8 Politika eksternalizacije

Upravljačko tijelo treba odobriti te redovito preispitivati i ažurirati politiku eksternalizacije institucije i time osigurati pravodobnu provedbu odgovarajućih promjena.

Politikom eksternalizacije treba se uze ti u obzir učinak eksternalizacije na poslovanje institucije i rizike s kojima se suočava (kao što su operativni rizici, uključujući pravne rizike i rizike informacijske tehnologije, reputacijski rizici i koncentracijski rizici). Politika treba uključivati sustave izvješćivanja i praćenja koji će se primjenjivati od sklapanja do završetka ugovora o eksternalizaciji (uključujući izradu poslovnog slučaja za eksternalizaciju, sklapanje ugovora o eksternalizaciji, provedbu ugovora do njegova isteka, planove postupanja u kriznim situacijama i izlazne strategije). Institucija snosi punu odgovornost za sve eksternalizirane usluge i aktivnosti te odluke o upravljanju koje proizlaze iz njih. Stoga se u politici eksternalizacije treba jasno navesti da se eksternalizac ijom instituciju ne oslobađa od njezinih regulatornih obveza ni njezinih obveza prema klijentima.

U politici treba navesti da sustavi eksternalizacije ne smiju ometati učinkovit izravan ili neizravan nadzor institucije niti biti u suprotnosti s nadzornim o graničenjima u pogledu usluga i djelatnosti. Politikom treba obuhvatiti i unutargrupnu eksternalizaciju (tj. usluge koje pruža zasebni pravni subjekt unutar grupe institucije) i uzeti u obzir sve posebne okolnosti na razini grupe.

Zahtjevi u pogledu upravljanja iz Direktive 2013/36/EU i odredbe ovih smjernica primjenjuju se na institucije bez obzira na to jesu li one društva kćeri matičnog društva u trećoj zemlji. U slučaju kad je konsolidirajuća institucija društvo kći iz EU - a čije se matično društvo nalazi u trećoj zemlji, opseg bonitetne konsolidacije ne uključuje razinu matičnog društva koje se nalazi u trećoj zemlji ni druga izravna društva kćeri tog matičnog društva. Konsolidirajuća institucija treba osigurati da se grupna politika upravljanja matične institucije iz treće zeml je uzima u obzir u okviru njezine vlastite politike upravljanja ako navedeno nije u suprotnosti sa zahtjevima iz mjerodavnog prava EU- a, uključujući Direktivu 2013/36/EU, ni dodatnim odredbama ovih smjernica.

Pri utvrđivanju politika i dokumentiranju susta va upravljanja institucije trebaju uzeti u obzir aspekte navedene u Prilogu I. ovim smjernicama. Iako politike i dokumentacija mogu biti zasebni dokumenti, institucije trebaju razmotriti njihovo spajanje ili upućivanje na njih u jedinstvenom dokumentu o okviru upravljanja.

Dobra, razumna i dosljedna kultura rizika treba biti ključni element u učinkovitom upravljanju rizicima institucije i treba omogućiti institucijama da donose dobre i utemeljene odluke.

Institucije trebaju razviti integriranu kulturu rizika na razini institucije koja se temelji na potpunom razumijevanju rizika s kojima se suočavaju i načina na koji se njima upravlja te holističkom pristupu rizicima, uzimajući pritom u obzir sklonost institucije preuzimanju rizika.

Institucije trebaju razvijati kulturu rizika izradom politika, komunikacijom i osposobljavanjem radnika u pogledu djelatnosti, strategije i profila rizičnosti institucije te trebaju prilagoditi komunikaciju i osposobljavanje radnika uzimajući u obzir odgov ornosti radnika u pogledu preuzimanja rizika i upravljanja rizicima.

Radnici trebaju biti u potpunosti upoznati sa svojim odgovornostima povezanima s upravljanjem rizicima. Upravljanje rizicima ne smije biti ograničeno na stručnjake za rizike ili kontrolne funkcije. Poslovne jedinice, pod nadzorom upravljačkog tijela, prvenstveno trebaju biti odgovorne za svakodnevno upravljanje rizicima u skladu s politikama, postupcima i kontrolama institucije, uzimajući pritom u obzir sklonost institucije preuzimanju riz ika i njezinu sposobnost podnošenja rizika.