Definitieve richtsnoeren (JC 2019 81)

5.1 De hoofdtoezichthouder moet altijd de volgende autoriteiten uitnodigen om als permanente leden aan het AML/CFT-college deel te nemen:

• (a) alle bevoegde autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor het AML/CFT-toezicht op alle grensoverschrijdende vestigingen van de onderneming die grensoverschrijdend actief is;
• (b) de bevoegde autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor het AML/CFT-toezicht op alle EU-vestigingen;
• (c) de bevoegde ESA (EBA, ESMA of Eiopa).

5.2 De hoofdtoezichthouder moet verantwoordelijk zijn voor het aanwijzen van de in richtsnoer 5.1 bedoelde permanente leden en het opnemen van hun naam en contactgegevens in de overeenkomstig richtsnoer 6 voor het betrokken AML/CFT-college bijgehouden contactlijst. Om de bevoegde autoriteiten te identificeren, kan de hoofdtoezichthouder verwijzen naar het door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 48, lid 1 bis, van Richtlijn (EU) 2015/849 gepubliceerde register van bevoegde autoriteiten.

5.3 Na ontvangst van de uitnodiging om aan het AML/CFT-college deel te nemen, moeten de permanente leden hun deelname binnen tien werkdagen schriftelijk bevestigen aan de hoofdtoezichthouder.

5.4 De hoofdtoezichthouder moet voor deelname als waarnemer aan het AML/CFT-college uitnodigen de prudentiële toezichthouders van ondernemingen die grensoverschrijdend actief zijn, de grensoverschrijdende en EU-vestigingen en de AML/CFT-autoriteiten van derde landen waar grensoverschrijdende vestigingen actief zijn. Ook kan hij de prudentiële toezichthouders van derde landen waar grensoverschrijdende vestigingen actief zijn, en de financiële-inlichtingeneenheid (FIU) van de lidstaat waar de hoofdtoezichthouder is gevestigd, uitnodigen om deel te nemen.

5.5 De hoofdtoezichthouder moet verantwoordelijk zijn voor het aanwijzen van de in richtsnoer 5.4 bedoelde waarnemers en het opnemen van hun naam en contactgegevens in de overeenkomstig richtsnoer 6 voor het betrokken AML/CFT-college bijgehouden contactlijst. Om de betrokken autoriteiten te identificeren, kan de hoofdtoezichthouder de Europese toezichthoudende autoriteiten raadplegen.

5.6 Bij de beslissing om een bepaalde waarnemer al dan niet uit te nodigen, moet de hoofdtoezichthouder een lijst van potentiële waarnemers overeenkomstig richtsnoer 5.5 opstellen. Daarbij moet de hoofdtoezichthouder alle schriftelijke en binnen redelijke termijn ontvangen voorstellen van permanente leden en hun motivering voor het uitnodigen van een bepaalde waarnemer voor het AML/CFT-college in overweging nemen. Om een waarnemer voor te stellen, moet de hoofdtoezichthouder of het permanente lid dat de uitnodiging van de waarnemer voorstelt een beoordeling uitvoeren van:

• (a) de gelijkwaardigheid van de geheimhoudingsregels die van toepassing zijn op een toezichthoudende AML/CFT-autoriteit of prudentiële autoriteit van een derde land. In het kader van deze beoordeling kan de hoofdtoezichthouder of een permanent lid verwijzen naar de aanbeveling inzake de gelijkwaardigheid van niet-EU-autoriteiten voor deelname aan toezichtcolleges, gepubliceerd op de website van EBA, die een belangrijke input kan vormen voor de algemene gelijkwaardigheidsbeoordeling van de autoriteit van het derde land. Daarnaast kunnen ook de gelijkwaardigheidsbesluiten van de Europese Commissie op het gebied van de richtlijn Solvabiliteit II⁴ en de adequaatheidsbesluiten op het gebied van gegevensbescherming⁵ worden geraadpleegd;
• (b) de gevolgen die de aanwezigheid van de waarnemer zou kunnen hebben voor de werking van het AML/CFT-college;
• (c) de bekwaamheid en bereidheid van de AML/CFT-toezichthouder of prudentiële toezichthouder van het derde land om bilaterale samenwerkingsovereenkomsten met alle permanente leden te sluiten overeenkomstig artikel 57, onder a), punt 5, van de antiwitwasrichtlijn.

