12.2 Dokumentācija par aizdevumiem vadības struktūras locekļiem un ar viņiem saistītajām pusēm un papildu informācija

Iestādēm arī jāaizsargā ziņojušās personas pret jebkurām negatīvām sekām gadījumos, kad izmeklēšana neatrod pierādījumus, kas pamatotu pasākumu veikšanu pret minēto personu. Ja šādi pasākumi tiek veikti, iestādēm tie jāveic tādā veidā, lai aizsargātu attiecīgo personu pret netiešām negatīvām sekām, kas pārsniedz veiktā pasākuma mērķi.

Jo īpaši iekšējām brīdināšanas procedūrām:

• a. vajadzētu būt dokumentētām (piemēram, personāla rokasgrāmatās);
• b. būtu jāparedz skaidri noteikumi, kas nodrošina informācijas par ziņošanu, paziņotajām personām un pārkāpumu konfidenciālu apstrādi saskaņā ar Direktīvu 95/2016/EK, ja vien tās izpaušana nav paredzēta valsts tiesību aktos saistībā ar papildu izmeklēšanu vai turpmākiem tiesas procesiem;
• c. būtu jāaizsargā personas, kuras pauž bažas, pret vajāšanu par paziņojamu pārkāpumu izpaušanu;
• d. būtu jānodrošina, lai paziņotie potenciālie vai faktiskie pārkāpumi tiktu izvērtēti un paziņoti tālāk, tostarp attiecīgā gadījumā — attiecīgai kompetentai iestādei vai tiesībaizsardzības iestādei;
• e. ja iespējams, būtu jānodrošina, lai personai, kura brīdinājusi par potenciālu vai faktisku pārkāpumu, tiktu sniegts apstiprinājums par informācijas saņemšanu;
• f. būtu jānodrošina paziņotā pārkāpuma izmeklēšanas rezultātu izsekošana; un
• g. būtu jānodrošina pienācīga reģistrēšana.

Kompetentajām iestādēm būtu jāizveido efektīvi un droši mehānismi, lai iestāžu darbinieki varētu ziņot kompetentajām iestādēm par attiecīgiem reglamentēto prasību iespējamiem vai faktiskiem pārkāpumiem, tostarp, bet neaprobežojoties ar Regulas (ES) Nr. 575/2013 prasībām un tām valsts tiesību aktu prasībām, ar ko transponē Direktīvu 2013/36/ES. Šajos mehānismos būtu jāietver vismaz:

• a. īpašas procedūras pārkāpumu ziņojumu pieņemšanai un turpmākai rīcībai, piemēram, īpaša šādu ziņojumu nodaļa, vienība vai struktūra;
• b. atbilstoša aizsardzība, kā minēts 13. iedaļā;
• c. personas datu aizsardzība, gan attiecībā uz fizisko personu, kura ziņo par pārkāpumiem, gan attiecībā uz fizisko personu, kura, iespējams, ir atbildīga par pārkāpumu, saskaņā ar Regulu 2016/679/EK (Vispārīgo datu aizsardzības regulu); un
• d. skaidras procedūras, kā noteikts 13. punktā.

Neskarot iespēju ziņot par pārkāpumiem, izmantojot kompetento iestāžu izveidotos mehānismus, kompetentās iestādes var mudināt darbiniekus vispirms izmēģināt un censties izmantot viņu iestāžu iekšējās brīdināšanas procedūras.

Iestādēm jāveido un jāuztur tāda kultūra, kas veicina pozitīvu attieksmi pret riska kontroli un atbilstību iestādē, un stabila un visaptveroša iekšējās kontroles sistēma. Šīs sistēmas ietvaros iestādes darbības jomām vajadzētu būt atbildīgām par to risku pārvaldīšanu, ko tās rada ar savu darbību, un būtu jāizveido kontroles pasākumi, kas tiecas nodrošināt atbilstību iekšējām un ārējām prasībām. Iestādēm kā šīs sistēmas daļa būtu jāizveido iekšējās kontroles funkciju struktūras ar atbilstošām un pietiekamām pilnvarām, lielumu un piekļuvi vadības struktūrai, lai tās spētu izpildīt savus uzdevumus, un riska pārvaldības sistēmu.

Attiecīgās iestādes iekšējās kontroles sistēma katrā gadījumā būtu atsevišķi jāpielāgo tās darbības īpatnībām, sarežģītībai un saistītajiem riskiem, ņemot vērā arī grupas vajadzības. Attiecīgajām iestādēm būtu jāorganizē nepieciešamās informācijas apmaiņa tādā veidā, lai nodrošinātu katras vadības struktūras, darbības jomas un iekšējās vienības, tostarp katras iekšējās kontroles funkciju struktūras, spēju pildīt tās pienākumus. Tas nozīmē, piemēram, nepieciešamo apmaiņu ar atbilstošu informācijas apmaiņu starp darbības jomām un darbības atbilstības uzraudzības funkciju un nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas un teroristu finansēšanas novēršanas atbilstības funkciju, ja tā ir atsevišķa kontroles funkcija grupas līmenī un starp iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājiem grupas līmenī un iestādes vadības struktūru.

Iestādēm būtu jāīsteno atbilstīgi procesi un procedūras, kas nodrošina, ka tās pilda savus pienākumus nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas novēršanas un teroristu finansēšanas apkarošanas saistībā. Iestādēm būtu jānovērtē risks, ka tās var tikt izmantotas nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas vajadzībām, un vajadzības gadījumā jāveic ierobežošanas pasākumi, lai mazinātu šos riskus, kā arī ar tiem saistītos operacionālos un reputācijas riskus. Iestādēm būtu jāveic pasākumi, lai nodrošinātu, ka to darbinieki ir informēti par šādiem nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas riskiem un par nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas ietekmi uz iestādi un finanšu sistēmas integritāti.

Iekšējās kontroles sistēmai būtu jāattiecas uz visu organizāciju, tostarp uz vadības struktūras pienākumiem un uzdevumiem, un uz visu darbības jomu un iekšējo vienību darbībām, tostarp uz iekšējās kontroles funkciju struktūrām, ārpakalpojumā nodotajām darbībām un izplatīšanas kanāliem.

Iestādes iekšējās kontroles sistēmai būtu jānodrošina:

• a. efektīvas un lietderīgas darbības;
• b. piesardzīga uzņēmējdarbības veikšana;
• c. atbilstoša risku apzināšana, izmērīšana un mazināšana;
• d. iekšēji un ārēji paziņotās finanšu un nefinanšu informācijas drošums;
• e. pareizas administratīvās un grāmatvedības uzskaites procedūras; un
• f. atbilstība tiesību aktiem, noteikumiem, uzraudzības prasībām un iestādes iekšējām politikām, procesiem, noteikumiem un lēmumiem.