8 Užsakomųjų paslaugų politika

Valdymo organas turėtų patvirtinti, reguliariai peržiūrėti ir atnaujinti įstaigos užsakomųjų paslaugų politiką, užtikrindamas, kad būtų laiku diegiami reikiami pakeitimai.

Užsakomųjų paslaugų politikoje turėtų būti atsižvelgiama į užsakomųjų paslaugų poveikį įstaigos veiklai ir jai kylančiai rizikai (pvz., operacinei rizikai, įskaitant teisinę ir IT riziką, reputacijos rizikai ir koncentracijos rizikai). Į politiką turėtų būti įtrauktos ataskaitų teikimo ir stebėsenos priemonės, kurias reikėtų įgyvendinti nuo užsakomųjų paslaugų sutarties vykdymo pradžios iki pabaigos (įskaitant užsakomųjų paslaugų pagrindimo parengimą, užsakomųjų paslaugų sutarties sudarymą, sutarties vykdymą iki jos galiojimo pabaigos, nenumatytų atvejų planus ir pasitraukimo strategijas). Įstaiga išlieka visiškai atsakinga už visas užsakomąsias paslaugas ir veiklą bei su jomis susijusius valdymo sprendimus. Užsakomųjų paslaugų politikoje atitinkamai turėtų būti aiškiai nustatyta, kad, perkant užsakomąsias paslaugas, įstaiga neatleidžiama nuo norminių įpareigojimų ir atsakomybės savo klientams.

Politikoje turėtų būti nustatyta, kad užsakomųjų paslaugų priemonės neturėtų kliudyti veiksmingai prižiūrėti įstaigos veiklą jos patalpose ir kitur ir neturėtų prieštarauti jokiems su priežiūra susijusiems paslaugų ir veiklos apribojimams. Politika taip pat turėtų apimti grupėje perkamas užsakomąsias paslaugas (t. y. paslaugas, kurias įstaigos grupėje teikia atskiras juridinis asmuo) ir ja turėtų būti atsižvelgiama į konkrečias grupės aplinkybes.

Direktyvos 2013/36/ES valdymo reikalavimai ir šių gairių nuostatos įstaigoms taikomi nepriklausomai nuo to, ar įstaigos yra trečiojoje šalyje esančios patronuojančiosios įmonės patronuojamosios įmonės. Jeigu trečiojoje šalyje esančios patronuojančiosios įmonės ES patronuojamoji įmonė yra konsoliduojančioji įstaiga, trečiojoje šalyje esančios patronuojančiosios įmonės ir kitų tos patronuojančiosios įmonės tiesioginių patronuojamųjų įmonių lygmuo į rizikos ribojimu pagrįstą konsolidavimą neįtraukiami. Konsoliduojančioji įstaiga turėtų užtikrinti, kad jos valdymo politikoje būtų atsižvelgta į patronuojančiosios įstaigos, esančios trečiojoje šalyje, grupės valdymo politiką tiek, kiek tai neprieštarauja reikalavimams, nustatytiems pagal atitinkamus ES teisės aktus, įskaitant Direktyvą 2013/36/ES ir papildomas šiose gairėse pateiktas specifikacijas.

Rengdamos politiką ir dokumentais įformindamos valdymo priemones, įstaigos turėtų atsižvelgti į gairių I priede išvardytus aspektus. Nors politiką ir dokumentus galima įforminti atskirais dokumentais, įstaigos turėtų apsvarstyti galimybę juos sujungti arba nurodyti viename valdymo sistemos dokumente.

Patikima, kruopštumu pagrįsta ir nuosekli rizikos kultūra turėtų būti vienas pagrindinių veiksmingo įstaigų rizikos valdymo elementų ir turėtų sudaryti sąlygas įstaigoms priimti pagrįstus ir informacija pagrįstus sprendimus.

Įstaigos turėtų kurti integruotą visos įstaigos rizikos kultūrą visiškai suvokdamos joms kylančią riziką ir kaip ją valdyti ir vadovaudamosi visaapimančiu požiūriu į riziką, taip pat atsižvelgdamos į įstaigos rizikos apetitą.

Įstaigos turėtų kurti rizikos kultūrą pasitelkdamos politikos priemones, bendravimą ir darbuotojų mokymą įstaigų veiklos, strategijos ir rizikos profilio srityse ir turėtų pritaikyti bendravimą ir darbuotojų mokymą taip, kad būtų atsižvelgiama į darbuotojų atsakomybę rizikos prisiėmimo ir rizikos valdymo srityse.

Darbuotojai turėtų visiškai suvokti savo su rizikos valdymu susijusią atsakomybę. Rizikos valdymu turėtų užsiimti ne tik rizikos specialistai arba vidaus kontrolės funkcijų vykdytojai. Už kasdienį rizikos valdymą pagal įstaigos politiką, procedūras ir kontrolės priemones pirmiausia atsako įstaigos padaliniai, prižiūrimi valdymo organo, atsižvelgdami į įstaigos rizikos apetitą ir pajėgumą prisiimti riziką.