5.7 De hoofdtoezichthouder moet een lijst van potentiële waarnemers en het resultaat van de overeenkomstig richtsnoer 5.6 uitgevoerde beoordeling delen met alle permanente leden van het AML/CFT-college en de bestaande waarnemers.

5.8 De permanente leden moeten opmerkingen over en bezwaren tegen de voor deelname aan het AML/CFT-college voorgestelde waarnemers indienen binnen de door de hoofdtoezichthouder gestelde termijn. Deze opmerkingen en bezwaren moeten vergezeld gaan van een schriftelijke motivering waarin de basis voor deze opmerkingen en bezwaren wordt aangegeven, en waarin wordt uiteengezet hoe de deelname van de voorgestelde waarnemer aan het AML/CFT-college volgens het permanente lid van invloed kan zijn op de werkzaamheden van het college.

5.9 De hoofdtoezichthouder kan een waarnemer slechts uitnodigen om aan het AML/CFT-college deel te nemen, indien geen van de permanente leden daartegen bezwaar maakt en indien de potentiële waarnemer instemt met de naleving van de deelnemingsvoorwaarden voor de waarnemers. Deze moeten door de hoofdtoezichthouder voor elke waarnemer afzonderlijk worden opgesteld en met de betrokken autoriteiten worden overeengekomen.

5.10 EBA kan worden geraadpleegd of op eigen initiatief handelingen verrichten om alle kwesties in verband met de uitnodiging en deelname van waarnemers te beslechten of daarbij te bemiddelen.

⁴ Richtlijn 2009/138/EG van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2009 betreffende de toegang tot en uitoefening van het verzekerings- en het herverzekeringsbedrijf.

⁵ Zie artikel 45, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 en artikel 36, lid 3, van Richtlijn (EU) 2016/680.

5.11 De hoofdtoezichthouder kan op eigen initiatief of op verzoek van een permanent lid overwegen om andere betrokken deelnemers uit te nodigen om een bepaalde zitting van het AML/CFT-college bij te wonen, indien:

• (a) de aanwezigheid van deze deelnemers het AML/CFT-college ten goede zou komen. Bij deze deelnemers gaat het onder meer, maar niet uitsluitend, om de onderneming, andere FIU’s dan de in richtsnoer 5.4 bedoelde FIU, auditors en consultants; of
• (b) bepaalde tijdens het AML/CFT-college besproken onderwerpen van invloed kunnen zijn op de werkzaamheden van de uitgenodigde deelnemer. Bij deze deelnemers kan het bijvoorbeeld gaan om afwikkelingsautoriteiten, de Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad of depositogarantiestelsels.

5.12 De hoofdtoezichthouder moet alle schriftelijke voorstellen van permanente leden over potentiële deelnemers en hun motivatie om deze uit te nodigen in overweging nemen. De hoofdtoezichthouder moet overleg plegen met en goedkeuring krijgen van alle permanente leden alvorens deze deelnemers uit te nodigen om een bepaalde zitting van de vergadering van het AML/CFT-college bij te wonen en moet de waarnemers van een dergelijke beslissing in kennis stellen.

5.13 De permanente leden moeten eventuele zorgen over of bezwaren tegen de voorgestelde deelnemers kenbaar maken binnen de door de hoofdtoezichthouder gestelde termijn en ondersteunen met een schriftelijke motivering waarin de basis voor deze zorgen of bezwaren wordt aangegeven.

Richtsnoer 6: contactlijsten

6.1 De hoofdtoezichthouder moet een contactlijst van alle permanente leden en waarnemers bijhouden door een template in te vullen die als bijlage II bij de overeenkomst inzake samenwerking en informatie-uitwisseling is gevoegd en moet deze lijst regelmatig herzien.

6.2 De hoofdtoezichthouder moet de overeenkomstig richtsnoer 6.1 opgestelde lijst delen met alle permanente leden en waarnemers.

6.3 De permanente leden en waarnemers moeten hun contactgegevens aan de hoofdtoezichthouder verstrekken en hem onverwijld van eventuele wijzigingen in kennis stellen.

