12.2 Dokumentazzjoni ta’ self lil membri tal- korp ta’ ġestjoni u l - partijiet relatati tagħhom u informazzjoni addizzjonali

Fejn is- self jiġi rranġat bħala linja ta’ kreditu (eż. overdrafts), id - deċiżjoni inizjali u l -emendi tagħha għandhom jiġu ddokumentati. Kwalunkwe użu ta’ tali faċilitajiet ta’ kreditu miftiehma fil- limiti miftiehma ma għandux jitqies bħala deċiżjoni ġdida dwar self lil membru tal -korp ta’ ġestjoni jew il - parti relatata tagħhom. Meta emenda ta’ linja ta’ kreditu tkun materjali f’konformità mal-politika tal-istit uzzjoni, għandhom isiru valutazzjoni u deċiżjoni ġodda.

Sabiex tiġi żgurata l -konformità mal- politiki tagħhom dwar il -kunflitt ta’ interess, l-istituzzjonijiet għandhom jiżguraw li l - proċeduri ta’ kontroll intern rilevanti kollha japplikaw bis - sħiħ għal self u għal tranżazzjonijiet oħra ma’ membri tal - korp ta’ ġestjoni jew il -partijiet relatati tagħhom u li jkun hemm fis - seħħ qafas ta’ sorveljanza xieraq fil -livell tal- korp ta’ ġestjoni fil - funzjoni superviżorja tiegħu.

Għall -finijiet tal-Artikolu 88(1) tad-Direttiva 2013/36/UE, l- istituzzjonijiet għandhom jiddokumentaw id- data dwar is-self³⁴ lill-membri tal- korp ta’ ġestjoni u lill -partijiet relatati tagħhom kif xieraq, inkluż tal - anqas:

• a. l-isem tad-debitur u l- istatus tiegħu (jiġifieri membru tal - korp ta’ ġestjoni jew parti relatata) u fir-rigward ta’ self lil parti relatata, il-membru tal- korp ta’ ġestjoni li miegħu tkun relatata l-parti u n-natura tar-relazzjoni mal-parti relatata;
• b. it-tip/in-natura tas-self u l-ammont;
• c. it-termini u l- kundizzjonijiet applikabbli għas -self;
• d. id-data tal-approvazzjoni tas-self;
• e. l-isem tal-individwu jew tal-korp u l- kompożizzjoni tiegħu li jieħu d - deċiżjoni li ja pprova s-self u l-kundizzjonijiet applikabbli;
• f. il-fatt (iva/le) dwar jekk is- self ingħatax skont il -kundizzjonijiet tas- suq; u
• g. il-fatt (iva/le) dwar jekk is- self ingħatax jew le b’kundizzjonijiet disponibbli għall -persunal kollu.

³⁴ Ara wkoll il-Linji Gwida tal-EBA dwar l- oriġinazzjoni tas - self, disponibbli taħt: https://eba.europa.eu/regulation -and-policy/credit -risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring