8 Kiszervezési politika

A vezető testületnek jóvá kell hagynia, majd rendszeresen felül kell vizsgálnia és frissítenie kell az intézmény kiszervezési politikáját, amivel biztosíthatja, hogy a megfelelő változtatásokat időben végrehajtják.

A kiszervezési politikának figyelembe kell vennie azt, hogy a kiszervezés milyen hatást gyakorol az intézmény üzleti tevékenységére, valamint az intézményt érintő kockázatokra (mint például a működési kockázatok, beleértve a jogi és informatikai kockázatokat; reputációs kockázatokat és koncentrációs kockázatokat). A politikának tartalmaznia kell a jelentéstételi és nyomon követési rendelkezéseket, amelyeket a kiszervezési megállapodás létrejöttétől a végéig végre kell hajtani (beleértve a kiszervezés döntés - előkészítő esettanulmányának elkészítését, a kiszervezési megállapodás megkötését, a szerződés lejártáig történő végrehajtását, a vészhelyzeti terveket és kilépési stratégiákat). Az intézmény teljes felelősséggel tartozik minden kiszervezett szolgáltatásért és tevékenységekért, valamint az azokból eredő vezetői döntésekért. Ennek megfelelően a kiszervezési politikában egyértelművé kell tenni, hogy a kiszervezés nem mentesíti az intézményt a jogszabályi kötelezettségei, valamint az ügyfelek felé képviselendő felelősségei alól.

A politikának meg kell határoznia, hogy a kiszervezési rendelkezések nem akadályozhatják az intézmény hatékony helyi és helyszínen kívüli felügyeletét, és nem kerülhet szembe a szolgáltatásokkal és tevékenységekkel kapcsolatos felügyeleti korlátozásokkal. A politikának a csoporton belüli kiszervezéssel (azaz az intézményi csoporton belüli különálló jogi személy által nyújtott szolgáltatásokkal) is foglalkoznia kell, és figyelembe kell vennie a csoportbeli sajátos körülményeket.

A 2013/36/EU irányelvben meghatározott irányítási követelmények és az ebben az iránymutatásban foglalt rendelkezések intézményekre történő alkalmazása független attól, hogy az intézmény egy harmadik országbeli anyavállalat leányvállalata - e vagy sem. Amennyiben egy harmadik országbeli anyavállalat uniós leányvállalata konszolidáló intézmény, a prudenciális konszolidáció körébe nem tartozik bele a harmadik országbeli anyavállalat szintje, valamint az anyavállalat más közvetlen leányvállalatai. A konszolidáló intézménynek biztosítania kell, hogy a harmadik országbeli anyavállalatnak az egész csoportra vonatkozó irányítási politikáját figyelembe vegye a saját irányítási politikáiban, amennyiben ez nem ellentétes a vonatkozó uniós jogszabályokban, köztük a 2013/36/EU irányelvben meghatározott követelményekkel és az ebben az iránymutatásban foglalt további előírásokkal.

A politikák kialakításakor és az irányítási rendszerek dokumentálásakor az intézményeknek figyelembe kell venniük az ezen iránymutatás I. mellékletben felsorolt szempontokat. Bár a politikák és a dokumentáció különálló dokumentumokban is szerepelhetnek, az intézményeknek érdemes megfontolniuk azt, hogy ezeket egyetlen irányítási keretdokumentumban foglalják össze.

A megbízható, gondos és konzisztens kockázatkezelési kultúrának kulcsszerepet kell játszania az intézmény hatékony kockázatkezelésében, és az intézményeket képessé kell tennie arra, hogy megalapozott döntéseket hozzanak.

Az intézményeknek integrált és egész intézményre kiterjedő kockázatkezelési kultúrát kell kidolgoznia, amely az előttük álló kockázatok teljes körű megértésén és holisztikus vizsgálatán alapul, valamint azon, hogy hogyan kezelik e kockázatokat, figyelembe véve az intézmény kockázatvállalási hajlandóságát.

Az intézményeknek az intézmény tevékenységét, stratégiáját és kockázati profilját illető politikákon, kommunikáción és a munkatársak képzésén keresztül kell kidolgozniuk a kockázatkezelési kultúrát, és a kommunikációt és a munkatársak képzését ki kell igazítaniuk, hogy figyelembe vegyék a munkatársak kockázatvállalással és kockázatkezeléssel kapcsolatos felelősségét.

A munkatársaknak teljes mértékben tisztában kell lenniük azzal, hogy a kockázatkezeléssel kapcsolatban milyen felelősség terheli őket. A kockázatkezelés nem kizárólag a kockázatkezelési szakemberek vagy a belsőkontroll - részlegek hatáskörébe tartozik. A vezető testület felügyelete alatt elsősorban az üzletágak felelnek a kockázatok napi szintű kezeléséért, összhangban az intézmény politikáival, eljárásaival és ellenőrzéseivel, és figyelembe véve az intézmény kockázatvállalási hajlandóságát és kockázatviselési képességét.