Richtsnoer 7: vergaderingen van het AML/CFT-college

7.1 De hoofdtoezichthouder moet in overleg met de permanente leden de vorm en de frequentie van de vergaderingen van het AML/CFT-college bepalen, waarbij ten minste rekening wordt gehouden met de volgende factoren:

• (a) de beoordeling door de hoofdtoezichthouder van het ML/TF-risico dat is verbonden aan de onderneming en haar grensoverschrijdende vestigingen of EU-vestigingen waarvoor het AML/CFT-college is opgericht en dat door de hoofdtoezichthouder is vastgesteld overeenkomstig de richtsnoeren inzake risicogebaseerd toezicht en de richtsnoeren inzake risicofactoren van de ESA’s;
• (b) de standpunten van de permanente leden;
• (c) de urgentie en tijdigheid van de kwestie;
• (d) de beschikbaarheid van de permanente leden;
• (e) de gevolgen voor de doeltreffendheid en de werking van het AML/CFT-college; en
• (f) belangrijke wijzigingen in het ML/TF-risico in verband met de ondernemingen of hun grensoverschrijdende of EU-vestigingen waarvoor het AML/CFT-college is opgericht.

7.2 De eerste vergadering van een pas opgericht AML/CFT-college moet een fysieke vergadering zijn, tenzij de permanente leden en de hoofdtoezichthouder overeenkomen dat een andere vorm voor de vergadering passend is, rekening houdend met de in richtsnoer 7.1, onder a) tot en met e), uiteengezette factoren.

7.3 Indien de hoofdtoezichthouder, rekening houdend met de standpunten van de permanente leden, vaststelt dat de onderneming die grensoverschrijdend actief is of de EU-vestigingen een hoog ML/TF-risico lopen, moet de hoofdtoezichthouder ten minste één fysieke vergadering van het AML/CFT-college per jaar beleggen, tenzij de permanente leden overeenstemming bereiken over een andere frequentie of vorm van de bijeenkomst, rekening houdend met de in richtsnoer 7.1 uiteengezette factoren.

7.4 Voor zover dit relevant en mogelijk is, moet de hoofdtoezichthouder in overleg met de permanente leden onmiddellijk voor, na of tegelijk met de vergadering van het college van prudentiële toezichthouders een fysieke vergadering van het AML/CFT-college organiseren om de uitwisseling van informatie tussen de bevoegde autoriteiten en de prudentiële toezichthouders te vergemakkelijken.

7.5 In alle gevallen die niet in richtsnoer 7.3 zijn behandeld, moet de hoofdtoezichthouder in overleg met de permanente leden overeenstemming bereiken over de frequentie of de vorm van de vergadering, rekening houdend met de in richtsnoer 7.1 uiteengezette factoren.

7.6 De hoofdtoezichthouder moet ervoor zorgen dat de geplande vergaderingen van het AML/CFT-college ten minste het volgende omvatten:

• (a) uitwisseling van informatie over de onderneming die grensoverschrijdend actief is, en haar grensoverschrijdende vestigingen of de EU-vestigingen, met inbegrip van:
• (i) de beoordeling door de permanente leden van het ML/TF-risicoprofiel van de onderneming die grensoverschrijdend actief is, of de EU-vestigingen;
• (ii) vroegtijdige waarschuwingen over opkomende ML/TF-risico’s;
• (iii) opgetreden ML/TF-risico’s en ruimere toezichtbevindingen (of voorlopige bevindingen in geval van ernstige inbreuken) met betrekking tot de AML/CFT-gedragslijnen en -procedures, waaronder de toepassing van groepsbeleid en - procedures, door de onderneming die grensoverschrijdend actief is, of EU-vestigingen, waaronder een aantal en een analyse van gemelde verdachte transacties, indien deze informatie beschikbaar is;
• (iv) geplande of recentelijk getroffen AML/CFT toezichthoudende acties, waaronder on-site en off-site onderzoeken;
• (v) sancties of andere corrigerende acties of maatregelen die zijn overwogen of opgelegd wegens inbreuken op AML/CFT-verplichtingen;
• (vi) andere toezicht- of handhavingsmaatregelen, waaronder maatregelen die worden toegepast door prudentiële toezichthouders, in voorkomend geval, zoals kapitaalopslag op basis van het ML/TF-risico, of maatregelen en beslissingen op grond van het ML/TF-risico met betrekking tot de vergunning, gekwalificeerde deelnemingen, governance, interne controles, en geschiktheid en betrouwbaarheid.
• (b) overweging van de noodzaak van een gemeenschappelijke aanpak en gecoördineerde acties overeenkomstig de richtsnoeren 12 en 13.