10. Umsetzung eines internen Kontrollrahmens

Das Leitungsorgan sollte für die Festlegung und Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollrahmens, der entsprechenden Verfahren und Mechanismen sowie für die Überwachung aller Geschäftsfelder und interner Einheiten, einschließlich der internen Kontrollfunktionen (wie die Compliance-Funktion, das Risikomanagement und die Funktion der internen Revision, sofern eingerichtet), zuständig sein. Die Emittenten von ART sollten für die interne Kontrolle angemessene schriftliche Richtlinien, Mechanismen und Verfahren, die vom Leitungsorgan genehmigt werden sollten, einrichten, erhalten und regelmäßig aktualisieren. Sofern keine Risikomanagementfunktion eingerichtet ist, sollte das Leitungsorgan für die Festlegung, Aktualisierung und Überwachung angemessener Verfahren und Strategien für das Risikomanagement zuständig sein.

Ein Emittent von ART sollte über einen klaren, transparenten und dokumentierten Entscheidungsprozess sowie eine eindeutige Aufgabenverteilung und Kompetenzregelung innerhalb seines internen Kontrollrahmens verfügen, einschließlich seiner Geschäftsbereiche, internen Einheiten und internen Kontrollfunktionen.

Die Emittenten von ART sollten diese Richtlinien, Mechanismen und Verfahren sowie wesentliche Änderungen daran allen Mitarbeitern kommunizieren.

Die internen Kontrollfunktionen sollten überprüfen, ob die im internen Kontrollrahmen festgelegten Richtlinien, Mechanismen und Verfahren in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen korrekt umgesetzt werden.

Die internen Kontrollfunktionen sollten dem Leitungsorgan regelmäßig schriftliche Berichte über ermittelte wesentliche Mängel vorlegen. Diese Berichte sollten unter anderem für jeden neu festgestellten wesentlichen Mangel die damit verbundenen maßgeblichen Risiken, eine Folgenabschätzung, Empfehlungen und die einzuleitenden Abhilfemaßnahmen enthalten. Das Leitungsorgan sollte zeitnah und wirksam die Feststellungen der internen Kontrollfunktionen weiterverfolgen und angemessene Maßnahmen zur Mängelbeseitigung einfordern. Es sollte ein formelles Mängelbeseitigungsverfahren für die Feststellungen und ergriffenen Abhilfemaßnahmen vorgesehen werden.