2. Erandina lõikest 1 võivad kohustatud isikud otsustada teabe koopiate säilitamise asendada viidetega sellisele teabele, tingimusel et sellise teabe säilitamise laad ja viis tagavad, et kohustatud isikud saavad teabe pädevatele asutustele viivitamata esitada ning et teavet ei saa muuta.
Esimeses lõigus osutatud erandit kasutavad kohustatud isikud määravad artikli 9 kohaselt välja töötatud sisemenetlustes kindlaks teabekategooriad, mille puhul nad säilitavad koopia või originaali asemel viite sellele, ning teabe otsimise menetlused, et selle saaks taotluse korral esitada pädevatele asutustele.