούν τις βασικές αξίες του ιδρύματος και, στον βαθμό που απαιτείται για τον ρόλο τους, τη διάθεση και την ικανότητα ανάληψης κινδύνων του ιδρύματος. Θα πρέπει να είναι σε θέση να επιτελούν τους ρόλους τους και να έχουν επίγνωση του γεγονότος ότι θα λογοδοτούν για τις ενέργειές τους σε σχέση με τη συμπεριφορά του ιδρύματος όσον αφορά την ανάληψη κινδύνων.
• γ. Αποτελεσματική επικοινωνία και κριτική επανεξέταση: μια άρτια νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων θα πρέπει να προάγει ένα περιβάλλον ανοικτής επικοινωνίας και αποτελεσματικής κριτικής επανεξέτασης, στο πλαίσιο του οποίου οι διαδικασίες λήψης αποφάσεων ενθαρρύνουν τη διατύπωση ευρέος φάσματος απόψεων, επιτρέπουν την υποβολή των υφιστάμενων πρακτικών σε δοκιμές, παρακινούν τα μέλη του προσωπικού να υιοθετούν εποικοδομητική κριτική στάση και προωθούν ένα περιβάλλον ανοικτής και εποικοδομητικής συμμετοχής σε ολόκληρη την οργάνωση.
• δ. Κίνητρα: η παροχή κατάλληλων κινήτρων θα πρέπει να διαδραματίζει βασικό ρόλο στην ευθυγράμμιση της συμπεριφοράς ανάληψης κινδύνων με το προφίλ κινδύνου του ιδρύματος και τα συμφέροντά του σε μακροπρόθεσμο ορίζοντα²⁷ .

²⁷ Συμβουλευθείτε επίσης τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τις ορθές πολιτικές αποδοχών δυνάμει του άρθρου 74 παράγραφος 3 και του άρθρου 75 παράγραφος 2 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ και τις δημοσιοποιήσεις δυνάμει του άρθρου 450 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 575/2013 (EBA/GL/2015/22), οι οποίες είναι διαθέσιμες στην ακόλουθη διεύθυνση: https://www.eba.europa.eu/regulation - and - policy/remuneration .

Τα εφαρμοζόμενα πρότυπα θα πρέπει να αποσκοπούν στην ενίσχυση του άρτιου πλαισίου διακυβέρνησης του ιδρύματος και στη μείωση των κινδύνων στους οποίους εκτίθεται το ίδρυμα, ιδίως των λειτουργικών κινδύνων και των κινδύνων φήμης, και ενδέχεται να έχουν σημαντικές δυσμενείς επιπτώσεις στην κερδοφορία και τη βιωσιμότητα ενός ιδρύματος μέσω των προστίμων, των δικαστικών εξόδων, των περιορισμών που επιβάλλουν οι αρμόδιες αρχές, άλλων οικονομικών και ποινικών κυρώσεων, καθώς και της απώλειας της αξίας της εμπορικής του ταυτότητας και της εμπιστοσύνης των καταναλωτών.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να έχει σαφείς και τεκμηριωμένες πολιτικές σχετικά με τον τρόπο τήρησης αυτών των προτύπων. Οι εν λόγω πολιτικές θα πρέπει:

• α. να υπενθυμίζουν στο προσωπικό ότι όλες οι δραστηριότητες του ιδρύματος θα πρέπει να ασκούνται σύμφωνα με το εφαρμοστέο δίκαιο και τηρουμένων των εταιρικών αξιών του ιδρύματος·
• β. να προάγουν την επίγνωση των κινδύνων μέσω μιας ισχυρής νοοτροπίας αντιμετώπισης των κινδύνων σύμφωνα με την Ενότητα 9 των κατευθυντήριων γραμμών, εκφράζοντας την προσδοκία του διοικητικού οργάνου να μην υπερβαίνουν οι δραστηριότητες την καθορισμένη διάθεση ανάληψης κινδύνων ούτε τα όρια που καθορίζονται από το ίδρυμα και τις αντίστοιχες αρμοδιότητες του προσωπικού·
• γ. να καθορίζουν τις αρχές και να παρέχουν παραδείγματα αποδεκτών και μη αποδεκτών συμπεριφορών που συνδέονται ειδικότερα με την εσφαλμένη χρηματοοικονομική αναφορά και τη διάπραξη παραπτωμάτων, οικονομικού και χρηματοοικονομικού εγκλήματος, συμπεριλαμβανομένων ιδίως της απάτης, της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (ΝΕΠΔ/ΧΤ), των αντιμονοπωλιακών πρακτικών, των οικονομικών κυρώσεων, της δωροδοκίας και της διαφθοράς, της χειραγώγησης της αγοράς, των καταχρηστικών πωλήσεων και άλλων παραβιάσεων της νομοθεσίας για την προστασία των καταναλωτών, φορολογικών αδικημάτων, είτε διαπράττονται άμεσα είτε έμμεσα, περιλαμβανομένων παράνομων ή απαγορευμένων συστημάτων αρμπιτράζ μερισμάτων·
• δ. να αποσαφηνίζουν ότι, επιπλέον, της συμμόρφωσης προς τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις και τις εσωτερικές πολιτικές, αναμένεται από το προσωπικό να συμπεριφέρεται με ειλικρίνεια και ακεραιότητα και να εκτελεί τα καθήκοντά του με τη δέουσα δεξιότητα, φροντίδα και επιμέλεια· και
• ε. να διασφαλίζουν ότι το προσωπικό είναι ενήμερο για τα εσωτερικά και εξωτερικά πειθαρχικά μέτρα, τις νομικές ενέργειες και κυρώσεις που ενδέχεται να συνεπάγεται η διάπραξη παραπτωμάτων και η μη αποδεκτή συμπεριφορά.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να παρακολουθούν τη συμμόρφωση με τα αντίστοιχα πρότυπα και να μεριμνούν για την ενημέρωση του προσωπικού, π.χ. με την παροχή κατάρτισης. Τα ιδρύματα θα πρέπει να προσδιορίζουν την αρμόδια λειτουργία για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης και για την αξιολόγηση των παραβάσεων του κώδικα δεοντολογίας ή παρόμοιου μέσου, καθώς και μια διαδικασία για την αντιμετώπιση των ζητημάτων μη συμμόρφωσης. Τα αποτελέσματα θα πρέπει να κοινοποιούνται σε περιοδική βάση στο διοικητικό όργανο.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη χάραξη, την έγκριση και την επίβλεψη της εφαρμογής και της διατήρησης αποτελεσματικών πολιτικών που αποσκοπούν στον εντοπισμό, στην αξιολόγηση, στη διαχείριση και στον περιορισμό ή στην πρόληψη πραγματικών και δυνητικών συγκρούσεων συμφερόντων σε επίπεδο ιδρύματος, π.χ. λόγω των διαφορετικών δραστηριοτήτων και ρόλων του ιδρύματος, λόγω των διαφορετικών ιδρυμάτων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της εποπτικής ενοποίησης ή λόγω των διαφορετικών επιχειρηματικών τομέων ή μονάδων εντός του ιδρύματος ή όσον αφορά τα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη.