8 Politika glede zunanjega izvajanja

Upravljalni organ bi moral odobriti ter redno pregledovati in posodabljati politiko institucije glede zunanjega izvajanja ter zagotoviti, da se ustrezne spremembe pravočasno izvedejo.

Pri politiki zunanjega izvajanja bi bilo treba upoštevati vpliv zunanjega izvajanja na poslovanje institucije in tveganja, s katerimi se srečuje (kot so operativno tveganje, vključno s pravnim in informacijskim tveganjem, tveganje ugleda in tveganje koncentracije). Politika bi morala vključevati ureditev poročanja in spremljanja, ki se izvaja od začetka do konca veljavnosti pogodbe o zunanjem izvajanju (vključno s pripravo poslovnega načrta za zunanje izvajanje, sklenitvijo pogodbe o zunanjem izvajanju, izvajanjem pogodbe do njenega izteka, kriznimi načrti in izhodnimi strategijami). Institucija je v celoti odgovorna za vse storitve in dejavnosti, prenesene na zunan je izvajalce, ter odločitve vodstva, ki izhajajo iz njih. Zato bi morala politika zunanjega izvajanja jasno določati, da uporaba zunanjega izvajanja ne razbremeni institucije njenih regulativnih obveznosti in odgovornosti do njenih strank.

Politika bi mora la določati, da uporaba zunanjega izvajanja ne bi smela ovirati učinkovitega notranjega in zunanjega nadzora nad institucijo ter ne bi smela biti v nasprotju z nadzorniškimi omejitvami v zvezi s storitvami in dejavnostmi. Politika bi morala zajemati tudi zunanje izvajanje v okviru skupine (tj. storitve, ki jih izvaja ločena pravna oseba v skupini institucije) in upoštevati morebitne posebne okoliščine skupine.

Zahteve glede upravljanja iz Direktive 2013/36/EU in določbe teh smernic veljajo za institucije ne glede na dejstvo, da so lahko te institucije podrejene družbe nadrejene osebe v tretji državi. Kadar je podrejena družba EU osebe v tretji državi konsolidacijska institucija, obseg bonitetne konsolidacije ne vključuje ravni nadrejene osebe v tretji državi in drugih neposrednih podrejenih družb te nadrejene osebe. Konsolidacijska institucija bi morala zagotovi ti, da v svoji politiki upravljanja upošteva politiko upravljanja na ravni skupine nadrejene institucije v tretji državi, če to ni v nasprotju z zahtevami, določenimi v skladu z ustrezno zakonodajo EU ali nacionalno zakonodajo, vključno z Direktivo 2013/36/EU in nadaljnjimi specifikacijami v teh smernicah.

Institucije bi morale pri določanju politik in dokumentiranju ureditev upravljanja upoštevati vidike, navedene v Prilogi I k tem smernicam. Politike in dokumentacija so lahko vključene v ločene dokumente, institucije pa bi morale razmisliti o tem, da bi jih združile ali se sklicevale nanje v skupnem dokumentu o okviru upravljanja.

Zdrava, skrbna in dosledna kultura tveganj bi morala biti ključni element učinkovitega upravljanja tveganja ter bi morala institucijam omogočati sprejemanje preudarnih in informiranih odločitev.

Institucija bi morala razviti celovito in vseobsežno kulturo tveganj, ki temelj i na popolnem razumevanju njenih tveganj in celostnem pogledu nanje, ter njihovega upravljanja, pri čemer bi upoštevala lastno nagnjenost k prevzemanju tveganj.

Institucije bi morale razvijati kulturo tveganj skozi politike, komunikacijo ter usposabljanje zaposlenih o dejavnostih institucije, strategijah in profilu tveganosti, ter prilagoditi komunikacijo in usposabljanje zaposlenih tako, da bi se upoštevale odgovornosti zaposlenih pri prevzemanju in upravljanju tveganj.

Zaposleni bi se morali v celoti zavedati svojih odgovornosti v zvezi z upravljanjem tveganj. Upravljanje tveganj ne bi smelo biti omejeno le na strokovnjake za tveganja ali funkcije notranjih kontrol. Poslovne enote, ki so pod nadzorom upravljalnega organa, bi morale biti v prvi vrsti odgovorne za vsakodnevno upravljanje tveganja v skladu s politikami, postopki in kontrolami institucije, ob upoštevanju nagnjenosti institucije k prevzemanju tve ganj in njene sposobnosti prevzemanja tveganj.