10. Εφαρμογή πλαισίου εσωτερικού ελέγχου

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη θέσπιση και την παρακολούθηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του πλαισίου, των διαδικασιών και των μηχανισμών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, καθώς και για την επίβλεψη όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των επιμέρους τμημάτων του συστήματος εσωτερικού ελέγχου (όπως τις λειτουργίες κανονιστικής συμμόρφωσης, διαχείρισης κινδύνου και εσωτερικής επιθεώρησης ελέγχου, εφόσον έχουν συσταθεί). Οι εκδότες ART S θα πρέπει να θεσπίζουν, να διατηρούν και να επικαιροποιούν ανά τακτά χρονικά διαστήματα κατάλληλες και γραπτώς τεκμηριωμένες πολιτικές, μηχανισμούς και διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, που θα πρέπει να εγκρίνονται από το διοικητικό όργανο. Όπου δεν έχει συσταθεί λειτουργία διαχείρισης κινδύνου, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη θέσπιση, την επικαιροποίηση και την παρακολούθηση κατάλληλων διαδικασιών και πολιτικών διαχείρισης κινδύνου.

Ένας εκδότης ART S θα πρέπει να διαθέτει σαφή, διαφανή και τεκμηριωμένη διαδικασία λήψης αποφάσεων, καθώς και σαφή κατανομή των αρμοδιοτήτων και των εξουσιών στο πλαίσιο του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των επιχειρηματικών τομέων, των εσωτερικών μονάδων και των λειτουργιών εσωτερικού ελέγχου.

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να μεριμνούν για την κοινοποίηση των εν λόγω πολιτικών, μηχανισμών και διαδικασιών στο σύνολο του προσωπικού και κάθε φορά που επέρχονται σημαντικές αλλαγές.

Οι λειτουργίες του συστήματος εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να επαληθεύουν την ορθή εφαρμογή των πολιτικών, των μηχανισμών και των διαδικασιών που καθορίζονται στο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου στους αντίστοιχους τομείς αρμοδιοτήτων τους.

Οι λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να υποβάλλουν τακτικά στο διοικητικό όργανο γραπτές εκθέσεις σχετικά με σημαντικές διαπιστωθείσες ελλείψεις. Οι εν λόγω εκθέσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν, για κάθε νέα διαπιστωθείσα σημαντική έλλειψη, τους σχετικούς κινδύνους, μια εκτίμηση επιπτώσεων, συστάσεις και τα διορθωτικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν. Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να παρακολουθεί με έγκαιρο και αποτελεσματικό τρόπο τα ευρήματα των λειτουργιών εσωτερικού ελέγχου και να απαιτεί τη λήψη των κατάλληλων διορθωτικών μέτρων. Θα πρέπει να εφαρμόζεται επίσημη διαδικασία παρακολούθησης των πορισμάτων και των διορθωτικών μέτρων που λαμβάνονται.