12.2 Dokumentacija o posojilih članom upravljalnega organa in njihovim povezanim strankam ter dodatne informacije

Insti tucije bi morale tudi varovati osebe, ki so bile predmet poročanja, pred kakršnimi koli negativnimi učinki v primeru, da se s preiskavo ne najdejo dokazi, ki bi utemeljili ukrepanje proti navedenim osebam. Če se sprejmejo ukrepi, jih mora institucija sprejeti tako, da zaščiti zadevne osebe pred nenamernimi negativnimi učinki, ki presegajo namen sprejetih ukrepov.

Notranji postopki obveščanja o kršitvah bi morali zlasti:

• a. biti dokumentirani (na primer v priročniku za zaposlene);
• b. določati jasna pravila, ki bi zagotavljala, da se informacije o osebi, ki poroča, in osebi,
• o kateri se poroča, ter o kršitvi obravnavajo zaupno, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679, razen če se na podlagi nacionalne zakonodaje v okviru nadaljnjih preiskav ali poznejših sodnih postopkov ne zahteva razkritje;
• c. zaščititi zaposlene, ki izrazijo pomisleke, pred šikaniranjem zaradi razkritja kršitev, o katerih je treba poročati;
• d. zagotoviti, da se morebitne ali dejanske kršitve, ki so predmet opozorila, ocenijo in posredujejo na višjo raven, po po trebi tudi ustreznemu pristojnemu organu ali pravosodnemu organu;
• e. zagotoviti, če je to mogoče, da oseba, ki je prijavila morebitno ali dejansko kršitev, prejme potrdilo o prejemu informacij;
• f. zagotoviti spremljanje rezultata preiskave prijavljene kršitve in
• g. zagotoviti vodenje ustrezne evidence.

Pristojni organi bi morali vzpostaviti učinkovite in zanesljive mehanizme, ki bi zaposlenim v institucijah omogočali poročanje pristojnim organom o ustreznih morebitnih ali dejanskih kršitvah zakonskih zahtev, med drugim tudi zahtev iz Uredbe (EU) št. 575/2013 in nacionalnih predpisov o prenosu Direktive 2013/36/EU. Ti mehanizmi naj vključujejo vsaj:

• a. posebne postopke za prejem poročil o kršitvah in spremljanju, na primer pos ebno službo, enoto ali funkcijo za prijavo nepravilnosti;
• b. ustrezno zaščito, kot je navedeno v oddelku 13;
• c. varstvo osebnih podatkov fizične osebe, ki prijavi kršitev, in fizične osebe, ki je domnevno odgovorna za kršitev, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (SUVP), in
• d. jasne postopke, kot je opredeljeno v oddelku 13.

Pristojni organi lahko brez poseganja v možnost prijave kršitev prek mehanizmov zaposlene spodbujajo, naj najprej poskušajo uporabiti notranje postopke prijave kršitev svojih institucij.

Institucije bi morale razviti in vzdrževati kulturo, ki spodbuja pozitiven odnos do kontroliranja tveganj in skladnosti v instituciji ter zanesljivo in celovito ureditev notranjih kontrol. V tem okviru bi morala biti poslovna področja institucije odgovorna za upravljanje tveganj, ki nastanejo pri opravljanju dejavnosti, ter imeti vzpostavljen nadzor za zagotavljanje skladnosti z notranjimi in zunanjimi zahtevami. Kot del te ureditve bi morale imeti institucije funkcije notranjih kontrol, ki imajo za opravljanje svojih nalog ustrezna in zadostna pooblastila , dovolj visok položaj in dostop do upravljalnega organa, ter ureditev upravljanja tveganj.

Ureditev notranjih kontrol bi morala biti na individualni podlagi prilagojena posebnostim dejavnosti posamezne institucije, njeni zapletenosti in povezanim tveganjem, ob upoštevanju skupine. Institucije bi morale organizirati izmenjavo potrebnih informacij, ki bi zagotavljala, da vsak upravljalni organ, poslovno področje in notranja enota, vključno z vsako funkcijo notranjih kontrol, lahko opravlja svoje naloge. To na primer pomeni potrebno izmenjavo ustreznih podatkov med poslovnimi področji in funkcijo spremljanja skladnost i poslovanja ter funkcijo spremljanja skladnosti na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, kjer je to ločena kontrolna funkcija , na ravni skupine ter med vodji funkcij notranjih kontrol na ravni skupine in upravljalnim organom institucije.

Institucije bi morale izvajati ustrezne procese in postopke, ki zagotavljajo, da izpolnjujejo svoje obveznosti v okviru boja proti pranju denarja in financiranju terorizma. Institucije bi morale oceniti svojo izpostavljenost tveganjem iz naslova pranja denarja in financiranja terorizma, in po potrebi sprejeti blažilne ukrepe za zmanjšanje teh tveganj ter z njimi povezanih operativnih tveganj in tveganja ugleda. Institucije bi morale sprejeti ukrepe za zagotovitev, da so njihovi zaposleni seznanjeni s takimi tveganji pranja denarja in financiranja terorizma ter vplivom pranja denarja in financiranja na institucijo in celovitost finančnega sistema.

Ureditev notranjih kontrol bi morala zajemati organizacijo v celoti, vključno z odgovornostmi in nalog ami upravljalnega organa, ter dejavnosti vseh poslovnih področij in notranjih enot, vključno s funkcijami notranje kontrole, dejavnostmi v zunanjem izvajanju in distribucijskimi potmi.

Ureditev notranjih kontrol institucije bi morala zagotoviti:

• a. učinkovite in uspešne operacije;
• b. skrbno poslovanje;
• c. ustrezno odkrivanje, merjenje in zmanjševanje tveganj;
• d. zanesljivost finančnih in nefinančnih informacij, ki so predmet notranjega in zunanjega poroča nja;
• e. trdne upravne in računovodske postopke ter
• f. skladnost z zakoni in drugimi predpisi, nadzorni škimi zahtevami ter notranjimi politikami, procesi, pravili in sklepi institucije.