10. Invoering van een kader voor interne controle

Het leidinggevend orgaan dient verantwoordelijk te zijn voor de totstandbrenging en monitoring van de adequaatheid en doeltreffendheid van het kader voor interne controle, zijn procedures en mechanismen, en voor het toezicht op alle bedrijfsonderdelen en interne eenheden, met inbegrip van internecontrolefuncties (zoals taken op het gebied van naleving, risicobeheer en interne audit, voor zover ingesteld). Uitgevers van ART’s dienen adequate schriftelijke beleidslijnen, mechanismen en procedures voor interne controle op te stellen, bij te houden en regelmatig bij te werken, die moeten worden goedgekeurd door het bestuursorgaan. Wanneer er geen risicobeheerfunctie is ingesteld, dient het leidinggevend orgaan verantwoordelijk te zijn voor het vaststellen en monitoren van toereikende procedures en toereikend beleid voor risicobeheer.

Uitgevers van ART’s dienen te beschikken over een duidelijk, transparant en gedocumenteerd besluitvormingsproces en te zorgen voor een heldere toewijzing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen haar kader voor interne controle, met inbegrip van haar bedrijfsonderdelen, interne eenheden en internecontrolefuncties.

Uitgevers van ART’s dienen alle personeelsleden van dit beleid en van deze mechanismen en procedures op de hoogte te stellen, evenals van belangrijke wijzigingen daarop.

De internecontrolefuncties dienen te controleren of het beleid, de mechanismen en de procedures die worden uiteengezet in het kader voor interne controle, correct ten uitvoer worden gelegd in hun respectieve bevoegdheidsgebieden.

Internecontrolefuncties dienen bij het leidinggevend orgaan regelmatig schriftelijk verslag uit te brengen over grote vastgestelde gebreken. Deze rapporten dienen voor elk nieuw vastgesteld belangrijk gebrek de relevante betrokken risico’s, een effectbeoordeling, aanbevelingen en te nemen corrigerende maatregelen te bevatten. Het leidinggevend orgaan dient de bevindingen van de internecontrolefuncties tijdig en doeltreffend op te volgen en toereikende herstelacties te eisen. Er dient een formele follow-upprocedure voor bevindingen en corrigerende maatregelen te worden opgesteld.